Дата публикации: 21 мая 2026 года

Кто имеет право выдавать трудовую книжку?

Трудовая книжка может быть выдана только работодателем или уполномоченным лицом, имеющим соответствующие полномочия. Это могут быть:

• Организации (юридические лица) — генеральный директор, руководитель кадровой службы или иное лицо по доверенности;
• Индивидуальные предприниматели, при наличии трудового договора с работником;
• Филиалы и представительства — через руководителя или уполномоченного представителя;
• Государственные и муниципальные учреждения, через ответственных сотрудников отдела кадров.

Кто НЕ имеет права выдавать трудовую книжку?

• Родственники или коллеги без соответствующих полномочий;
• Сотрудники сторонних организаций (например, бухгалтеры, не уполномоченные на выдачу);
• Лица без доверенности или приказа о назначении ответственным за ведение трудовых книжек.

В каких случаях выдается трудовая книжка?

Трудовая книжка выдается обязательно в следующих случаях:

1. При увольнении сотрудника — независимо от причины (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.);
2. При прекращении трудового договора, в последний рабочий день;
3. При выходе на пенсию, если сотрудник просит выдать трудовую книжку;
4. По запросу сотрудника — если он не был уволен, но хочет получить документ для подтверждения стажа (например, для оформления кредита или пенсии).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работодатель обязан:

• Выдать дубликат трудовой книжки;
• Внести записи о трудовой деятельности на основании имеющихся документов (приказов, трудовых договоров, справок и т.д.);
• Указать в дубликате: «Выдан взамен утерянной (испорченной) трудовой книжки от [дата]».

Если утеря произошла по вине работника, он должен написать заявление с просьбой о выдаче дубликата. Работодатель вправе потребовать компенсацию за изготовление дубликата, если это предусмотрено локальными актами.

Новые правила с 2023 года: что изменилось?

С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н. Основные изменения:

• Новая форма трудовой книжки — с 2023 года выдаются только новые бланки установленного образца;
• Электронные трудовые книжки — с 2020 года ведется учет в электронном виде, но бумажный вариант по-прежнему выдается при увольнении;
• Сведения о трудовой деятельности — теперь в трудовой книжке указываются не только записи, но и сведения о стаже (например, по форме СЗВ-СТАЖ);
• Срок хранения — трудовая книжка хранится у работодателя в течение 50 лет после увольнения сотрудника.

Ответственность работодателя за неправильную выдачу трудовой книжки

Несвоевременная или неправильная выдача трудовой книжки может привести к:

• Административной ответственности — штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Материальной ответственности — возмещение ущерба, причиненного сотруднику;
• Трудовым спорам — возможные судебные разбирательства;
• Проверкам трудовой инспекции — внеплановые проверки и штрафы.

Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли выдать трудовую книжку раньше последнего рабочего дня?

Нет. Трудовая книжка выдается строго в последний рабочий день. Исключение — если сотрудник увольняется по соглашению сторон и просит выдать раньше, но это должно быть зафиксировано в соглашении.

❓ Что делать, если сотрудник отказывается получать трудовую книжку?

Если сотрудник отказывается получать трудовую книжку, работодатель должен:

• Направить уведомление о необходимости получения;
• Сделать запись в книге учета трудовых книжек;
• Хранить трудовую книжку в архиве до востребования;
• При повторном обращении сотрудника — выдать документ.

❓ Можно ли выдать трудовую книжку через представителя?

Да, но только при наличии нотариально заверенной доверенности или приказа о передаче полномочий. В противном случае выдача будет считаться недействительной.

❓ Что делать, если трудовая книжка не была выдана при увольнении?

Сотрудник вправе обратиться:

• В трудовую инспекцию;
• В суд с иском о выдаче трудовой книжки;
• К работодателю с письменным требованием.

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 дней после получения требования.

Практические рекомендации для работодателей

1. Ведение журнала учета трудовых книжек, фиксируйте все выдачи и получения;
2. Своевременное оформление записей — вносите записи в трудовую книжку не позднее 7 дней после издания приказа;
3. Хранение дубликатов — сохраняйте копии всех выданных трудовых книжек;
4. Обучение сотрудников — обучите ответственных лиц правилам ведения трудовых книжек;
5. Использование новых форм — с 2023 года выдавайте только новые бланки;
6. Электронный учет — ведите учет в электронной трудовой книжке параллельно с бумажной.

Если у вас остались вопросы по теме, обратитесь к юристу или в территориальный орган Роструда для получения консультации.