Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные экземпляры по-прежнему остаются актуальными для огромного числа сотрудников. Поэтому вопрос правильного ведения и хранения трудовых книжек остается одной из важнейших задач кадровой службы и работодателя в целом.

В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, правила учета, хранения и выдачи этого ценного документа, чтобы помочь организациям избежать штрафов и нарушений.

Что такое «ведение» и нормативная база

Слово «ведение» в официальном деловом стиле трактуется как заведование, распоряжение и управление чем-либо (находиться в чьем-то ведении, принимать в свое ведение). В контексте трудовых правоотношений, ведение трудовых книжек — это комплексный процесс управления этими документами: от их приобретения и внесения записей до обеспечения их сохранности.

Основной документ, регулирующий этот процесс сегодня — Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации. Также стоит учитывать разъяснения Минтруда и Роструда, которые регулярно публикуются в виде писем и проектов приказов, упрощающих или уточняющих отдельные процедуры.

Прием в ведение и учет трудовых книжек

Когда работник устраивается на работу и предъявляет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан принять ее в свое ведение. При этом важно соблюдать строгий учет:

• Прием на работу: Работодатель снимает копию трудовой книжки для подтверждения страхового стажа (о чем неоднократно напоминал Социальный фонд России — СФР) и помещает оригинал в сейф.
• Книга учета движения трудовых книжек: Поступившие трудовые книжки и вкладыши к ним обязательно регистрируются в специальной книге учета движения трудовых книжек.
• Книга учета бланков: Если работодатель закупает чистые бланки для оформления новых трудовых книжек (для сотрудников, у которых это первое место работы, или для выдачи дубликатов), их движение фиксируется в книге учета бланков трудовой книжки.

Важно о форме учета!

Минтруд в своих разъяснениях подчеркивает: вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Несмотря на повсеместную цифровизацию, эти регистры должны существовать в физическом виде, страницы пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации (при ее наличии).

Правила хранения трудовых книжек

Трудовая книжка, это документ строгой отчетности. Ее хранение должно обеспечивать полную сохранность от порчи, утери или несанкционированного доступа.

1. Место хранения: Трудовые книжки и чистые бланки должны храниться в несгораемых шкафах (сейфах) или надежно запирающихся ящиках.
2. Ответственность: Руководитель организации приказом назначает ответственное лицо (обычно сотрудника отдела кадров или бухгалтерии), которое лично отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
3. Делегирование полномочий: Как пояснил Роструд, действующее законодательство не запрещает передавать полномочия по ведению и хранению трудовых книжек другому работнику, но это должно быть официально оформлено приказом.
4. Сроки хранения: Невостребованные трудовые книжки (если работник не забрал их при увольнении) должны храниться в организации до самого работника в течение 50 лет.

Внесение записей и оформление увольнения

Процесс ведения книжки подразумевает своевременное и верное внесение записей о приеме, переводах, награждениях и увольнении. Все записи должны соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ и приказам работодателя.

Отмена обязательной печати?

Одним из значимых нововведений, обсуждаемых и внедряемых Минтрудом, стало исключение избыточных требований. В частности, работодателю предоставляется возможность при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью организации, но и иными способами, если в организации печать отсутствует (с 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печати). Главное — наличие подписи лица, ответственного за ведение книжек.

Выдача трудовой книжки

В ведение трудовых книжек также входит процедура их возврата работнику:

• При увольнении: Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (последний рабочий день). В нее вносятся все необходимые записи, а работник ставит свою подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
• В период работы: По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему оригинал трудовой книжки на руки для оформления пенсии или иных целей не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. При этом работник обязан вернуть книжку в тот же срок после возвращения ее органом, куда она предоставлялась.

Последние изменения и перспективы

Министерство труда и соцзащиты РФ непрерывно работает над совершенствованием законодательства. На общественные слушания регулярно выносятся проекты приказов об утверждении новых форм и порядков. Главная цель Минтруда — изменить правила ведения трудовых книжек и исключить из них избыточные требования, которые усложняют жизнь работодателям и кадровикам без реальной пользы для учета стажа.

Кроме того, в связи с переходом на электронный формат сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка постепенно теряет свой статус единственного источника информации о стаже. Однако до тех пор, пока есть работники, не подавшие заявление о переходе на электронную трудовую, работодатели обязаны продолжать вести и хранить бумажные экземпляры по всем правилам закона.

Принимать в свое ведение трудовые книжки — это не просто забрать документ на хранение. Это сложный процесс управления, включающий строгий учет, бережное хранение, грамотное внесение записей и своевременную выдачу. Соблюдение установленных Правил позволит работодателю избежать административных штрафов, а работнику — сохранить непрерывный и подтвержденный страховой стаж для будущей пенсии.