Трудовая книжка на протяжении десятилетий остается основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на стремительную цифровизацию кадрового делопроизводства, вопросы правильного оформления, хранения и ознакомления сотрудников с записями в их трудовых книжках остаются актуальными для каждого HR-специалиста и бухгалтера.
Что такое трудовая книжка и какова её роль?
Трудовая книжка — это документ строгой отчетности, в котором фиксируются все ключевые этапы профессионального пути сотрудника:
- Прием на работу;
- Переводы на другие должности или в другие структурные подразделения;
- Увольнения;
- Сведения о квалификации и стаже.
Правильное ведение этого документа гарантирует работнику получение пенсионных выплат и подтверждение его профессионального опыта при трудоустройстве в новые организации.
Порядок ознакомления сотрудника с записями
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку своевременно. Однако сам процесс «ознакомления» имеет свои особенности:
Сроки внесения записей
Записи о приеме, переводе или увольнении должны быть внесены в течение нескольких рабочих дней с даты издания соответствующего приказа. Сотрудник имеет право знать, что его трудовой стаж фиксируется корректно.
Процедура ознакомления
В случае с бумажными трудовыми книжками, которые хранятся в отделе кадров (если работник не выбрал вариант ЭТК), сотрудник может запросить ознакомление с записями. Обычно это происходит следующим образом:
- Сотрудник подает устную или письменную просьбу о предоставлении книжки для ознакомления.
- Специалист по кадрам предъявляет документ.
- Сотрудник проверяет правильность формулировок, дат и наличие печатей организации.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Современный этап развития трудовых отношений в России характеризуется переходом на цифровой формат. С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
Что меняется для сотрудника и работодателя?
В системе ЭТК процесс «ознакомления» кардинально меняется. Теперь сотруднику не нужно посещать отдел кадров, чтобы увидеть свои записи. Ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности можно через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг;
- Запрос выписки из ЭТК через МФЦ;
- Обращение к текущему работодателю за справкой СТД-Р.
Особенности для молодежи
Для молодых специалистов, устраивающихся на работу впервые в эпоху цифровизации, заведение бумажной трудовой книжки становится излишним. В России налажена система автоматического формирования электронного стажа, что упрощает процесс трудоустройства и исключает риск потери физического документа.
Важные рекомендации для работодателя
Чтобы избежать трудовых споров и штрафов при проверках, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Точность формулировок: Записи в трудовой книжке должны строго соответствовать приказам и штатному расписанию.
- Своевременность: Не откладывайте внесение записей «на потом», так как это может привести к жалобам сотрудника в трудовую инспекцию.
- Информирование: Разъясняйте сотрудникам их право на выбор между бумажным и электронным форматом учета стажа.
- Безопасность: Помните, что бумажная трудовая книжка — документ строгой отчетности, требующий особых условий хранения в сейфах.
Ознакомление сотрудников с трудовыми книжками — это не просто формальность, а часть обеспечения прозрачности трудовых отношений. С полным переходом на ЭТК к 2026 году этот процесс станет максимально автоматизированным, что снизит нагрузку на кадровые службы и сделает доступ к данным о стаже мгновенным для каждого работника.