Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка продолжает вестись для тех сотрудников, которые сохранили за собой это право. Ведущий менеджер — это ключевая фигура в компании, и оформление его кадровых документов, включая трудовую книжку, требует особого внимания и строгого соблюдения норм ТК РФ.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225, и Инструкцией по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69. Для ведущего менеджера, как и для любого другого штатного сотрудника, действуют общие правила:
- Записи вносятся аккуратно, без сокращений (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Записи заверяются подписью руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (или кадровой службы), если она применяется в компании.
- При отсутствии печати заверение производится только подписью уполномоченного лица.
Оформление приема на работу ведущего менеджера
При приеме на работу ведущего менеджера в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные:
- Графа 1 — порядковый номер записи.
- Графа 2 — дата приема на работу.
- Графа 3, запись о приеме на работу с указанием должности (например: «Принят в отдел продаж на должность ведущего менеджера»). Если есть специфика, можно указать структурное подразделение.
- Графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Особенности для руководителей и управленцев
Хотя ведущий менеджер не является генеральным директором, важно понимать логику кадрового делопроизводства для руководящего состава. Руководитель организации является таким же работником, входит в штатную численность, и его трудовая книжка ведется и хранится в организации на общих основаниях. Запись о приеме на работу руководителя (директора) в качестве основания содержит приказ о вступлении в должность. Для ведущего менеджера основанием всегда выступает стандартный приказ о приеме, изданный на основании трудового договора.
Переход на электронные сведения (ЕФС-1)
По состоянию на 2026 год актуальным остается вопрос взаимодействия бумажной и электронной трудовых книжек. Если ведущий менеджер подает заявление о переходе на электронные сведения (отказе от бумажной трудовой книжки), кадровику необходимо:
- Графа 1 — поставить номер вносимой записи.
- Графа 2, указать дату выдачи трудовой книжки на руки.
- Графа 3 — сделать запись: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4 — указать дату и номер заявления работника о переходе на электронные сведения;
После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику, а дальнейший стаж учитывается только в электронном виде.
Резолюция руководителя на заявлении
Многие специалисты задаются вопросом, какую резолюцию должен наложить руководитель на заявлении работника (в т.ч. ведущего менеджера) о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме или о переходе на электронную. Законодательно утвержденной формы резолюции нет. Как правило, руководитель пишет: «Не возражаю», «Согласовано» или «Оформить», ставит свою подпись и дату.
Увольнение ведущего менеджера
При увольнении ведущего менеджера запись в трудовой книжке должна строго соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ. От имени нанимателя (юридического лица) запись об увольнении заверяется подписью лица, уполномоченного на внесение записей. По умолчанию и без доверенности таким лицом является руководитель организации.
В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). В графе 4 — дата и номер приказа об увольнении.
Учет и хранение трудовых книжек
Трудовые книжки ведущего менеджера и остальных сотрудников должны храниться в организации в сейфах или несгораемых шкафах. Для контроля за движением документов ведутся специальные журналы:
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — в ней регистрируются все поступившие и выданные трудовые книжки.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё — для учета бланков строгой отчетности.
Важно: все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации. Скрепление сургучной печатью или пломбой обязательно для книги учета движения, если это предусмотрено старыми правилами, однако на практике сейчас применяется стандартное прошивание с заверительной надписью руководителя.
Оформление трудовой книжки ведущего менеджера не содержит каких-либо эксклюзивных исключений по сравнению с рядовыми сотрудниками. Главное правило кадровика, строгое следование Инструкции № 69 и Правилам № 225, отсутствие самодеятельных сокращений и точное цитирование приказов и статей ТК РФ. Внимательность при внесении записей убережет компанию от штрафов со стороны трудовой инспекции, а самого ведущего менеджера, от проблем с подтверждением стажа в будущем.