Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. При приеме сотрудника на временной основе (по срочному трудовому договору) у кадровых специалистов часто возникают вопросы: как правильно оформить такой документ, нужно ли вносить записи и как быть с новыми электронными форматами? В этой статье мы подробно разберем все нюансы, связанные с трудовой книжкой временно принятого работника.

Цифровизация и электронные трудовые книжки (ЭТК)

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа, электронная трудовая книжка (ЭТК).

Важно: С 2021 года при приеме на работу специалистов по кадрам обязали формировать только электронные трудовые книжки для тех сотрудников, которые устраиваются на работу впервые. Бумажный вариант для них больше не заводится.

Однако бумажная трудовая книжка не отменена полностью. Если сотрудник до 2021 года уже имел бумажный документ и не подал заявление о переходе исключительно на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести оба формата параллельно (и бумажный, и электронный). Это правило в полной мере распространяется и на временно принятых работников.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

При приеме нового сотрудника, в т.ч. и по срочному договору, работодателю необходимо выяснить, в каком формате ведется его трудовая книжка. Как подтвердить наличие у работника ЭТК?

• Сведения от самого работника: сотрудник предоставляет выписку из СФР (ранее ПФР) или сведения о состоянии лицевого счета через портал Госуслуг.
• Данные от предыдущего работодателя: при увольнении предыдущий работодатель выдает работнику форму СТД-Р, которая подтверждает выбор электронного формата.
• Отсутствие бумажной книжки у впервые трудоустраиваемого: если человек впервые устраивается на работу после 2021 года, ему автоматически оформляется ЭТК.

Оформление временно принятого работника

Временно принятый работник — это сотрудник, с которым заключен срочный трудовой договор (на время декретного отпуска основного сотрудника, на сезонные работы или для выполнения конкретного проекта). В отношении его трудовой книжки действуют следующие правила:

1. Предоставление документа: Если работник трудоустраивается не впервые и ведет бумажную трудовую книжку, он обязан предоставить её работодателю. Работодатель вносит запись о приеме на работу.
2. Запись о приеме: В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]». В графе 4 обязательно делается ссылка на приказ о приеме на работу.
3. Указание на срочность: Обратите внимание, что в трудовой книжке не делается отметка о том, что договор является срочным. Запись о приеме выглядит стандартно, как и при бессрочном договоре. Срочность фиксируется только в самом трудовом договоре и приказе.

Увольнение временного сотрудника: дата и расчет

Один из самых частых вопросов в кадровом деле — о дате увольнения сотрудника, принятого по срочному трудовому договору. Срок действия договора истекает в конкретный день, и именно этот день считается днем увольнения.

Что делать, если последний день работы выходной?

Какого числа должен быть произведен расчет с сотрудником, если последний день работы выходной (например, воскресенье)?

Согласно Трудовому кодексу РФ, если последний день срока трудового договора приходится на нерабочий выходной или праздничный день, то днем увольнения считается ближайший следующий за ним рабочий день. То есть, если срок договора истекает в воскресенье, сотрудник будет уволен в понедельник. В этот же день ему должны быть выплачены все причитающиеся суммы и выданы документы.

Запись об увольнении в трудовой книжке

При увольнении временного сотрудника в бумажную трудовую книжку вносится запись в следующем порядке:

• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата увольнения (с учетом правила переноса с выходного дня, если это применимо).
• В графе 3 делается запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В графе 4 проставляется ссылка на приказ об увольнении и его дата.

При увольнении сотрудника с ЭТК работодатель обязан не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении, передать отчетность в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1.

Оформление трудовой книжки временно принятого работника требует внимательности, особенно в части соблюдения сроков и учета выходных дней при увольнении. Переход на электронные трудовые книжки добавил кадровикам ответственности: теперь необходимо вести двойной учет для тех, кто сохранил бумажный вариант, и своевременно сдавать электронную отчетность. Главное — помнить, что срочность договора в самой трудовой книжке не отражается, а все формальности должны строго соответствовать действующему трудовому законодательству.