Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, каждый сотрудник, принятый на работу на срок более пяти дней, обязан иметь трудовую книжку. С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные варианты остаются в силе для тех, кто не подал заявление об их замене.
Зачем нужны записи о приеме на работу?
Запись о приеме на работу в трудовой книжке — это юридически значимое событие, которое фиксирует:
- Факт заключения трудового договора;
- Наименование организации-работодателя;
- Должность, которую занимает работник;
- Дата начала работы;
- Основание для приема (приказ, договор);
Эта запись служит основанием для начисления заработной платы, исчисления страхового стажа, оформления пенсии и других социальных гарантий.
Правила оформления записей в трудовой книжке
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), записи должны:
- Выполняться чернилами черного, синего или фиолетового цвета (не карандашом и не краской);
- Быть понятными, без сокращений, исправлений и зачеркиваний;
- Содержать полное наименование организации по уставу;
- Указывать номер и дату приказа о приеме на работу;
- Фиксироваться в течение 5 рабочих дней с момента фактического начала работы.
Примеры записей о приеме на работу
Пример 1: Прием на постоянную работу
Запись в трудовой книжке:
- № 1 — 15 марта 2024 года принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера по трудовому договору № 45/2024 от .
Примечание: В графе «Основание» указывается номер и дата приказа (не договора), так как именно приказ является основанием для внесения записи.
Пример 2: Прием на работу по срочному трудовому договору
Запись в трудовой книжке:
- № 2 — 01 июня 2024 года принят на работу в АО «Светлый путь» на должность менеджера по продажам по срочному трудовому договору № 89/2024 от на срок до .
Пример 3: Прием на работу несовершеннолетнего (17 лет)
Запись в трудовой книжке:
- № 3 — 10 июля 2024 года принят на работу в ООО «Лето» на должность ассистента продавца по трудовому договору № 12/2024 от с согласия родителей (опекунов) и органа опеки.
Важно: При приеме на работу лиц младше 18 лет необходимо приложить согласие родителей (опекунов) и разрешение органа опеки (если работа связана с вредными условиями).
Пример 4: Прием на работу с совмещением должностей
Запись в трудовой книжке:
- № 4 — 03 сентября 2024 года принят на работу в ООО «ТехноСервис» на должность инженера-конструктора по трудовому договору № 112/2024 от .
Если работник уже числится в другой организации, но принимается на работу по совместительству, запись делается в трудовую книжку по его желанию. В этом случае в графе «Основание» указываеться: «по совместительству».
Особенности при оформлении электронной трудовой книжки
С 2020 года работодатели обязаны направлять в Пенсионный фонд РФ сведения о кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. При этом:
- Электронная трудовая книжка ведется на основе данных, передаваемых работодателем в ПФР;
- Записи о приеме на работу автоматически формируются на основе СЗВ-ТД;
- Работник может запросить бумажный экземпляр электронной трудовой книжки в любой момент;
- В 1С:ЗУП для корректной передачи данных необходимо настроить трудовые функции и коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
Важно! Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести бумажную версию. Оба варианта имеют равную юридическую силу.
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Исправление ошибок в трудовой книжке строго регламентировано:
- Нельзя зачеркивать, вырывать или использовать корректирующие средства.
- Ошибка исправляется путем внесения новой записи, которая аннулирует предыдущую.
- Новая запись должна содержать: «Запись № X от [дата] признана недействительной» и «Внесена исправленная запись».
- Новая запись оформляется в соответствии с правилами, с указанием номера и даты приказа, на основании которого вносятся исправления.
Документы, необходимые при приеме на работу
Для оформления записи в трудовой книжке работодатель должен получить от работника:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку (если есть);
- СНИЛС;
- Документ об образовании (если требуется по должности);
- Справку о наличии (отсутствии) судимости (для отдельных профессий);
- Заявление о приеме на работу (необязательно, но рекомендуется для подтверждения волеизъявления).
Правильное оформление записей о приеме на работу в трудовой книжке — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового учета, влияющий на социальные права работника. Несоблюдение правил может привести к:
- Штрафам со стороны трудовой инспекции;
- Задержкам в начислении пенсии;
- Спорам при увольнении или признании стажа.
Работодателям рекомендуется:
- Обучать кадровиков правилам ведения трудовых книжек;
- Использовать программные решения (например, 1С:ЗУП) для автоматизации передачи данных в ПФР;
- Регулярно проверять корректность записей;
- Соблюдать сроки внесения записей — не позднее 5 рабочих дней.
Помните: каждая запись в трудовой книжке, это часть истории жизни человека. От ее точности зависит его будущее — пенсия, социальные гарантии, карьера.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно сверяться с действующим Трудовым кодексом РФ и нормативными актами ПФР.