В современной российской системе трудовых отношений трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж, должности и периоды работы сотрудника. С 2020 года введена возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК), однако бумажная трудовая книжка до сих пор сохраняет юридическую силу. Важнейшим принципом, регулирующим порядок ведения этих документов, является правило: трудовые книжки ведутся исключительно по месту основной работы. Ниже, подробный разбор этого принципа с учётом актуальных норм 2026 года.
Что значит «место основной работы»?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ от № 225, основное место работы — это то место, где работник занят по основному трудовому договору, то есть:
- работа осуществляется на полную ставку (или по графику, установленному для основной должности);
- зарплата выплачивается регулярно и является основным источником дохода;
- работодатель обязан вести трудовую книжку работника, если он проработал у него более пяти дней.
Если сотрудник работает по совместительству (внутреннему или внешнему), то трудовая книжка ведется только у основного работодателя. На месте совместительства запись в трудовую книжку не вносится — вместо этого работник может предоставить справку о работе по совместительству.
Почему именно по месту основной работы?
Это правило обусловлено несколькими важными причинами:
- Единство учёта стажа — все периоды трудовой деятельности должны быть зафиксированы в одном документе, чтобы избежать дублирования, ошибок и потери данных.
- Юридическая чёткость — только основной работодатель несёт ответственность за правильное ведение, хранение и выдачу трудовой книжки при увольнении.
- Обеспечение прав работника — при расчёте пенсии, компенсаций, отпусков и других льгот важно, чтобы все записи были в одном месте и подтверждены официально.
- Контроль со стороны государства — Единая информационная система Пенсионного фонда РФ и Минтруда опирается на данные, поступающие только от основного работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как работает принцип основного места работы?
С 2020 года работники могут выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную или электронную. Однако выбор делается только по месту основной работы.
Как оформить ЭТК?
- Работник подаёт письменное заявление работодателю по месту основной работы — в любое время, включая момент трудоустройства.
- Если заявление не подавалось до , работник может подать его в любое последующее время, только у основного работодателя.
- Работодатель обязан передать сведения в Пенсионный фонд РФ в течение 1 рабочего дня после получения заявления.
Что происходит при смене работы?
- При увольнении с основного места работы работодатель выдаёт работнику выписку из ЭТК (в бумажном или электронном виде).
- Новый работодатель, если он также является основным, продолжает вести ЭТК на основе полученных данных из ПФР.
- Если работник переходит на работу по совместительству — новый работодатель не ведёт ЭТК, даже если у работника она есть.
Пример:
Иван работает в ООО «Свет» по основному месту работы и выбрал ЭТК. Он также работает в ООО «Заря» по совместительству. У «Зари» нет права вести его трудовую книжку — все записи (о приёме, переводе, увольнении) вносятся только в ЭТК, ведомую «Светом». При увольнении из «Света» Иван получает выписку и передаёт её новому основному работодателю — например, ООО «Глобус».
Бумажная трудовая книжка: правила 2026 года
Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК, его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде — только у основного работодателя.
Ключевые требования:
- Бумажная трудовая книжка выдаётся работнику только при трудоустройстве на первую работу или при первом трудоустройстве после утраты предыдущей книжки.
- Если книжка утеряна, новый работодатель по месту основной работы обязан оформить новый бланк на основании документов (справки из ПФР, архивных выписок и т.п.).
- Записи вносятся только на основании приказов о приёме, переводе, увольнении и других кадровых действиях.
Что делать, если предыдущий работодатель ликвидирован?
Если в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении (например, организация ликвидирована), то новый работодатель по месту основной работы обязан внести эту запись на основании:
- решения о ликвидации;
- справки из архива;
- выписки из ЕГРЮЛ.
Это правило закреплено в Постановлении Правительства РФ № 225 и актуально в 2026 году.
Какие документы регулируют ведение трудовых книжек в 2026 году?
Основные нормативные акты, действующие в 2026 году:
- Постановление Правительства РФ от № 225 — «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
- Инструкция Минтруда РФ от № 69 — «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Федеральный закон от № 328-ФЗ — «О ведении сведений о трудовой деятельности в электронной форме».
- Приказ Минтруда РФ от № 772н — порядок формирования и передачи сведений в ПФР.
Все работодатели обязаны соблюдать эти документы, иначе могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Как работает система в 1С:Бухгалтерия?
В программе 1С:Бухгалтерия при оформлении приёма на работу:
- В документе «Приём на работу» обязательно указывается флаг «Отразить в трудовой книжке».
- Если работник уже имеет ЭТК, система автоматически определяет, что запись должна вестись в электронном виде — только при условии, что это основное место работы.
- Если работник подаёт заявление о переходе на ЭТК, в 1С создаётся соответствующий документ «Заявление о ведении трудовой книжки», где указывается способ ведения (бумажный/электронный) и дата подачи заявления.
Важно: 1С не позволяет вести трудовую книжку на месте совместительства, система блокирует возможность внесения записей, если сотрудник не является основным работником.
Частые ошибки работодателей
- Ведение трудовой книжки на месте совместительства — запрещено. Даже если сотрудник просит, это нарушение закона.
- Отказ принимать заявление о переходе на ЭТК — работодатель обязан принять заявление в любое время, даже если работник уже работает 5 лет.
- Не вносить запись об увольнении, если работник увольняется, запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней, иначе — штраф.
- Передача бумажной книжки новому работодателю при смене места работы по совместительству — это неправильно. Книжка остаётся у основного работодателя.
Трудовые книжки — как бумажные, так и электронные — ведутся исключительно по месту основной работы. Ни один работодатель не имеет права вести трудовую книжку сотрудника, если он работает у него по совместительству. Все изменения, включая приём, перевод, увольнение и переход на ЭТК, оформляются только основным работодателем. Это правило обеспечивает:
- юридическую чистоту трудового стажа;
- надёжность данных для Пенсионного фонда;
- защиту прав работника;
- соответствие законодательству РФ.
Работникам следует помнить: если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку — подавайте заявление только своему основному работодателю. Работодателям — не ведите трудовые книжки на совместителях, не игнорируйте заявления и не нарушайте сроки внесения записей.
Соблюдение этого принципа — залог законности, прозрачности и стабильности трудовых отношений в России в 2026 году и далее.