Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
С 2021 года в России активно вводятся электронные формы, однако традиционный бумажный учет
остаётся обязательным для большинства организаций. В статье 22 Трудового кодекса РФ (ТК РФ)
закреплены требования к ведению книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков
трудовых книжек. Ниже – подробный разбор нормативных актов, практических рекомендаций
и примеров оформления.

Нормативно-правовая база

• Статья 22 ТК РФ – обязанность работодателя вести учёт трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 (с изменениями от )
  «О трудовых книжках» – регламентирует формы, порядок ведения и хранения.
• Приказ Минфина России от № 117н «Об образцах бланков трудовых книжек
  и вкладышей к ним».
• Письмо Минтруда и соцзащиты РФ от № 14‑6/ООГ‑6245 – разрешение
  вести учёт в электронном виде.
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (Приложение N 2 к
  постановлению № 225).

Что именно регулирует статья 22 ТК РФ?

Статья 22 обязывает работодателя:

1. Вести книгу учёта движения трудовых книжек (журнал приёма‑выдачи).
2. Вести книгу учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (реестр наличия и расхода).
3. Обеспечивать сохранность трудовых книжек и их бланков в течение всего периода
   их хранения.
4. Своевременно выдавать дубликаты и заменять утерянные книжки в соответствии с
   установленным порядком.

Книги учёта: виды, содержание, формы

Книга учёта движения трудовых книжек

Эта книга фиксирует каждое действие, связанное с трудовыми книжками:

Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей

В ней отражаются сведения о наличии, получении и расходе бланков:

• Дата поступления бланка в организацию.
• Серия, номер, количество листов.
• Ответственное лицо, получившее бланк.
• Дата выдачи бланка в конкретную трудовую книжку.
• Списание (утрата, уничтожение) бланка.

Для удобства многие организации используют электронные формы (Excel, 1С,
Контура.Экстерн), однако в бумажном виде книга должна быть подписана и заверена печатью
организации.

Порядок работы с трудовыми книжками

Приём на работу

1. Работник предоставляет свою трудовую книжку (или заявляет о желании перейти на
   электронную трудовую книжку – ЭТК).
2. Сотрудник отдела кадров фиксирует получение в книге учёта движения (стр. 1).
3. Вносятся данные о серии и номере книжки, дате получения, основании (трудовой договор).
4. Если книжка передаётся в электронный вид, оформляется заявление работника и
   в книгу вносится отметка «перевод в ЭТК».

Выдача бланка и вкладыша

Каждая новая трудовая книжка комплектуется:

• Бланком основной части (форма А).
• Вкладышем (форма Б) – лист, в котором фиксируются записи о предыдущих местах работы.

Операцию фиксируют в книге учёта бланков:

1. Указывают серию и номер бланка, дату выдачи, ФИО получателя.
2. Подписывают ответственный сотрудник и ставят печать.

Перевод в электронный формат (ЭТК)

Согласно письму Минтруда от , перевод в электронный формат разрешён, если:

• Работник дал письменное согласие (заявление).
• Работодатель оформил передачу в системе ПФР (либо в системе «Гарант»).
• Бумажная копия трудовой книжки остаётся у работника до полного завершения перехода.

После подтверждения в ПФР в книгу движения вносятся отметки:

• «ЭТК – передана», дата, подпись ответственного.
• При необходимости – возврат бумажной книжки (выдача дубликата).

Увольнение и выдача дубликата

1. При увольнении работнику вручают трудовую книжку с записью о прекращении трудовых отношений.
2. Если книжка утеряна, работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
   Дубликат оформляется в соответствии с Приказом Минфина № 117н.
3. В книгу движения вносятся записи о выдаче дубликата, указание причины утери.

Электронный учёт в современных системах

С 2021 года многие организации перешли на автоматизацию учёта трудовых книжек.
Наиболее популярные решения:

1С: Зарплата и Управление Персоналом

• Модуль «Трудовые книжки» позволяет вести электронный журнал движения.
• Автоматическое формирование ЕФС‑1, передача данных в ПФР.
• Контроль статуса ЭТК и возможность печати справок.

Контура.Экстерн

• Интеграция с сервисом «Гарант» – отправка ЕФС‑1 в один клик.
• Встроенный шаблон книги учёта бланков, экспорт в Excel.

Преимущества электронного учёта

1. Сокращение риска потери бумажных документов.
2. Автоматический контроль сроков и наличия бланков.
3. Упрощённый доступ к данным для проверяющих органов.
4. Возможность формирования аналитических отчётов (например, «Состояние
   запасов бланков за квартал»).

Как оформить электронную книгу движения

Для соответствия требованиям Минтруда необходимо:

• Обеспечить электронную подпись ответственного лица.
• Сохранять записи в формате PDF/A (неизменяемый).
• Регулярно делать резервные копии и хранить их в течение 5 лет после
  окончания трудовых отношений.

Практические рекомендации работодателю

• Назначьте ответственного за учёт трудовых книжек. Обычно это специалист отдела кадров.
• Обеспечьте наличие достаточного запаса бланков. По нормативу – минимум 5% от общего
  количества сотрудников плюс 10 штук резерва.
• Ведите резервный журнал в электронном виде. При проверке можно быстро предоставить
  копию;
• Регулярно проверяйте соответствие записей в книге движения и реестре бланков.
  Несоответствия могут стать основанием для штрафов.
• Обучайте персонал. Сотрудники отдела кадров должны знать порядок оформления заявлений
  о переходе в ЭТК, выдаче дубликатов и т.д.
• Контролируйте сроки хранения. Трудовые книжки хранятся у работодателя до
  востребования работником (в случае увольнения – до 3 лет).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести отдельную книгу учёта для электронных трудовых книжек?

Нет. Электронные трудовые книжки фиксируются в системе ПФР. В книге движения делается отметка
«ЭТК – передана», а все операции (выдача, возврат) фиксируются в электронных журналах.

Можно ли использовать обычный Excel‑файл вместо бумажной книги?

Да, если файл подписан электронной подписью и хранится в соответствии с требованиями к
электронным документам (PDF/A). Однако в случае проверок рекомендуется иметь печатную
копию.

Как оформить утерянную трудовую книжку?

Работник подаёт заявление о выдаче дубликата. Работодатель оформляет дубликат
(приказом Минфина) и вносит запись в книгу движения: «Выдан дубликат, причина – утеря».
Дубликат имеет новую серию и номер.

Какие штрафы могут быть наложены за нарушение учёта?

Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за несоблюдение требований к учёту трудовых книжек
предусмотрены штрафы для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей.

Учет трудовых книжек – важный элемент кадрового и бухгалтерского контроля,
регулируемый статьёй 22 ТК РФ и рядом подзаконных актов. Современные организации
всё чаще переходят к электронному формату, однако обязательные бумажные реестры
остаются необходимыми для подтверждения законности операций. Правильное
ведение книг учёта, своевременное обновление данных и использование автоматизированных
систем позволяют избежать штрафов, упростить проверку и обеспечить надёжную
сохранность информации о трудовом стаже работников.

Если у вас возникли вопросы по внедрению электронного учёта или оформлению
дубликатов, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или
воспользоваться консультациями в региональном отделе Федеральной службы по труду
и занятости.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.