Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Для водителя‑экспедитора она имеет свои нюансы, связанные с особенностями профессии, требованиями к квалификации и порядком оформления записей о работе. Ниже подробно рассмотрены все этапы работы с трудовой книжкой водителя‑экспедитора: от первичного оформления до хранения и восстановления.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна водителю‑экспедитору?

Трудовая книжка служит:

• документальным подтверждением стажа работы (включая периоды, дающие право на пенсию и социальные выплаты);
• основой для формирования сведений о трудовой деятельности в ПФР и ФСС;
• доказательством профессионального опыта при приёме на новую работу, повышении квалификации или получении дополнительных допусков (например, к перевозке опасных грузов).

Для водителя‑экспедитора особенно важно, чтобы в книжке отражались не только наименования должностей, но и фактически выполняемые трудовые функции (перевозка грузов, оформление сопроводительных документов, контроль за сохранностью груза и т.д.). Это позволяет избежать споров при назначении пенсии или при подтверждении стажа для получения льгот.

Первичное оформление трудовой книжки

Если водитель‑экспедитор устраивается на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем. В этом случае необходимо:

1. Получить от сотрудника паспорт, СНИЛС и, при наличии, военный билет.
2. Заполнить ьный лист: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, профессия (по ОКЗ – например, 8332 Водители грузового транспорта или 8322 Водители легковых автомобилей, такси и фургонов).
3. Сделать первую запись о приёме на работу: дата приёма, наименование организации, структурное подразделение, должность (водитель‑экспедитор), основание (приказ № … от …).

Если трудовая книжка уже велась ранее, новая запись делается в соответствии с действующими правилами (см. раздел 3).

Как правильно вносить записи о работе водителя‑экспедитора

Записи в трудовой книжке делаются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 225 и инструкцией по заполнению трудовых книжек. Основные требования:

• Запись производится чёрной или синей пастой, разборчивым почерком.
• В графе «Дата» указывается день, месяц и год приёма/увольнения.
• В графе «Наименование организации» – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
• В графе «Должность, профессия, специальность» – указывается фактически выполняемая трудовая функция. Для водителя‑экспедитора допустимы варианты:
• Водитель‑экспедитор (грузового транспорта);
• Водитель‑экспедитор (легкового автомобиля);
• Водитель‑экспедитор (автобуса) – при перевозке пассажиров с грузом.
• В графе «Основание» – номер и дата приказа о приёме/увольнении, либо номер трудового договора.
• При увольнении дополнительно указывается причина (по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение трудовой дисциплины и т.д.).

Важно помнить, что при заполнении графы 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) следует ориентироваться именно на фактическую работу, а не на наименование должности. Поэтому, если водитель‑экспедитор фактически выполняет функции грузчика или логиста, в трудовой книжке можно отразить соответствующую профессию по ОКЗ, а в ЕФС-1 указать код, соответствующий реальным обязанностям.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Для водителя‑экспедитора это означает:

• Сведения о приёме, переводах и увольнениях передаются работодателем в ПФР через СМЭВ.
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через МФЦ.
• При приёме на работу впервые работодатель обязан самостоятельно создать запись в ЭТК, если у сотрудника её ещё нет.
• Плюсы ЭТК: отсутствие риска потери документа, оперативное обновление данных, возможность быстрой проверки стажа работодателем и ПФР.

Если водитель‑экспедитор предпочитает вести бумажную трудовую книжку, он имеет право на это, но должен informировать работодателя о своём выборе.

Хранение и защита трудовой книжки

Трудовая книжка считается личным документом сотрудника. Работодатель обязан:

• Хранить книжку в условиях, исключающих повреждение (пожар, влага, механические повреждения). Обычно используется металлический шкаф или сейф с ограниченным доступом.
• Обеспечить конфиденциальность: доступ к книжке имеют только уполномоченные лица (кадровик, руководитель, сам сотрудник по требованию).
• При выдаче книжки сотруднику (например, для предъявления новому работодателю) оформлять расписку о получении.

В случае утраты или повреждения трудовой книжки водитель‑экспедитор должен:

1. Составить заявление о утере (или порче) и подать его в отдел кадров текущего работодателя.
2. Получить справку о стаже и местах работы от предыдущих работодателей (можно запросить через ПФР).
3. Оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с инструкцией по восстановлению документов (заполняется новый бланк, вносятся все известные записи, ставится отметка «Дубликат»).

Особенности, связанные с профессией водителя‑экспедитора

Водитель‑экспедитор часто совмещает функции водителя и логиста. Это влияет на оформление трудовой книжки следующим образом:

• Совмещение должностей. Если сотрудник официально оформлен как водитель‑экспедитор, но фактически выполняет также функции диспетчера или кладовщика, в трудовой книжке можно сделать две записи: одна – основная (водитель‑экспедитор), другая – внутреннее совмещение (например, «Диспетчер по перевозкам»). При этом каждая запись должна иметь своё основание (приказ о совмещении).
• Переподготовка и повышение квалификации. При прохождении курсов по ADR, обучению работе с тахографом или получении категории «В»/«С»/«Д» в трудовой книжке делается запись о повышении квалификации (указывается название курса, количество часов, документ об окончании).
• Водительский стаж и спецстаж. Для расчёта пенсии по выслуге лет (например, для водителей грузового транспорта) важен именно стаж работы в качестве водителя. Поэтому в трудовой книжке необходимо чётко разделять периоды работы водителем‑экспедитором и периоды, когда сотрудник выполнял исключительно административные функции.

Практический пример записи в трудовой книжке водителя‑экспедитора

Пример записи о приёме на работу:

2026.05.10 ООО «ТрансЛогистика» Водитель‑экспедитор (грузового транспорта) Приказ № 45 от

Пример записи об увольнении:
2026.11.30 ООО «ТрансЛогистика» Водитель‑экспедитор (грузового транспорта) Уволен по собственному желанию Приказ № 112 от

Пример записи о повышении квалификации:
2026.09.15 Курсы «Перевозка опасных грузов (ADR)» 72 часа Сертификат № ADR‑2026‑0456 Приказ № 78 от

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если работа выполнена по договору ГПХ? Нет. Трудовая книжка ведётся только при трудовых отношениях (трудовой договор). При гражданско‑правовом договоре запись не делается, но период работы можно подтвердить иным способом (договор, акты сдачи‑приёмки работы).
Можно ли в одной записи указать несколько должностей? Нет. Каждая строка трудовой книжки соответствует одной должности (или одной профессии). Если требуется отразить совмещение, оформляются две отдельные записи.
Как быть, если работодатель не ведёт трудовую книжку? Работодатель обязан вести трудовую книжку для всех сотрудников, у которых есть трудовой договор. Нарушение влечёт административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
Нужно ли заверять запись печатью организации? Да. После внесения записи ставится подпись ответственного лица (кадровика, руководителя) и печать организации.

Трудовая книжка водителя‑экспедитора – важный инструмент подтверждения профессионального опыта и стажа работы. Правильное ведение документа позволяет избежать проблем при назначении пенсии, получении социальных выплат и при приёме на новую работу. Следует помнить о необходимости отражать фактически выполняемые трудовые функции, использовать актуальные коды ОКЗ, соблюдать порядок внесения записей и хранения документа, а также учитывать особенности электронной трудовой книжки. При соблюдении всех требований трудовая книжка станет надёжным «паспортом» профессиональной жизни водителя‑экспедитора.