Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату‚ многие работники по‑прежнему нуждаются в получении бумажного оригинала на руки (например‚ для оформления кредита‚ получения визы‚ подтверждения стажа при устройстве на новую работу). Ниже подробно рассмотрены правовые основания‚ процедура выдачи‚ необходимые документы и практические советы для работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек‚ а также право работника выбрать форму ведения (бумажную или электронную).
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требует сохранности первичных документов‚ в т.ч. трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – устанавливает порядок выдачи и возврата документа.
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы заявления о выдаче трудовой книжки на руки» (рекомендованный образец).

С 1 января 2022 года все newly hired работники получают электронную трудовую книжку (ЭТК) по умолчанию‚ однако бумажный вариант остаётся действительным и может быть выдан по заявлению сотрудника.

Когда можно выдать трудовую книжку на руки?

Согласно разъяснениям контролирующих органов и судебной практики‚ выдача оригинала трудовой книжки допускается в следующих случаях:

1. При увольнении – обязательная выдача в день расчёта (или не позднее следующего рабочего дня).
2. По заявлению работника в период работы – если сотрудник нуждается в документе для внешних целей (кредит‚ виза‚ пособие и т.п.).
3. При переходе на электронную трудовую книжку – работодатель выдаёт бумажный оригинал на руки и освобождается от ответственности за его дальнейшее хранение.
4. При восстановлении утерянной или повреждённой книжки – после подачи заявления о выдаче дубликата.

Важно: не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки на руки (или сообщить о невозможности выдачи и указать причины).

Порядок действий работодателя

Приём заявления

Заявление на выдачу трудовой книжки составляется в произвольной форме‚ но должно содержать:

• Ф.И.О. сотрудника;
• Должность и структурное подразделение;
• Просьбу выдать оригинал трудовой книжки на руки;
• Причину выдачи (например‚ «для подачи заявления на ипотечный кредит»);
• Дата и подпись заявителя.

Пример заявления (можно оформить как обычный текстовый документ):

[Наименование организации]
[ФИО руководителя]

Заявление
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в должности инженер‑конструктор отдела проектирования‚ прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки для подачи заявления на ипотечный кредит в банке «Дом‑Кредит».

Подпись: _____________

Подготовка к выдаче

1. Сделать ксерокопию (или скан) трудовой книжки для внутреннего учёта.
2. Подготовить расписку о получении трудовой книжки на руки (см. образец ниже).
3. Проверить актуальность записей (все записи должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации).
4. Убедиться‚ что нет ограничений на выдачу (например‚ книжка находится в процессе восстановления).

Выдача и оформление расписки

При передаче оригинала работнику необходимо:

• Попросить сотрудника расписаться в получении документа;
• Взять расписку и хранить её в личном деле сотрудника (или в отдельном журнале выдачи трудовых книжек) в течение всего срока хранения трудовых книжек (50 лет).

Образец расписки о получении трудовой книжки на руки:

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт № 1234 567890‚ выдан ОВД г. Москвы ‚ подтверждаю‚ что получил(а) на руки оригинал трудовой книжки № ТК‑2025‑00123‚ выданную организацией «ООО «ТехноСтрой»» .

Дата получения: 
Подпись: _____________

Срок возврата (если требуется)

Если трудовая книжка выдаётся временно (например‚ для подачи документов в государственный орган)‚ работник обязан вернуть её не позднее трёх рабочих дней после получения нужной справки или документа. Возврат оформляется аналогичной распиской о возврате.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С г. все newly hired сотрудники получают ЭТК по умолчанию. Однако сотрудник может:

• Остаться на бумажном варианте (подать заявление о сохранении бумажной книжки);
• Перейти с бумажной на электронную (подать заявление о переходе на ЭТК);
• Вернуться к бумажному варианту после перехода на электронную – не предусмотрено законодательством (обратный переход невозможен).

При переходе на ЭТК работодатель:

1. Выдаёт сотруднику бумажный оригинал трудовой книжки на руки;
2. Вносит в бумажную книжку запись о переходе на электронный формат (с указанием даты и номера заявления);
3. Освобождается от ответственности за хранение и ведение бумажной книжки;
4. Начинает вести трудовую деятельность в электронном виде через систему ПФР/СФР.

После получения ЭТК сотрудник может в любой момент запросить выписку из электронной трудовой книжки (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя).

Практические рекомендации для работодателей

• Вести журнал выдачи трудовых книжек (дата‚ ФИО‚ номер книжки‚ цель выдачи‚ подпись сотрудника‚ дата возврата).
• Хранить копии трудовых книжек в отделе кадров в течение всего срока хранения (50 лет после увольнения).
• Обеспечить конфиденциальность – доступ к оригиналам и копиям только уполномоченным сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии.
• Использовать типовые формы заявления и расписки (можно скачать с сайтов КонсультантПлюс‚ Гарант‚ либо разработать внутренние шаблоны‚ соответствующие требованиям ТК РФ).
• Обучать кадровый персонал порядку выдачи и возврата трудовых книжек‚ а также особенностям работы с ЭТК.
• При возникновении споров опираться на письменные доказательства (заявление‚ расписка‚ журнал) – это значительно упрощает защиту позиции работодателя в трудовой инспекции или суде.

Получение трудовой книжки на руки – законное право работника‚ реализуемое через подачу заявления и соблюдение установленных сроков (не более трёх рабочих дней). Работодатель обязан обеспечить надёжное оформление передачи (копия‚ расписка‚ журнал) и‚ при необходимости‚ организовать возврат документа. Переход на электронные трудовые книжки не отменяет возможности получения бумажного оригинала‚ а лишь меняет порядок ведения и хранения трудовых сведений.

Соблюдение описанных процедур позволит избежать претензий со стороны сотрудников‚ снизить риски штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить прозрачность кадрового документооборота в организации.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуального законодательства на май 2026 года.