Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, а также основания прекращения трудового договора. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и нормативными актами, каждый работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении, а также о других событиях, влияющих на трудовой стаж. Ниже приведены подробные сведения о том, какие основания требуют внесения записи, как правильно оформлять эти записи и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.

Общие принципы ведения трудовой книжки

Трудовая книжка оформляется в бумажном виде (с 2021 г. в большинстве случаев – в электронном формате, но при переходе на электронный формат в бумажной книге должна быть закрывающая запись).
Записи в трудовой книжке вносятся в соответствии с порядком, установленным Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда РФ от  N 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
В каждом случае запись должна содержать: дату, номер и наименование документа, на основании которого вносится запись; сведения о должности, стаже и основаниях прекращения трудового договора.

Основания для внесения записи о приёме на работу

Запись о приёме в трудовую книжку вносится в день приёма работника. Основанием для такой записи является:

Приказ (распоряжение) работодателя о приёме на работу, изданный в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66).
В случае приёма на совместительство – реквизиты приказа о приёме на основную работу и на совместительство (графа 4).
При приёме на работу по контракту, в т.ч. в рамках программы «СЗВ‑ТД», в качестве основания может быть договор о приёме на работу.

Пример записи о приёме на работу

Номер: 123/П
Основание: Приказ № 123/П от  о приёме на работу в должности инженера по проектированию.
Должность: Инженер по проектированию (с ).
Стаж: 0 лет 0 месяцев.

Основания для внесения записи о переводе

Перевод работника в пределах одной организации (смена должности, подразделения, разряда) оформляется в трудовой книжке следующим образом:

Приказ (распоряжение) руководителя о переводе работника (ст. 66 ТК РФ).
При переводе в другую организацию – приказ о переводе и реквизиты договора о приёме на работу в новой организации.
При переводе в рамках совместительства – реквизиты приказа о переводе в новую должность в рамках совместительства.

Пример записи о переводе

Номер: 456/П
Основание: Приказ № 456/П от  о переводе в должность руководителя отдела продаж.
Должность: Руководитель отдела продаж (с ).
Стаж: 0 лет 0 месяцев.

Основания для внесения записи о прекращении трудового договора (увольнение)

В трудовой книжке фиксируется дата увольнения и основание, по которому работник был уволен. Основания могут быть различными:

Приказ (распоряжение) работодателя об увольнении (ст. 66 ТК РФ).
При увольнении по соглашению сторон – решение руководителя и согласие работника.
При увольнении по инициативе работника – заявление о добровольном увольнении.
При увольнении по причине ликвидации организации – приказ о ликвидации и увольнении всех сотрудников.
При увольнении по причине несоблюдения трудовых обязанностей – приказ о дисциплинарном взыскании и увольнении.

Пример записи об увольнении

Номер: 789/П
Основание: Приказ № 789/П от  об увольнении по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации;
Основание прекращения трудового договора: Ликвидация организации (с ).
Стаж: 2 года 4 месяца.

Основания для внесения записи о приёме на совместительство

Совместительство – это трудовая деятельность, совмещаемая с основной работой. В трудовой книжке фиксируются как основной, так и совместительный статус. Основанием для записи о совместительстве является приказ о приёме на совместительство, а также реквизиты приказа о приёме на основную работу.

Графа 4 трудовой книжки заполняется реквизитами приказов о приёме на основную работу и на совместительство.
Если запись о совместительстве была внесена в трудовую книжку по основной работе, то после увольнения с основной работы необходимо указать полное и сокращённое наименование организации.

Пример записи о совместительстве

Номер: 321/П
Основание: Приказ № 321/П от  о приёме на совместительство в должности консультанта.
Основание: Приказ № 123/П от  о приёме на основную работу в должности инженера.
Должность: Консультант (с ).
Стаж: 0 лет 0 месяцев;

Основания для внесения записи о повышении разряда, присвоении нового разряда

При присвоении работнику нового разряда (например, повышение квалификации) в трудовой книжке фиксируется приказ о присвоении нового разряда.

Приказ (распоряжение) руководителя о присвоении нового разряда.
Основание: Приказ № 654/П от  о присвоении разряда инженера‑проектировщика.

Пример записи о присвоении нового разряда

Номер: 654/П
Основание: Приказ № 654/П от  о присвоении разряда инженера‑проектировщика.
Должность: Инженер‑проектировщик (с ).
Стаж: 0 лет 0 месяцев.

Основания для внесения записи о награждении и поощрении

Награждения и поощрения за профессиональные достижения фиксируются в трудовой книжке. Основанием для такой записи является:

Приказ (распоряжение) работодателя о вручении награды.
Реквизиты решения о присуждении премии, сертификата, диплома.

Пример записи о награждении

Номер: 987/П
Основание: Приказ № 987/П от  о вручении премии за выдающиеся результаты работы.
Премия: Премия «Лучший сотрудник года» (с ).

Основания для внесения записи о переводе в другую организацию (трансфер)

При переводе работника в другую организацию (трансфер) в трудовой книжке фиксируется приказ о переводе и реквизиты договора о приёме в новой организации.

Приказ (распоряжение) о переводе в другую организацию.
Договор о приёме в новой организации (если он подписан).

Пример записи о трансфере

Номер: 111/П
Основание: Приказ № 111/П от  о переводе в ООО «Новая компания».
Основание: Договор № 222/Д от  о приёме в ООО «Новая компания».
Должность: Руководитель отдела продаж (с ).
Стаж: 0 лет 0 месяцев.

Основания для внесения записи о переводе в другую должность в рамках одной организации

При переводе работника в другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке фиксируется приказ о переводе. Важно указать новую должность и дату начала работы.

Пример записи о переводе в рамках одной организации

Номер: 222/П
Основание: Приказ № 222/П от  о переводе в должность руководителя отдела маркетинга.
Должность: Руководитель отдела маркетинга (с ).
Стаж: 0 лет 0 месяцев.

Основания для внесения записи о приёме на работу в качестве сотрудника по контракту

Приём на работу по контракту (например, в рамках программы «СЗВ‑ТД») оформляется договором о приёме на работу. В трудовой книжке фиксируется:

Договор о приёме на работу (номер, дата).
Приказ (распоряжение) о приёме по контракту (если он существует).

Пример записи о приёме по контракту

Номер: 333/Д
Основание: Договор № 333/Д от  о приёме на работу в должности аналитика по контракту.
Должность: Аналитик (с ).
Стаж: 0 лет 0 месяцев.

Основания для внесения записи о ликвидации организации

При ликвидации организации в трудовой книжке фиксируется приказ о ликвидации и увольнении всех сотрудников.

Приказ (распоряжение) о ликвидации организации.
Основание: Ликвидация организации (с дата ликвидации).

Пример записи о ликвидации

Номер: 999/П
Основание: Приказ № 999/П от  о ликвидации ООО «Старый бизнес» и увольнении всех сотрудников.
Основание прекращения трудового договора: Ликвидация организации (с ).
Стаж: 2 года 4 месяца.

Основания для внесения записи о закрывающей записи (переход на электронный формат)

С 2021 г. большинство организаций ведёт электронные трудовые книжки. При переходе на электронный формат в бумажной трудовой книжке необходимо внести закрывающую запись.

Приказ (распоряжение) о переходе на электронный формат.
Основание: Переход на электронный формат (с дата перехода).

Пример закрывающей записи

Номер: 444/П
Основание: Приказ № 444/П от  о переходе на электронный формат трудовой книжки.
Основание: Переход на электронный формат (с ).
Стаж: 2 года 4 месяца.

Особенности внесения записей в трудовую книжку по совместительству

Трудовая книжка совместителя ведётся по основному месту работы. По желанию работника в неё могут быть внесены сведения обо всех местах работы, но при этом:

Записи о совместительстве в трудовой книжке основного места работы оформляються в графе 4.
Если запись о совместительстве была внесена в трудовую книжку по основной работе, то после увольнения с основной работы необходимо указать полное и сокращённое наименование организации.
При переводе совместителя в другую организацию необходимо внести запись о переводе и указать новый реквизит приказа о приёме.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

При обнаружении ошибок в трудовой книжке (например, неверно указана должность, дата, основание) работодатель обязан внести исправление. Основанием для исправления является:

Приказ (распоряжение) о внесении исправления.
Документ, подтверждающий правильные данные (паспорт, диплом, договор).

Пример записи об исправлении

Номер: 777/П
Основание: Приказ № 777/П от  о внесении исправления в запись о должности работника.
Исправление: Должность – «Инженер по проектированию» (с ).

Всегда сохраняйте копии всех документов, на основании которых вносится запись (приказы, договоры, решения руководства).
Проверяйте, что в каждой записи указаны дата, номер и наименование документа, а также точные сведения о должности и стаже.
При переходе на электронный формат обязательно внесите закрывающую запись в бумажной трудовой книжке.
При отсутствии записи о приёме, увольнении или переводе в трудовой книжке работника, обратитесь к работодателю за разъяснением и, при необходимости, к государственному архиву.
В случае несогласия с записью в трудовой книжке работник имеет право обратиться в суд с просьбой изменить основание записи.

Тщательное соблюдение всех требований законодательства и правильное оформление записей в трудовой книжке обеспечит законность трудовых отношений и защиту прав работника.