Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.
Согласно ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) трудовая книжка является обязательным свидетельством о трудовом стаже и используется при расчёте пенсионных прав, выплате компенсаций, а также при трудоустройстве на новую работу.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 и ст. 66.1 – определяют форму, порядок ведения и обязательность трудовой книжки.
• Федеральный закон № 197‑ФЗ от (ТК РФ) с последними изменениями (2022‑2026 гг.) – регламентирует переход к электронному формату.
• Приказы Минтруда РФ и ПФР – правила заполнения, порядок передачи данных в электронный реестр.

Виды трудовых книжек в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, печатаемый на фирменных бланках установленного образца. Ведётся работодателем в соответствии со ст. 66 ТК РФ. В 2026 году бумажный вариант всё ещё допускается, но:

• Если работник подал заявление о замене на электронную, возврат к бумажному формату невозможен (Банки.ру, 2026‑01‑17).
• Если заявление не подано, работодатель обязан вести старый документ до момента официального перехода.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой аналог бумажной формы, представляющий собой единую базу данных, в которой хранится история карьерного пути сотрудника.

• С 1 января 2020 года любой работающий гражданин может оформить ЭТК (Департамент труда и соцзащиты Москвы).
• С 2022 года переход на электронные трудовые книжки полностью завершён – все работодатели обязаны вести сведения в электронном виде (Электронная трудовая книжка: правила ведения и заполнения, 2025‑08‑12).
• Данные ЭТК хранятся в информационных ресурсах ПФР и доступны через личный кабинет на портале Госуслуг.

Как оформить трудовую книжку

Бумажный вариант

1. Работодатель получает бланк установленного образца в органах исполнительной власти (отдел кадров, центр занятости).
2. На ьном листе указываются: ФИО, дата рождения, пол, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС.
3. После первого приёма на работу в книжку вносятся сведения о дате и месте трудоустройства, наименовании организации, её ИНН/ОГРН, должности и основании приёма (трудовой договор, приказ).
4. При каждом изменении (перевод, повышение, увольнение) вносятся новые записи в соответствии с установленными формами.

Электронный вариант

1. Работник регистрируется в личном кабинете на портале Госуслуги (или в мобильном приложении).
2. Заполняет персональные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН) и подтверждает личность через видеовстречу или СМС‑код.
3. Работодатель, получив доступ к системе ПФР, вносит запись о приёме на работу через электронный сервис «Электронная трудовая книжка».
4. Все последующие изменения (переводы, повышения, увольнения) вносятся работодателем в том же сервисе – запись появляется автоматически в личном кабинете работника.

Что именно фиксируется в трудовой книжке

В соответствии со ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Дата и место приёма на работу, наименование организации‑работодателя, её ИНН/ОГРН.
• Должность, разряд, тарифная ставка (при наличии).
• Основание приёма (трудовой договор, приказ, решение суда).
• Переводы на другую должность, изменения условий труда.
• Дата увольнения, причина увольнения, ссылка на приказ об увольнении.
• Сведения о периодах отпуска, командировок, обучения (по желанию работодателя).
• Для ЭТК – дополнительные данные о прохождении аттестаций, полученных квалификационных сертификатах, а также сведения о начислениях в пенсионный фонд.

Права и обязанности сторон

Работника

• Иметь трудовую книжку (бумажную или электронную) с полными и достоверными записями.
• Контролировать правильность внесения данных и требовать исправления ошибок.
• Иметь право выбрать форму ведения (бумажную или электронную) до момента подачи заявления о замене.
• При увольнении получить запись об увольнении и подпись работодателя (для бумажного варианта).

Работодателя

• Вести трудовую книжку в соответствии с требованиями ст. 66 и 66.1 ТК РФ.
• Своевременно вносить все изменения (не позднее 3 рабочих дней после события).
• Обеспечить работнику возможность ознакомиться с записью и получить подпись (для бумажного варианта).
• Сохранять электронные записи в информационных ресурсах ПФР и предоставлять доступ работнику через Госуслуги.
• При переходе с бумажного на электронный формат оформить заявление работника и передать данные в ПФР.

Переход от бумажной к электронной трудовой книжке

С 2022 года переход завершён, однако в практике остаются отдельные случаи, когда работник сохраняет бумажный документ. Процедура перехода выглядит так:

1. Работник подаёт письменное заявление о замене бумажной книжки на электронную.
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись о замене в ЭТК и передаёт сведения в ПФР.
3. Бумажный документ изымается у работника и уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения.
4. После завершения процедуры работник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг.

Если работник не подал заявление, работодатель продолжает вести бумажный документ (Банки.ру, 2026‑01‑17).

Какие последствия при отсутствии или неправильном ведении трудовой книжки

• Трудовая книжка является обязательным документом при расчёте пенсионных прав – отсутствие записей может привести к недополучению пенсии.
• Неправильные или неполные записи могут стать основанием для отказа в выплате компенсаций при увольнении.
• Трудовая инспекция имеет право проверять правильность ведения книжки и налагать штрафы на работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для работника отсутствие трудовой книжки усложняет процесс трудоустройства в новую организацию, так как работодатели запрашивают подтверждение стажа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Нет. По закону работник может выбрать только один способ ведения. После подачи заявления о замене переход необратим.

Как проверить, что сведения в ЭТК актуальны?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги → раздел «Электронная трудовая книжка». Там отображаются все записи, даты и подписи работодателя.

Что делать, если в бумажной трудовой книжке допущена ошибка?

Работодатель вносит исправление в виде дополнительной записи с указанием причины исправления, даты и подписи. В ЭТК ошибка исправляется непосредственно в системе, а в журнале изменений сохраняется запись о корректировке.

Можно ли получить копию электронной трудовой книжки в бумажном виде?

Да. Через портал Госуслуги можно сформировать и распечатать официальную выписку из ЭТК, которая имеет юридическую силу.

Трудовая книжка РФ – ключевой документ, фиксирующий трудовую историю и стаж работника. С 2022 года все работодатели обязаны вести её в электронном виде, однако бумажный вариант остаётся доступным для тех, кто не подал заявление о переходе. Правильное ведение книжки гарантирует работнику защиту прав при расчёте пенсии, выплате компенсаций и поиске новой работы, а работодателю – соблюдение требований законодательства.

Источник информации: Банки.ру (2026‑01‑17), КонсультантПлюс (2022‑11‑11), Портал «Электронная трудовая книжка» (2025‑08‑12), официальные документы Трудового кодекса РФ, портал Госуслуги (2026‑05‑13).