Трудовая книжка — это не просто формальный документ, отражающий стаж работника. Это его профессиональное лицо, визитная карточка, которая рассказывает о карьерном пути, компетенциях и отношении к труду. Раздел «Сведения о награждении» часто недооценивается работодателями и самими сотрудниками, однако именно он может сыграть решающую роль при переходе на новую работу или продвижении по карьерной лестнице.

Зачем нужны записи о грамотах и поощрениях?

Многие задаются вопросом: что реально дает запись о грамоте в трудовой книжке? С точки зрения психологии и HR, этот раздел имеет колоссальное значение:

• Подтверждение лояльности и трудолюбия: наличие наград показывает, что сотрудник не просто «отсидывает» рабочее время, а работает с душой и приносит пользу компании.
• Преимущество при трудоустройстве: работодатель всегда предпочтет кандидата, чьи достижения подтверждены документально, соискателю с «пустой» трудовой книжкой.
• Мотивация сотрудника: поощрение в 2026 году, как и прежде, позволяет работнику ощутить признание своей работы и стимулирует его на дальнейшие достижения.
• Фактор престижа: государственные и ведомственные награды могут давать право на дополнительные социальные гарантии, надбавки к пенсии или присвоение почетных званий.

Какие именно грамоты заносятся в трудовую книжку?

Согласно Постановлению Правительства РФ от N 225 «О трудовых книжках», в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. В этот список входят:

1. Государственные награды — присвоение государственных почетных званий на основании указов Президента РФ.
2. Почетные грамоты, дипломы и нагрудные знаки — награждение, производимое работодателями (компаниями, организациями).
3. Другие поощрения — объявление благодарности, представление к званию лучшего по профессии, награждение ценным подарком.

А как же грамота отдела?

Часто возникает вопрос: делается ли запись, если сотрудник получил не почетную грамоту от организации, а просто грамоту отдела? Здесь важно понимать разницу. Если грамота выдана структурным подразделением (отделом, департаментом) без издания соответствующего приказа руководителя организации, то она не вносится в трудовую книжку. Запись делается только на основании официального распорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения).

Правила внесения записей о награждении

Трудовая книжка содержит специальный раздел «Сведения о награждении», куда и вносятся соответствующие данные. Чтобы запись имела юридическую силу, необходимо строго соблюдать инструкцию по ее заполнению:

• Графа 1: указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация в рамках раздела).
• Графа 2: проставляется дата награждения (а не дата внесения записи).
• Графа 3: необходимо указать, кем был награжден сотрудник, какой наградой и за какие достижения. Например: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм».
• Графа 4: должно быть указано название документа, на основании которого была сделана запись (приказ о награждении почетной грамотой), с указанием его даты и номера. Например: «Приказ от № 45-к».

Что делать, если нет номера приказа?

Ситуация, когда на бланке грамоты не указан номер и дата приказа, а найти этот приказ не представляется возможным (например, запись не внесли в 1993 году, а архивы утеряны), требует особого подхода. В таком случае запись может быть произведена только после предоставления работником копии документа, подтверждающего факт награждения, заверенной работодателем по предыдущему месту работы. Если такого документа нет, кадровик не имеет права вносить запись без основания, графа 4 не может быть пустой или содержать приблизительные данные.

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году

С 2020 года российские компании перешли на электронные варианты трудовых книжек, и правила учета поощрений также изменились. Если работодатель решил наградить работника почетной грамотой или благодарственным письмом, он вправе внести эти сведения в электронную трудовую книжку.

В 2026 году сведения о поощрениях передаются в Социальный фонд России (СФР) в рамках отчетности по форме ЕФС-1. Работодатель должен корректно указать вид поощрения, реквизиты приказа и дату награждения. Эти данные сохраняются на лицевом счете работника и всегда доступны для просмотра как текущему, так и будущим работодателям.

Записи о грамотах и поощрениях в трудовой книжке — это не просто строчки в старом бланке или строки в электронном реестре. Это инвестиция в профессиональное будущее сотрудника. Для работодателя это легальный и эффективный инструмент нематериальной мотивации, а для работника — доказательство его компетентности, трудолюбия и преданности своему делу, которое обязательно оценят по достоинству.