Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника․ Несмотря на масштабный переход на цифровые форматы, бумажные носители продолжают использоваться в российском кадровом делопроизводстве․ В данной статье мы подробно разберем виды бланков трудовых книжек, правила их применения и особенности перехода на электронный учет․
Бумажные трудовые книжки: старый и новый образцы
В настоящее время в обороте находятся два основных типа бумажных бланков․ Важно понимать разницу между ними и знать правила их легитимности․
Бланки нового образца (с 2023 года)
С 1 января 2023 года в России введены в действие новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним․ Эти формы были обновлены в соответствии с актуальными требованиями законодательства․ Основным производителем данных бланков является компания «Гознак»․
Бланки старого образца
Многие работодатели задаются вопросом: что делать с запасами старых бланков, которые остались на складах? Согласно постановлению Правительства РФ от № 1250, трудовые книжки и вкладыши старого образца остаются действительными․ Их можно использовать без ограничения срока действия, если они уже имеются в наличии у работодателя․
Вкладыши в трудовую книжку
Вкладыш — это дополнительный бланк, который оформляется в случае, если все страницы основной трудовой книжки заполнены․
- Вкладыш оформляется по установленному образцу․
- Он прикрепляется к основной книжке․
- Правила заполнения вкладыша идентичны правилам заполнения основной трудовой книжки․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России начался глобальный переход на электронный формат учета трудовой деятельности․ Электронная трудовая книжка (ЭТК), это не физический документ, а цифровая запись в базе данных Социального фонда России (СФР)․
Ключевые особенности ЭТК:
- Работодатель подает сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудника в электронном виде․
- Сотрудник может получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или лично в СФР․
- Переход на ЭТК является добровольным для тех, у кого уже была бумажная книжка (по заявлению работника), но обязательным для новых сотрудников, впервые устраивающихся на работу в определенные периоды․
Сводная таблица видов учета трудовой деятельности
| Вид бланка/формата | Статус | Особенности |
|---|---|---|
| Бумажная (новый образец) | Действует | Введена с , выпускается Гознаком․ |
| Бумажная (старый образец) | Действует | Можно использовать до полного исчерпания запасов․ |
| Электронная (ЭТК) | Основной тренд | Сведения хранятся в цифровом реестре СФР․ |
Правила ведения и учета бланков
Работодатель несет ответственность за правильное хранение и учет всех бланков․ Согласно Порядку ведения трудовых книжек, необходимо вести два типа учета:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей: в ней фиксируется выдача книжки работнику и ее возврат при увольнении․
- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей: в ней учитываются все чистые (незаполненные) бланки, находящиеся в организации․
Важно: Учету подлежат не только уже заполненные документы работающих сотрудников, но и все пустые бланки, которые хранятся в отделе кадров․
Выбор бланка трудовой книжки сегодня зависит от того, какой формат выбрал работник и какие запасы документов имеются у работодателя․ Главное помнить: и старые, и новые бумажные бланки законны, однако общим вектором развития является переход на электронный документооборот, который упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами․