Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным для многих сотрудников и работодателей. Ведение этого документа требует строгого соблюдения законодательства, поэтому важно понимать его структуру. В этой статье мы подробно разберем все разделы трудовой книжки и правила их заполнения.
Титульный лист
Титульный лист содержит основные сведения о работнике. Заполняется он при первичном оформлении документа и должен быть подписан владельцем и лицом, ответственным за выдачу трудовой книжки (с указанием печати организации или кадровика).
На титульном листе размещается следующая информация:
- Фамилия, имя, отчество, вносятся полностью, без сокращений, строго на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
- Дата рождения — указывается арабскими цифрами (например, 21 мая 2026 года будет выглядеть как ).
- Образование, указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) на основании диплома или аттестата.
- Профессия, специальность — вносится на основании документа об образовании.
Вкладыши в трудовую книжку
Отдельного внимания заслуживает оформление вкладышей. Если в трудовой книжке заканчивается свободное место (например, в разделе сведений о работе), оформляется вкладыш. Он ведется только в дополнение к основной трудовой книжке и без нее недействителен.
Важно помнить: запись о втором и последующем вкладыше нужно обязательно внести на титульный лист основной трудовой книжки. В случае если на титульном листе отсутствует место для штампа о выдаче вкладыша, штамп ставится на внутренней стороне обложки трудовой книжки. При этом каждый вкладыш имеет свой отдельный номер и серию. Бланки и вкладыши бумажных трудовых книжек, которые еще ведут работодатели, сможет выпускать только компания Гознак.
Сведения о работе
Это самый объемный раздел трудовой книжки, состоящий из граф:
- Графа 1 — порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2 — дата приема на работу или перевода (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3 — наименование организации, а также сведения о работе (должность, профессия, квалификация, структурное подразделение). Здесь же делаются записи о переводах, увольнении и основаниях для этих действий.
- Графа 4, ссылка на документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение работодателя, дата и номер).
При увольнении работника все записи, внесенные в этот раздел за время его работы у данного работодателя, заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Сведения о награждениях
Этот раздел предназначен для фиксации государственных наград, почетных грамот, нагрудных знаков и других поощрений за трудовые заслуги. Структура граф аналогична разделу «Сведения о работе»:
- Графа 1 — номер записи.
- Графа 2 — дата награждения.
- Графа 3 — кто наградил (наименование организации) и за что (вид награды).
- Графа 4 — реквизиты приказа о награждении.
Обратите внимание: в этот раздел не вносятся записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе.
Сведения о семейном положении
Этот раздел располагается на внутренней стороне обложки трудовой книжки. В нем делаются отметки об изменении фамилии, имени или отчества работника (например, при вступлении в брак). Запись производится со ссылкой на соответствующий документ (свидетельство о браке, паспорт) и заверяется подписью кадровика и печатью организации.
Дубликат трудовой книжки
В случае утери, порчи или утраты документа (например, сотрудник предоставил при приеме на работу оригинал трудовой книжки и дубликат, или документ был утерян работодателем), оформляется дубликат. В него вносятся:
- Сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю (на основании подтверждающих документов или справок).
- Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.
На титульном листе дубликата в правом верхнем углу ставится штамп или делается надпись «Дубликат».
Знание структуры и правил заполнения разделов трудовой книжки — обязательное требование для специалистов кадровых служб. От корректности внесенных записей зависит не только стаж работника, но и размер его будущей пенсии. Несмотря на развитие цифровых технологий и внедрение электронного документооборота, бумажная трудовая книжка остается важным юридическим документом, требующим аккуратного и внимательного отношения.