Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданского служащего. В 2026 году правила ее ведения и заполнения претерпели некоторые изменения. Эта статья предоставит подробную информацию о порядке заполнения трудовой книжки, ответственности за ее правильность, особенностях ведения бумажных и электронных трудовых книжек, а также ответит на часто задаваемые вопросы.

Общие положения

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем для отражения информации о трудовой деятельности работника. Она является официальным подтверждением стажа работы, должностей, на которых работал сотрудник, и причин увольнения.

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Ответственность за правильное ведение трудовой книжки лежит на работодателе. Кадровое подразделение организации несет прямую ответственность за корректность и своевременность внесения записей в трудовую книжку.

Важность правильного заполнения

Правильное заполнение трудовой книжки – это не только соблюдение законодательства, но и защита прав работника. Неправильные или неполные записи могут привести к проблемам при оформлении пенсии, предоставлении кредитов и других случаях, требующих подтверждения трудового стажа.

Заполнение трудовой книжки: Пошаговая инструкция

Первый способ: Бумажная трудовая книжка

• Первая страница:
• Указывается дата заполнения трудовой книжки.
• Работник ставит свою подпись, заверяя правильность внесенных сведений.
• Страницы записей:
• Записи вносятся последовательно, по мере изменения трудовой деятельности работника.
• Записи должны быть сделаны аккуратно, разборчиво, без исправлений (исправления допускаются только с отметкой даты и подписи ответственного лица).
• Записи вносятся в хронологическом порядке.
• Оформление записей:
• В каждой записи указывается:
• Дата приема на работу.
• Наименование организации.
• Должность, на которой принят на работу.
• Основание приема на работу (например, трудовой договор).
• Причина увольнения (если применимо).
• Дата увольнения.
• Вкладыш в трудовую книжку:
• Вкладыш заполняется при изменении данных работника (например, при смене фамилии, имени, отчества, адреса).

Второй способ: Электронная трудовая книжка

• Заполнение в 1С:ЗУП:
• В программе 1С:ЗУП необходимо настроить трудовые функции и коды ОКЗ для электронной трудовой книжки.
• В раздел «Дополнительная информация» вносятся сведения о присвоенных сотруднику званиях, дипломах, грамотах и других наградах.
• При увольнении оформляется электронная запись об увольнении.
• ЕФС-1:
• Отчет ЕФС-1 заполняется в программе 1С:ЗУП и представляет собой сведения о работниках, имеющих электронную трудовую книжку.
• В отчете указываются данные о работниках, их должности, стаже работы и других сведениях.

Особые случаи

Для лиц, впервые поступивших на работу

Для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается работнику в случае утери или повреждения оригинала. Титульный лист и вкладыши дубликата заполняются при выдаче.

Заполнение при увольнении по собственному желанию

При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку вносится запись об увольнении, содержащая дату увольнения и причину увольнения (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ).

Актуальные документы и ссылки

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О книгах и ведении записей в них»: [Ссылка на документ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_344788/)
• Трудовой кодекс Российской Федерации: [Ссылка на документ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_58763/)
• Инструкция по ведению трудовых книжек: [Ссылка на документ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_117304/)
• Госслужба: [https://gossluzhba.gov.ru/](https://gossluzhba.gov.ru/)

Часто задаваемые вопросы

• Если у работника РФ первое место работы, указывать в ЕФС-1 выбор ведения трудовой книжки? Да, необходимо указать, если работник имеет несколько мест работы.
• Как заполнить электронную трудовую книжку? Электронная трудовая книжка заполняется в программе 1С:ЗУП.
• Когда заполнять электронную трудовую книжку? Электронная трудовая книжка заполняется с момента приема работника на работу.
• Как оформить увольнение при использовании электронной трудовой книжки? При увольнении оформляется электронная запись об увольнении в программе 1С:ЗУП.

Правильное заполнение трудовой книжки – это важная задача для работодателя. Соблюдение установленных правил и норм позволяет защитить права работников и избежать возможных проблем. В 2026 году ведение трудовых книжек, как бумажных, так и электронных, требует внимательности и аккуратности. Регулярное обновление знаний о законодательстве в области трудовых книжек поможет избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства.