Трудовая книжка – это один из самых важных документов, подтверждающих стаж работы и квалификацию сотрудника. В России она имеет юридическую силу и обязана храниться в течение 30 лет после увольнения. С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что изменило правила выдачи и хранения этого документа. Ниже мы подробно разберём, когда и как можно выдать трудовую книжку работнику, учитывая как традиционный, так и электронный формат.

Выдача при приёме на работу

Приём на работу – первый момент, когда работник получает свой первый экземпляр трудовой книжки. Это обязательное действие, предусмотренное Трудовым кодексом РФ.

• Если работник уже имеет трудовую книжку, работодатель обязан внести запись о приёме.
• Если работник впервые получает трудовую книжку, работодатель выдает новый экземпляр и подписывает его.

В случае перехода на электронный формат, работодатель предоставляет работнику доступ к его электронной трудовой книжке (ЭТК) через портал «Электронные документы» или приложение «Мой персональный кабинет».

Выдача при увольнении

После завершения трудового договора работник имеет право получить копию своей трудовой книжки. Это необходимо для оформления пенсионных прав, получения пособий и подтверждения стажа.

• При увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срока трудового договора, по сокращению штата и в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом.
• Работодатель обязан предоставить работнику копию трудовой книжки в течение 30 дней с даты увольнения.

Если работник пользуется электронной трудовой книжкой, он получает доступ к полной истории работы через портал. При необходимости можно запросить печатную копию, которую выдаст работодатель.

Выдача по запросу работника в любой момент

Работник имеет право запросить копию трудовой книжки в любой момент, даже если он ещё находится в компании. Это особенно важно при смене работодателя, оформлении кредита или при участии в конкурсах.

• Запрос оформляется в письменной форме и подаётся в отдел кадров.
• Работодатель обязан выдать копию в течение 30 дней с момента получения запроса.

Особенности выдачи в переходный период (до 1 января 2026 г.)

Переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершился 1 января 2026 г. До этой даты работодатель мог использовать как бумажные, так и электронные формы.

• Если работник уже имел бумажную трудовую книжку, работодатель мог продолжать вести записи в ней, но также мог начать вести электронный журнал.
• После окончания переходного периода все новые записи в трудовой книжке должны осуществляться в электронном виде.
• Бумажные экземпляры, выданные до 1 января 2026 г., остаются действительными, но не могут быть дополнены новыми записями.

Хранение и срок действия трудовой книжки

Трудовая книжка должна храниться в течение 30 лет после увольнения. После этого срока она считается недействительной, но может быть использована как доказательство стажа при необходимости.

• Бумажная трудовая книжка хранится в личном кабинете сотрудника и может быть передана в архив компании.
• Электронная трудовая книжка хранится в облаке и доступна через портал «Мой персональный кабинет».

Практические рекомендации для работодателя

1. Убедитесь, что у вас есть актуальная информация о статусе трудовой книжки сотрудника (бумажная или электронная).
2. Регулярно обновляйте записи в трудовой книжке, особенно при изменении должности, зарплаты, режима работы.
3. Обеспечьте доступ сотруднику к его трудовой книжке через портал «Мой персональный кабинет».
4. Соблюдайте сроки выдачи копий трудовой книжки по запросу сотрудника.
5. Храните бумажные экземпляры в безопасном месте и обеспечьте резервное копирование электронных данных.

Практические рекомендации для работника

• Проверяйте наличие и правильность записей в трудовой книжке при приёме на работу.
• Запрашивайте копию трудовой книжки при смене работодателя, оформлении кредита, пенсионных выплатах.
• Сохраняйте электронный доступ к своей трудовой книжке и регулярно проверяйте её актуальность;
• Если обнаружите ошибки, незамедлительно сообщите работодателю для исправления.

Выдача трудовой книжки – это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий трудовые отношения. С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 г. правила стали более гибкими, но при этом сохраняют юридическую силу. Работодатель обязан выдавать трудовую книжку при приёме и увольнении, а работник имеет право на её копию в любой момент. Соблюдение сроков и правильное ведение записей гарантирует защиту прав обеих сторон и упрощает процесс оформления пенсионных и иных социальных выплат.