Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она ведется на всех работников, проработавших свыше пяти дней․ С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные аналоги продолжают использоваться для сотрудников, которые не сделали выбор в пользу цифровой версии․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это официальный документ, который:

• Подтверждает трудовой стаж работника;
• Фиксирует сведения о приеме на работу, переводе, увольнении;
• Является основой для начисления пенсии;
• Может использоваться при оформлении кредитов, ипотеки и других финансовых операций․

Электронная трудовая книжка: что важно знать

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ С 1 января 2026 года этот процесс завершится․ Основные моменты:

1. Что такое ЭТК? Это не отдельный документ, а единая база данных в ПФР, где хранится вся информация о трудовой деятельности работника․
2. Как формируется? Все изменения (прием, перевод, увольнение) заносятся в отчет по форме СЗВ-ТД и передаются в Пенсионный фонд․
3. Можно ли отказаться от ЭТК? Да, но только до 31 декабря 2022 года․ После этого срока выбор становится необратимым․
4. Как посмотреть ЭТК? Через личный кабинет на сайте Госуслуг или на сайте ПФР․

Как правильно вести трудовую книжку?

Оформление при приеме на работу

При первом трудоустройстве в организации трудовая книжка оформляется в течение пяти дней с момента издания приказа о приеме на работу․ На ьном листе указываются:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия или специальность․

Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если есть)․

Внесение записей о работе

Все изменения в трудовой книжке должны быть:

• Четкими и аккуратными (без помарок, подчисток);
• Заверены подписью лица, ответственного за ведение;
• Пронумерованы (если это не первая запись);
• С указанием даты внесения записи․

Пример записи:

«Принят на должность менеджера по продажам с г․»

Перевод и увольнение

При переводе на другую должность или увольнении:

• Запись вносится в день издания приказа;
• Указывается причина перевода/увольнения;
• Сотрудник должен быть ознакомлен с записью под подпись․

Что делать, если обнаружены ошибки?

Если в трудовой книжке допущена ошибка:

1. Не зачеркивайте неправильную запись;
2. Внесите правильную запись на следующей строке;
3. Укажите причину исправления (например: «Запись №2 недействительна, внесена повторно»);
4. Заверьте исправление подписью и печатью․

Если ошибку допустил предыдущий работодатель, обратитесь к нему с письменным заявлением об исправлении․

Хранение и выдача трудовых книжек

Хранение

Трудовые книжки должны храниться:

• В металлическом шкафу или сейфе;
• В отдельном помещении, исключающем доступ посторонних;
• С соблюдением правил пожарной безопасности․

Срок хранения, 75 лет после увольнения работника․

Выдача

Трудовая книжка выдается работнику:

• При увольнении в последний день работы;
• При переводе в другую организацию;
• По письменному заявлению работника (например, для предъявления в банк или ПФР)․

Выдача оформляется распиской в книге учета движения трудовых книжек․

Ответственность за нарушения

За неправильное ведение, хранение или выдачу трудовых книжек предусмотрены:

• Административные штрафы для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 рублей);
• Штрафы для юридических лиц (от 30 000 до 50 000 рублей);
• Возможность уголовной ответственности в случае умышленного искажения сведений․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде без бумажного варианта?

Да, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку и уведомил работодателя об этом до 31 декабря 2022 года․ В этом случае бумажная трудовая книжка не оформляется, а все данные передаются в ПФР․

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

В этом случае работник пишет заявление об оформлении дубликата․ Работодатель на основании этого заявления и документов, подтверждающих трудовой стаж, оформляет дубликат трудовой книжки․

Можно ли внести запись задним числом?

Нет, все записи должны вноситься в день издания приказа․ Внесение записей задним числом не допускается․

Ведение трудовых книжек — это важная обязанность работодателя, от которой зависит не только корректность документов, но и права работников․ С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более прозрачным, но бумажные аналоги продолжают использоваться для тех, кто не сделал выбор в пользу цифровой версии․

Главное помнить:

• Все записи должны быть четкими, аккуратными и заверенными;
• Данные должны своевременно передаваться в ПФР;
• Трудовые книжки должны храниться в надлежащих условиях;
• При обнаружении ошибок их нужно своевременно исправлять․