Трудовая книжка — это один из важнейших документов в жизни каждого работающего гражданина. На протяжении десятилетий она оставалась главным свидетельством профессионального пути человека. Несмотря на масштабные изменения в законодательстве и переход на электронный формат, функции трудовой книжки остаются крайне значимыми как для сотрудников, так и для работодателей. В этой статье мы подробно разберем, зачем нужна трудовая книжка, каковы ее основные функции и что изменилось с введением электронных трудовых книжек (ЭТК).
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — это официальный документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек, а также фиксирует факты поощрений, переводов и увольнений. Этот документ является своеобразным «паспортом» работника в сфере труда.
Главные функции трудовой книжки
Несмотря на цифровизацию, базовое предназначение документа остается неизменным. Выделяют следующие ключевые функции трудовой книжки:
Подтверждение страхового и общего трудового стажа
Это исторически самая важная функция. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. При расчете пенсии, больничных листов и различных пособий именно записи в трудовой книжке служат главным доказательством того, сколько лет человек отработал официально.
Подтверждение профессионального опыта и квалификации
При трудоустройстве на новую работу работодателю важно понимать послужной список кандидата. Трудовая книжка показывает:
- Сферу деятельности предыдущих работодателей;
- Карьерный рост (повышения в должности);
- Причины увольнения с прошлых мест работы;
- Наличие поощрений, наград и взысканий.
Это помогает нанимателю оценить компетенции соискателя и принять решение о его приеме в штат.
Информационная и учетная функция для работодателя
Для самого работодателя ведение трудовых книжек является обязательной законодательной нормой (до момента перехода сотрудника на ЭТК). Работодатель обязан:
- Вносить записи о приеме, переводе и увольнении не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа;
- Хранить трудовые книжки сотрудников в сейфе или несгораемом шкафу;
- Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Минтруд уже рассматривает вопросы о ведении этих книг учета в электронном виде).
Код выполняемой функции (для СЗВ-ТД)
С развитием электронного кадрового учета появилась новая функция, связанная с отчетностью. Всем работодателям необходимо указывать в форме СЗВ-ТД новые данные. Коды выполняемой функции для графы 6 СЗВ-ТД теперь нужно брать из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). Это позволяет государству более точно вести статистику и анализировать рынок труда.
Бумажная и электронная трудовая книжка: эволюция
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году. Работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников и сдавать их в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России). Это решение породило множество вопросов, но также и облегчило жизнь работникам и кадровикам.
Особенности перехода на ЭТК
- Право выбора: Сотрудники с бумажными трудовыми книжками вправе перейти на электронные у любого работодателя в любое время (п. 5 ст. 2 Федерального закона). Для этого достаточно подать соответствующее заявление;
- Сохранение бумажного формата: Традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже заведены и работник не отказался от их ведения. Если же человек впервые устраивается на работу, ему бумажную книжку больше не заводят, данные сразу пойдут в электронную систему.
- Новые бланки: Несмотря на переход на ЭТК, у многих россиян еще остаются бумажные варианты. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках установленного образца.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Поскольку бумажный документ подвержен физическому воздействию, вопрос его сохранности актуален всегда. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работник имеет право обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. В дубликат вносятся сведения об общем или непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, а также сведения о работе и награждениях по последнему месту работы. Электронная трудовая книжка решает эту проблему полностью — данные хранятся на защищенных серверах государства и не могут быть утеряны при пожаре или переезде.
Перспективы: полностью цифровой формат?
В Министерстве труда сообщили, что ведомство готово изучать предложения от крупных организаций (например, от Сбербанка) по полному переходу на электронные трудовые книжки. Специалисты отмечают, что для молодежи, устраивающейся на работу впервые, нет необходимости заводить бумажные трудовые книжки, так как в России налажен электронный кадровый документооборот. Это значительно упрощает процесс трудоустройства и снижает бюрократическую нагрузку на бизнес.
Функции трудовой книжки — это не просто фиксация факта работы, это важнейший инструмент социальной и профессиональной защиты работника. Она подтверждает стаж для пенсии, демонстрирует квалификацию и защищает права сотрудника. Переход на электронный формат не отменяет этих функций, а лишь делает их выполнение более современным, надежным и безопасным. Сегодня бумажная и электронная трудовая книжка сосуществуют, дополняя друг друга, но будущее, несомненно, остается за цифровой эпохой.