Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. Согласно Трудовому кодексу РФ и КоАП РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (последний рабочий день). Нарушение этой обязанности влечёт за собой административную, а в некоторых случаях и гражданско‑правовую ответственность.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Ст. 80, 81, 84 — положения о ведении и выдаче трудовой книжки.
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Ст. 5.27 — штраф за невыдачу (или несвоевременную выдачу) трудовой книжки.
- Постановления и разъяснительные письма Минтруда России (например, письмо от № 19‑1/ООГ‑210 о невозможности пересылки книжки за границу).
Обязанности работодателя при увольнении
Что должно быть сделано в день увольнения
- Составить запись об увольнении в трудовой книжке (дата, причина, ссылка на нормативный акт).
- Выдать работнику трудовую книжку, а также все документы, предусмотренные ТК РФ (приказ об увольнении, справка 2‑НДФЛ, расчётный лист и др.).
- Если трудовая книжка велась на двух языках (государственный язык РФ и язык субъекта), заверить оба текста.
Случаи, когда работодатель может удержать книжку
Трудовая книжка может быть удержана только в исключительных случаях, например, если она находится в залоге у работодателя в связи с судебным разбирательством. В остальных ситуациях удержание считается нарушением.
Последствия невыдачи трудовой книжки
Административная ответственность
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за каждую невыданную (или задержанную) трудовую книжку должностному лицу или индивидуальному предпринимателю грозит штраф от 1 000 до 5 000 рублей. При повторных нарушениях штраф может быть увеличен, а в случае систематического игнорирования — наложено административное взыскание в виде приостановления деятельности.
Гражданско‑правовая ответственность
Работник может потребовать от работодателя:
- Возмещение реального ущерба, если отсутствие книжки привело к невозможности оформить новое место работы, получить пособие по безработице или иные социальные выплаты.
- Компенсацию за вынужденный простой (средний заработок за период, когда работник не мог трудоустроиться).
Судебная практика показывает, что в случае доказательства реального ущерба суд может обязать работодателя выплатить средний заработок за весь период вынужденного прогула (см. решения судов 2021‑2024 гг.)
Уголовная ответственность
Уголовный кодекс РФ не предусматривает прямой ответственности за невыдачу трудовой книжки. Однако, если действия работодателя квалифицируются как мошенничество (например, преднамеренное удержание книжки с целью лишения работника права на получение пособий), может быть возбуждено уголовное дело по ст. 159 УК РФ.
Как действовать работнику, если книжка не выдана
- Обратиться к работодателю в письменной форме (рекомендовано заказным письмом) с требованием выдать трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
- Если ответ не получен или отказан, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) по месту нахождения организации.
- Подать заявление в прокуратуру о привлечении работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
- При необходимости обратиться в суд с иском о возмещении ущерба (средний заработок за период вынужденного простоя).
- В случае невозможности получить оригинал книжки, оформить выписку из трудовой книжки у работодателя и направить её в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.
Практические рекомендации работодателю
- Вести учёт всех выданных и полученных трудовых книжек в отдельном реестре.
- Обучать кадровый персонал правилам оформления записей и срокам выдачи документов.
- В случае утери книжки оформить замену (выдать новую, а старую сдать в архив).
- Своевременно реагировать на запросы работников, чтобы избежать административных штрафов.
Не выдача трудовой книжки при увольнении — нарушение, за которое предусмотрена как административная, так и гражданско‑правовая ответственность. Работодатель обязан выполнить эту обязанность в день увольнения, а работник имеет чёткий порядок действий для защиты своих прав. Соблюдение законодательства в этой сфере снижает риск штрафов, судебных разбирательств и сохраняет репутацию организации.
Полезные ссылки
- КонсультантПлюс – Трудовое право
- Госуслуги – Подача жалобы в ГИТ
- Минтруд России – Письмо от № 19‑1/ООГ‑210
Дата актуализации информации: 22 мая 2026 г.