Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все этапы трудовой деятельности сотрудника․ Правильное оформление её страниц – гарантия юридической защиты и прозрачности отношений между работодателем и работником․ В статье подробно разберём, как правильно вести запись в трудовую книжку РК, какие требования предъявляет законодательство и как оформить образец записи для любой ситуации․

Нормативно-правовая база

Ведение трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:

• Постановление Правительства РК от 14 октября 2011 г․ № 1167 «О Правилах ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Министерства труда и соцзащиты РК от г․ (изменения 2021‑2025 гг․);
• Ст․ 49 и 52 Трудового кодекса РК – основания увольнения, переводов, смены условий;
• Приказ Минтруда от 2021‑2026 гг․ о переходе на электронные трудовые книжки (ЕСУТД)․

Эти документы определяют:

1. Форму и структуру книжки;
2. Порядок внесения записей;
3. Требования к подписи и печатному краю;
4. Особенности оформления электронных записей․

Структура трудовой книжки

Согласно пункту 8 Правил, книжка состоит из двух разделов:

1. Раздел I – сведения о работодателе (наименование, ИНН, адрес, банк‑реквизиты)․
2. Раздел II – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные, место жительства)․

В каждом разделе предусмотрены колонки для номеров записей, даты, описания события и подписи сторон․

Как оформлять запись в книжку: основные правила

Записи вносятся в четырёх колонках:

• № записи – порядковый номер события;
• Дата – дата произошедшего события;
• Событие – краткое описание (приём, увольнение, перевод и т․д․);
• Подпись/Печать – подпись работодателя и (при необходимости) печать организации․

Важно помнить, что:

• Записи вносятся в реальном времени или в течение установленного срока (обычно – 5 рабочих дней);
• Все изменения вносятся в отдельную строку, не стираются и не перечеркиваются;
• Для электронных записей используется Электронная система учёта трудовых книжек (ЕСУТД), где подпись ставится цифровой подписью․

Образец записи в бумажной книжке

Ниже приведён типовой образец записи для самых распространённых ситуаций․

Для каждой записи важно указать:

• Полное наименование работодателя;
• Точную должность и подразделение;
• Основание (трудовой договор, приказ, соглашение и т․п․)․

Примеры записей в электронной книжке (ЕСУТД)

С 2021 г; в Kazakhstan переход на электронные формы упрощает процесс․ Пример внесения записи в ЕСУТД выглядит так:

Запись № 4
Событие: Перевод на удалённую работу (договор № 15‑2025)
Подпись: digital signature (ИНН 1234567890)

Электронные записи автоматически фиксируются в журнале, имеют отметку о времени изменения и позволяют быстро генерировать отчёты․

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие подписи – каждая запись должна быть подписана уполномоченным лицом․
2. Неуказание основания – без ссылки на трудовой договор или приказ запись считается недействительной․
3. Перезапись без пояснения – при необходимости исправления используйте отдельную строку с пометкой «Исправление» и укажите дату исправления․
4. Несоответствие даты – дата события и дата внесения записи не должны отличаться более чем на 5 рабочих дней․

Для контроля качества рекомендуется проводить ежемесячный аудит записей․

Как оформить запись о расторжении трудового договора

Запись о расторжении оформляется по следующей схеме:

• № записи – уникальный номер;
• Дата – фактическая дата окончания трудовых отношений;
• Событие – «Расторжение трудового договора по достижению пенсионного возраста»;
• Основание – ссылка на ст․ 49 ТК РК (или иное основание);
• Подпись и печать – подпись руководителя и печать организации․

Пример:

Запись № 7
Событие: Увольнение по достижению пенсионного возраста (ст․ 49 ТК РК)
Основание: Трудовой договор № 12‑2021 от 
Подпись: ____________________ (Руководитель)
Печать: [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли мне трудовая книжка, если я гражданin РФ? – Да․ При работе в РК работодатель обязан вести её в соответствии с местным законодательством․
• Можно ли вести только электронную книжку? – С 2021 г․ это допускается, однако в случае увольнения или перехода на другую организацию требуется печать/подпись в бумажном виде․
• Как оформить запись при смене фамилии? – Сделайте отдельную запись «Смена фамилии с … по …», укажите новое ФИО и приложите копию нового паспорта․

Скачать готовый шаблон

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон трудовой книжки в формате PDF, где уже прописаны все необходимые колонки и примеры заполнения․

Правильное оформление записи в трудовую книжку – залог юридической защиты работодателя и ясности прав работника․ Соблюдая требования ПОК 2011 г․, Приказы Минтруда и используя образцы, представленные в этой статье, вы сможете без ошибок вести учёт трудовых отношений, быстро находить нужные данные и избегать спорных ситуаций․

Помните, что каждая запись – это не просто формальность, а документ, который может стать решающим в случае проверок, споров или при оформлении пенсионных выплат․

Автор: кадровый специалист, 2026 г․