Дата публикации:  г.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и её виды
2. Нормативно‑правовая база (2026 г.)
3. Когда необходимо оформить трудовую книжку впервые
4. Какие документы нужны работнику и работодателю
5. Пошаговый процесс оформления (бумажная и электронная)
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и её виды

Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж‚ сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других изменениях в трудовой истории работника.

• Бумажная трудовая книжка (ТК-1) – традиционный вариант‚ который до 2026 г. использовался почти везде.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог‚ введён в 2022 г.‚ а с 1 января 2026 г. переходный период завершён‚ и почти все новые сотрудники получают ЭТК.

С 2026 года закон обязывает работодателя оформить только электронную трудовую книжку‚ если иное не предусмотрено коллективным договором или отраслевыми нормами.

Нормативно‑правовая база (2026 г.)

Основные акты‚ регулирующие оформление ТК:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)‚ ч. 4 ст. 62‑66.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (вступил в силу 1 янв. 2022 г.).
• Приказ Минтруда России от № П/2025‑1 «Об утверждении формы и порядка ведения электронной трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 1502 «О переходе на электронный формат трудовых книжек».

Согласно ч. 4 ст. 62 ТК РФ‚ работодатель обязан оформить трудовую книжку при заключении первого трудового договора и ввести её в электронную систему ОСФР в присутствии работника не позднее недели со дня приёма на работу.

Когда необходимо оформить трудовую книжку впервые

Трудовая книжка требуется в следующих случаях:

• При приёме на работу по трудовому договору (полный‚ частичный‚ срочный‚ проектный).
• При заключении гражданско‑правового договора‚ если в нём предусмотрено оформление ТК (редко‚ но возможно).
• При переводе сотрудника из одной организации в другую в рамках единой группы компаний – в этом случае ТК переносится в новую структуру‚ но оформляется заново в системе ЭТК.

Если работник уже имеет электронную ТК (например‚ получена в предыдущем месте работы)‚ её необходимо перенести в новую организацию через портал Госуслуг.

Какие документы нужны

Для работодателя

• Трудовой договор (копия‚ подписанная обеими сторонами).
• Заявление работника о выдаче (переводе) ЭТК (шаблон доступен на портале Госуслуг).
• Справка из ОСФР о наличии/отсутствии у работника ранее оформленной ТК.
• Печать организации (для бумажной ТК‚ если её всё ещё выдают в особых случаях).

Для работника

• Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
• СНИЛС.
• ИНН (по желанию‚ но рекомендуется).
• Заполненное заявление «О выдаче (переводе) электронной трудовой книжки».
• Если есть старая бумажная ТК – её необходимо сдать работодателю для переноса данных в ЭТК.

Пошаговый процесс оформления

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Подготовка документов. Работник собирает паспорт‚ СНИЛС‚ заявление. Работодатель готовит трудовой договор и проверяет отсутствие дублирующих записей в ОСФР.
2. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка». Работодатель входит в личный кабинет работодателя и выбирает пункт «Создать новую электронную ТК».
3. Ввод данных. В системе указываются:
   • ФИО‚ дата рождения‚ пол;
   • СНИЛС‚ ИНН;
   • Дата приёма на работу‚ должность‚ код ОКВЭД;
   • Сведения о работодателе (ИНН‚ ОКПО‚ адрес).
4. Подтверждение в присутствии работника. Работодатель выводит на экран данные‚ работник проверяет их и подтверждает подписью (электронная подпись или скан подписи).
5. Отправка в ОСФР. Система автоматически передаёт запись в ОСФР. Работнику на телефон (или e‑mail) приходит уведомление о создании ЭТК.
6. Получение доступа. Работник заходит в Личный кабинет Госуслуг‚ выбирает сервис «Электронная трудовая книжка» и видит свою новую запись.

Оформление бумажной трудовой книжки (исключительные случаи)

С 2026 года бумажную ТК могут выдавать только в следующих ситуациях:

• Работник отказывается от электронного варианта (закон допускает отказ в письменной форме).
• Отраслевые нормы (например‚ в некоторых государственных учреждениях) пока не перешли полностью на ЭТК.

1. Работодатель заполняет титульную страницу ТК-1: ФИО‚ дата рождения‚ место рождения‚ серия и номер паспорта‚ СНИЛС.
2. На титульной странице ставится печать организации и подпись ответственного лица.
3. В разделе «Запись о приёме на работу» указываются дата‚ должность‚ основание (трудовой договор)‚ код ОКВЭД.
4. ТК передаётся работнику в присутствии его (не позднее 7 календарных дней с даты приёма).
5. Работник хранит ТК в надёжном месте; при последующих изменениях запись вносится работодателем в присутствии работника.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника при вводе данных в ЭТК – система отклонит запись. Решение: всегда проверяйте наличие подписи (электронной или скан‑подписи) перед отправкой.
• Неправильный код ОКВЭД – может привести к ошибке в статистических отчётах. Решение: используйте справочник ОКВЭД‚ предоставляемый ФНС.
• Заполнение ТК без печати (для бумажного варианта) – запись считается недействительной. Решение: убедитесь‚ что печать организации стоит на титульной странице и в разделе «Запись о приёме».
• Слишком длительный срок передачи ТК (более недели) – нарушение ст. 62 ТК РФ. Решение: планируйте процесс так‚ чтобы ТК была передана в течение 7 дней.
• Неучёт предыдущих записей (если у работника уже есть ЭТК). Решение: запросите выписку из ОСФР и перенесите данные в новую запись‚ а старую отметьте как «переведено».

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне подписывать заявление о выдаче ЭТК?

Да. По закону работник обязан подать письменное (или электронное) заявление‚ подтверждающее согласие на ведение электронной трудовой книжки.

Можно ли получить бумажную ТК‚ если я не хочу электронную?

Да‚ но только в письменной форме с указанием причины отказа. Работодатель обязан оформить бумажную ТК и вести её в соответствии с ТК РФ.

Что делать‚ если в ЭТК указана неверная дата приёма на работу?

Работодатель в присутствии работника вносит исправление‚ подписывая запись о «корректировке» и указывая причину ошибки. После этого запись отправляется в ОСФР заново.

Как перенести данные из старой бумажной ТК в новую электронную?

Работодатель заполняет в системе ЭТК все записи из старой ТК‚ прикладывает скан‑копию оригинала и отмечает в системе‚ что данные перенесены. Работник подтверждает правильность записей своей подписью.

Где можно проверить‚ что моя ЭТК создана?

Войдите в Личный кабинет на портале Госуслуг и выберите сервис «Электронная трудовая книжка». Там будет отображена вся история трудовых записей.

Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году стало проще благодаря полному переходу на электронный формат. Главное – собрать необходимые документы‚ своевременно подать заявление и убедиться‚ что запись внесена в присутствии работника. При соблюдении указанных шагов вы избежите типичных ошибок и гарантируете корректное отражение своего трудового стажа в официальных реестрах.

Помните: трудовая книжка – ваш основной документ о трудовой истории‚ а её правильное оформление защищает ваши права и упрощает получение социальных выплат‚ пенсионных начислений и других государственных льгот.