Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Правильное ведение (внесение записей) и учёт (административное отражение движения) трудовых книжек — прямая обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрена административная ответственность.

Ключевые понятия: «Ведение» vs «Учёт»

В контексте трудовых книжек эти термины имеют разное значение:

• ВЕДЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ, это процесс непосредственного заполнения ТК работника: внесение записей о приёме на работу, переводах, увольнении, награждениях. Отвечает за это кадровый специалист (отдел кадров) на основании приказов и документов.
• УЧЁТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК — это систематическое отражение в специальных регистрах (журналах) фактов выдачи, получения, движения и хранения бланков ТК и themselves книжек. Это бухгалтерско-административная функция, обеспечивающая контроль и сохранность документов.

Обязанности работодателя по ведению ТК (ТК РФ, ст. 66, 67)

Работодатель обязан:

1. Выдать работнику ТК установленного образца при приёме на работу (если у него её нет) или принять имеющуюся ТК для дальнейшего ведения.
2. Вносить в ТК сведения о работе в течение 5 рабочих дней со дня:
   • приёма на работу (с указанием наименования организации, даты приёма, должности, условий труда);
   • перевода к другому работодателю (если это предусмотрено трудовым договором или соглашением сторон);
   • увольнения работника (с указанием даты и основания увольнения по ст. 81 ТК РФ).
3. Вносить сведения о награждениях (поощрениях) и поощрительных выплатах, если они предусмотрены локальными актами.
4. Оформить все записи разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений, с указанием даты внесения и подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника).
5. При увольнении вручить ТК работнику под расписку в день увольнения (если иное не предусмотрено соглашением сторон).

Порядок учёта движения трудовых книжек и бланков

Учёт ведётся в двух обязательных журналах (Минтруд России, письма от № 14-1/ООГ-1122 и др.):

Книга учёта движения трудовых книжек

Ведётся на бумажном носителе (даже при использовании ЭТК для учёта выдачи/получения бланков). Фиксирует:

• Номер бланка ТК.
• ФИО работника.
• Дату выдачи ТК работнику (при приёме) или дату приёма ТК от работника (при увольнении).
• Подпись ответственного лица и работника (при передаче).
• Примечания (например, «ТК утеряна, выдано дубликат»).

Книга учёта бланков трудовой книжки

Ведётся на бумажном носителе. Фиксирует:

• Поступление бланков (от кого, когда, количество, номера).
• Выдачу бланков в отдел кадров (кто получил, когда, на какую сумму/количество).
• Списание испорченных или неиспользованных бланков (с указанием причины).
• Остатки бланков на начало и конец периода.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2020 года в России действует система ЭТК. С 2026 года она становится основным форматом.

• Форма СЗВ-ТД — это электронный документ, в котором работодатель формирует сведения о трудовой деятельности работника (приём, увольнение, перевод и т.д.). Форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от № 730п.
• Передача сведений в ПФР происходит в электронном виде через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или напрямую в личном кабинете работодателя на сайте ПФР. Срок передачи — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие (приём/увольнение).
• Запрос работника: Работник может в любой момент запросить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя.
• Бумажный дубликат: Если у работника есть бумажная ТК, все записи в неё должны полностью соответствовать данным в ЭТК. При увольнении работодатель вносит запись в бумажную ТК (если она есть) и одновременно формирует СЗВ-ТД в ПФР.

Ответственные лица и контроль

• Непосредственное ведение ТК — обязанность отдела кадров (кадровика).
• Учёт бланков и движение ТК — часто совмещается с функциями кадровика или возлагается на бухгалтерию или секретаря.
• Контроль за правильностью ведения и учёта осуществляет руководитель организации (генеральный директор) и бухгалтер (как лицо, ответственное за документооборот).
• Внешний контроль осуществляет Государственная инспекция труда (ГИТ) и Пенсионный фонд России (ПФР).

Типичные ошибки и последствия

• Невнесение записи об увольнении, считается грубым нарушением. Работник может оспорить факт увольнения, восстановиться через суд. Работодатель несёт административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Неправильное указание основания увольнения (например, «по собственному желанию» вместо «по соглашению сторон»), может повлиять на размер выходного пособия и получение пособия по безработице.
• Исправления и помарки в ТК — недопустимы. Запись должна быть четкой. Ошибку нужно зачеркнуть одной чертой, сделать правильную запись рядом, оформить удостоверительную надпись «исправление верно» с подписью и датой.
• Потеря ТК — работодатель обязан в установленном порядке оформить дубликат (по заявлению работника, на основании приказа). Учёт утерянных бланков ведётся отдельно.
• Невнесение сведений в ЭТК (СЗВ-ТД), приводит к некорректному расчёту пенсионных баллов работника и влечёт ответственность перед ПФР.

Краткая памятка-чеклист для работодателя

1. При приёме: Проверить наличие ТК у работника. При отсутствии — выдать новый бланк. Сделать первую запись. Завести карточку ТК № (если ведётся). Занести данные в журнал движения ТК.
2. При любом изменении трудовых отношений (перевод, отпуск, увольнение, поощрение) — в течение 5 рабочих дней внести соответствующую запись в ТК (и сформировать СЗВ-ТД для ПФР с 2026 года).
3. При увольнении: Внести запись, вручить ТК под расписку, отразить факт выдачи в журнале движения ТК, сформировать СЗВ-ТД.
4. Ежемесячно: Проверять остатки бланков в журнале учёта бланков. Сверять данные с фактическим наличием.
5. Ежегодно: Проводить инвентаризацию бланков ТК и журналов учёта.
6. С : Перейти на обязательное формирование и передачу СЗВ-ТД в ПФР по каждому событию в трудовой деятельности работника. Бумажная ТК — только по заявлению.

Ведение трудовой книжки — это юридически значимое действие, влияющее на права работника. Учёт — это система внутреннего контроля, обеспечивающая сохранность и законность документооборота. С переходом на электронный формат с 2026 года ключевым становится своевременное и безошибочное формирование СЗВ-ТД, так как именно эти данные станут основным источником информации о трудовом стаже для пенсионных и иных государственных органов. Грамотное соблюдение этих процедур защищает как интересы работника, так и минимизирует риски для работодателя.