Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника․ Вопросы её ведения‚ хранения и выдачи строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами․ В этой статье подробно разберем‚ кто и в каком порядке обязан выполнять эти функции․

Кто обязан вести трудовые книжки?

Не все работодатели имеют такую обязанность․ Согласно ст․ 66 ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Приказом Минтруда России)‚ обязанность по ведению‚ обеспечению сохранности‚ учету и обращению трудовых книжек возлагается на:

• Юридические лица (ООО‚ АО‚ НКО и т․д․)․
• Индивидуальных предпринимателей (ИП)‚ использующих труд наемных работников․

Важно! Организации и ИП‚ которые не являются работодателями (например‚ просто арендующие помещение)‚ такой обязанности не несут․ Ответственность за правильность ведения‚ хранение и выдачу книжек лежит именно на работодателе-юридическом лице или ИП․

Обязанности работодателя при увольнении работника

Прекращение трудового договора сопряжено с конкретными действиями со стороны работодателя‚ касающимися трудовой книжки․ Основные требования:

Сроки выдачи

В день увольнения (прекращения трудового договора) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет․ Если в этот день работник отсутствует‚ работодатель должен уведомить его о необходимости забрать книжку․

Если работник обратился с письменным заявлением о выдаче книжки позже (например‚ не забрал в день увольнения)‚ работодатель обязан выдать её не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления․

Порядок уведомления и отправки

Если работник в день увольнения не присутствует‚ работодатель должен направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на её отправку по почте․ С момента отправки такого уведомления работодатель не несет ответственности за задержку выдачи․

При наличии письменного согласия работника на получение документов по почте работодатель обязан отправить трудовую книжку не позднее трех рабочих дней с момента получения этого согласия․

Заверение записей

Все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ при увольнении обязательно заверяются:

• Подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек․
• Печатью работодателя․
• Подписью самого работника (за исключением случаев‚ прямо предусмотренных Правилами)․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает:

• Работники‚ уже имеющие бумажную книжку‚ могут продолжить её ведение․
• Новые работники могут получить электронную книжку по заявлению․
• При увольнении сотрудника‚ у которого ведется электронная трудовая книжка‚ работодатель обязан выдать ему бумажный документ․ Это требование сохраняется до полного перехода на безбумажный формат․

Оформление электронной книжки инициируется работником‚ но последний работодатель (от которого работник увольняется до перехода на новое место) обязан оформить все записи и обеспечить возможность выдачи бумажного документа при необходимости․

Что ещё обязан выдать работодатель? (Помимо трудовой книжки)

Согласно ст․ 62 ТК РФ‚ при увольнении (по инициативе работника или работодателя) работодатель обязан по письменному заявлению бывшего работника выдать ему копии иных документов‚ связанных с работой․ К ним относятся:

• Копия личной карточки работника․
• Копии локальных нормативных актов (Правила внутреннего трудового распорядка‚ Положение об оплате труда и т․д․)‚ применяемых к данному работнику․
• Справки о доходах за конкретные периоды (например‚ 2-НДФЛ)․
• Документы‚ подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов․

Ответственность за нарушение правил ведения и выдачи

За неисполнение обязанностей по ведению‚ хранению или выдаче трудовых книжек работодатель (должностные лица) может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы составляют:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб․
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 руб․

Кроме того‚ работник вправе обратиться в суд с требованием о взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки‚ а также о восстановлении своих прав․

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ‚ КоАП РФ‚ Приказ Минтруда № 320н) и судебной практики по состоянию на май 2026 года․ Для получения точной консультации по конкретной ситуации рекомендуется обращаться к юристу․