Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся все значимые события профессиональной жизни: приём на работу, переводы, увольнения, повышения, награды и т.д. Ниже представлен подробный список записей, которые могут быть внесены в трудовую книжку, а также рекомендации по их правильному оформлению;
Что такое трудовая книжка
Трудовая книжка – это документ, в котором документально зафиксированы все изменения в трудовой деятельности сотрудника. Она служит подтверждением опыта работы, стажа для назначения пенсии и получения социальных выплат.
Основные виды записей в трудовую книжку
- Приём на работу – указание даты приёма, наименования организации, должности, подразделения и порядка приёма (по трудовому договору, по конкурсу и т.д.).
- Перевод на другую работу – изменение должности, структурного подразделения или условий труда (с указанием даты и основания).
- Повышение по службе – запись о присвоении более высокой квалификации, звания или разряда.
- Увольнение – указание даты увольнения, основания (по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение штата и т.д.) и формулировки, предусмотренные ТК РФ.
- Награды и поощрения – внесение сведений о награждении почетной грамотой, благодарностью, премией, званием «Ветеран труда» и др.
- Обучение и повышение квалификации – запись о прохождении курсов, семинаров, получении сертификатов или учёной степени, если это связано с трудовой деятельностью.
- Изменение реквизитов организации – при переименовании, реорганизации или смене ИНН/КПП работодателя вносятся соответствующие сведения.
- Военная служба – при прохождении службы по призыву или по контракту делается запись о периоде службы и звании.
Как правильно оформлять записи
- Запись делается черными чернилами (или печатным способом) без сокращений, за исключением общепринятых.
- В начале строки указывается номер записи (последовательно).
- Далее пишется дата события в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Затем указывается наименование организации (полное, как в учредительных документах).
- Следует должность, структурное подразделение и вид деятельности (если требуется).
- В конце записывается основание (приказ, распоряжение, договор и т.д.) с указанием его номера и даты.
- Запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
Особенности внесения записей о наградах и поощрениях
Согласно разъяснениям Минтруда России (письмо от 20 ноября 2024 г. № 14‑6/10/ООГ), запись о награждении почетной грамотой вносится в трудовую книжку только если награда связана с трудовыми заслугами сотрудника. Оформление производится аналогично обычной записи, но в графе «Основание» указывается номер и дата приказа о награждении.
Что делать при утере или повреждении трудовой книжки
- Сотрудник должен немедленно сообщить об утере работодателю.
- Работодатель выдает дубликат трудовой книжки на основании заявления и справки о стаже (из архива или ПФР).
- В дубликате делается отметка «Дубликат» и указывается дата выдачи.
- Все предыдущие записи переносятся из оригинала (если он сохранился частично) или восстанавливаются по документам (приказы, трудовые договоры, выписки из ПФР).
Практические рекомендации для кадровых служб
- Вести журнал учета трудовых книжек (номер, ФИО, дата выдачи, дата возврата).
- Периодически проводить сверку данных в книжках с данными в кадровом учете (приказы, личные дела).
- Обеспечивать хранение трудовых книжек в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, защита от света и влаги).
- При переходе на электронный формат (СЗВ‑ТД) сохранять бумажные экземпляры до момента их официальной аннулирования.
- Обучать сотрудников отдела кадров правилам внесения записей, используя актуальные нормативные акты и разъяснения ведомств.
Список записей в трудовую книжку охватывает весь спектр событий профессиональной жизни сотрудника. Правильное и своевременное внесение этих записей гарантирует юридическую защиту прав работника, упрощает процесс подтверждения стажа и способствует прозрачности кадрового учета. Надеемся, представленный выше материал поможет специалистам отдела кадров избежать типичных ошибок и вести трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством.
Информация актуальна на 13:19:54 (по данным из открытых источников).