Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника․ Её выдача впервые оформляется при первом трудоустройстве, а с 2025 года всё больше организаций переходят на электронный вариант․ В этой статье подробно рассматриваем, как происходит выдача трудовой книжки впервые, какие документы требуются и какие изменения в законодательстве влияют на этот процесс;
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это персональный документ, в который вносятся сведения о:
- месте работы и периоде труда;
- должности и условии труда;
- полученных выплатах и отпусках;
- сведениях о трудовом статусе (например, временный, официальный и т․д․)․
Эти данные позволяют:
- установить стаж работы для расчёта пенсии;
- подтвердить трудовой стаж при переходе в другую организацию;
- отслеживать соблюдение трудовых прав работника․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России действует система Электронной трудовой книжки, которая хранится в Социальном фонде․ Основные особенности:
- Хранение информации в защищённой базе данных;
- Можно получить доступ к ней через личный кабинет на портале Госуслуги;
- Электронный вариант заменяет бумажный, если работник не отказался от него․
Начиная с 2025 года многие компании полностью переходят на ЭТК, однако бумажный вариант остаётся обязательным, если сотрудник не подал заявление об отказе․
Когда и как выдается трудовая книжка впервые?
Первая выдача происходит в следующих случаях:
- При приёме на работу впервые (по новому месту работы);
- При переходе с одной организации в другую, если у сотрудника нет действующей книжки;
- При оформлении трудового договора на срок более шести месяцев․
Процедура выдачи включает несколько шагов:
Сбор необходимых документов
Для оформления первой трудовой книжки требуется:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность);
- СНИЛС (страховой номер страхователя);
- Сведения о дате рождения;
- Трудовой договор (или его копия);
- Фотография 3 × 4 см (для бумажного варианта)․
Заполнение формы
В бухгалтерию или отдел кадров вносятся сведения в форму Т-1 (бумажный вариант) или в электронную форму через личный кабинет (ЭТК)․ После заполнения:
- Книжка выдаётся работнику;
- В случае ЭТК – подтверждение отправки в Социальный фонд․
Подтверждение наличия ЭТК
Для подтверждения наличия электронной трудовой книжки достаточно:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуги;
- Перейти в раздел «Трудовая книжка»;
- Скачать подтверждающий документ (PDF) или показать QR‑код․
Изменения в законодательстве и их влияние
В 2024‑2025 гг․ Министерство труда и социальной защиты РФ подготовило проект изменений в ТК РФ, который предусматривает:
- Упрощение процедуры оформления ЭТК;
- Исключение из книжки избыточных сведений (например, сведения о семейном положении);
- Возможность оформить книжку полностью онлайн без посещения офиса․
Эти изменения вступят в силу с 1 января 2026 года, что сделает процесс выдачи первой трудовой книжки более быстрым и удобным․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли сразу оформить ЭТК, если я уже работаю?
Ответ: Да, при условии, что ваш работодатель поддерживает электронный формат․ Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров․ - Вопрос: Что делать, если я потерял бумажную книжку?
Ответ: Нужно обратиться в отдел кадров с заявлением о восстановлении․ Восстановление обычно занимает 5‑10 рабочих дней․ - Вопрос: Сколько времени занимает выдача первой книжки?
Ответ: При наличии всех документов – от 1 до 3 рабочих дней․
Выдача трудовой книжки впервые – важный этап в трудовой карьере любого сотрудника․ С 2025 года процесс активно трансформируется в электронный формат, что упрощает оформление и повышает безопасность хранения данных․ При правильном заполнении формы и своевременном предоставлении необходимых документов получение первой трудовой книжки (бумажной или электронной) происходит быстро и без лишних сложностей․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или воспользоваться онлайн‑консультантом на портале Госуслуги․