Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное оформление критически важно для расчёта пенсии, получения пособий и подтверждения опыта работы. В статье разберём, как сегодня оформляется этот документ в России с учётом перехода на электронный формат.
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:
- Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Бумажная трудовая книжка (БТК) продолжает выдаваться работнику по его первому требованию, особенно если она нужна для оформления пенсии или иных выплат.
- Оба формата имеют одинаковую юридическую силу.
Бумажная трудовая книжка (БТК)
Оформляется при первом трудоустройстве. Работодатель обязан:
- Приобрести бланк ТК установленного образца (за счёт средств организации).
- Заполнить титульный лист: ФИО, дата рождения, данные паспорта, сведения об образовании.
- Внести запись о приёме на работу (на основании трудового договора): дата, наименование должности, подпись руководителя и печать организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Сведения вносятся в единую государственную информационную систему (ЕГИС ТК). Работник может:
- Получить выписку из ЭТК на бумажном носителе по запросу.
- Управлять данными через личный кабинет на портале Госуслуг.
Важно: При увольнении работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести сведения об этом в ЭТК. Если работник хочет получить бумажный дубликат, он должен подать письменное заявление.
Порядок оформления при приёме на работу
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 320н):
Если трудовая книжка у работника уже есть (бумажная)
- Работник предъявляет свою ТК работодателю.
- Работодатель делает первую запись о приёме на работу, указывая полное наименование организации, дату, должность, основание (номер и дата трудового договора).
- Запись завершается подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров) и печатью организации.
- ТК возвращается работнику.
Если трудовая книжки нет (первое место работы)
- Работодатель обязан выдать работнику новую бумажную ТК.
- Одновременно с этим работодатель обязан создать запись в электронной трудовой книжке (если работник не отказался от неё);
- Если работник отказывается от ЭТК, это фиксируется письменно;
Особый случай: граждане иностранных государств
Если у иностранного гражданина (например, из Узбекистана) нет бумажной трудовой книжки, работодатель:
- Оформляет запись в электронной трудовой книжке (обязательно).
- По письменному заявлению работника может выдать ему бумажную ТК.
Оформление записей в трудовой книжке
Записи должны быть:
- Чёткими и разборчивыми (не допускается использование карандаша).
- Полными: дата (число, месяц, год), точное наименование организации (без сокращений, если это возможно), должность, основание (номер приказа/договора).
- Своевременными: запись о приёме, в день фактического допуска к работе; запись об увольнении, в день подписания приказа об увольнении.
Запрещено:
- Вносить исправления, помарки, зачёркивания.
- Оставлять пустые строки.
- Использовать разные чернила в одной записи.
Дубликат трудовой книжки: как оформить с 2024 года
С 1 января 2024 года вступил в силу новый Порядок выдачи дубликата трудовой книжки (с изменениями, сообщёнными Минтрудом Беларуси, но аналогичные принципы действуют и в РФ).
Когда выдают дубликат?
- При утере, порче или уничтожении оригинальной ТК.
- Если в ТК есть неправильные или неполные записи, которые невозможно исправить.
Порядок действий:
- Подача заявления. Работник пирует заявление на имя руководителя организации (по последнему месту работы) с просьбой выдать дубликат.
- Сбор документов. К заявлению прилагаются:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность (выписки из приказов, трудовых договоров, свидетели и т.д.).
- Рассмотрение. Работодатель проверяет представленные сведения, запрашивает данные в архиве или у предыдущих работодателей (при необходимости).
- Оформление дубликата. Дубликат оформляется на новом бланке ТК. Все записи переносятся со ссылкой на оригинал. Запись о выдаче дубликата делается в конце книги.
- Выдача. Дубликат выдаётся работнику под расписку. Оригинал (если найден) аннулируется.
Срок оформления: По общему правилу, не более 30 календарных дней с момента подачи заявления, если требуется архивная проверка.
Хранение и ответственность
- Работник обязан хранить ТК в надёжном месте. При увольнении ТК выдаётся ему на руки.
- Работодатель обязан хранить основные сведения о трудовой деятельности (в т.ч. в электронном виде) не менее 75 лет (ст; 322 ТК РФ).
- За неправильное оформление, утрату или порчу ТК работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф).
Оформление трудовой книжки, это строго регламентированный процесс. Ключевые правила:
- Записи должны быть точными, полными и своевременными.
- С 2026 года основной формат — электронный, но бумажная ТК по-прежнему актуальна и выдаётся по требованию.
- При утере или порче оформляется дубликат по установленному порядку.
- И работник, и работодатель несут ответственность за сохранность и достоверность данных в ТК.
Всегда уточняйте актуальные редакции нормативных актов (в первую очередь, Приказ Минтруда № 320н и Постановление Правительства РФ об ЭТК), так как законодательство в этой сфере активно развивается.
Статья составлена на основе анализа информации от 22 мая 2026 года. Учитывайте возможные изменения в законодательстве.