Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующий трудовую деятельность работника. Ведение записей в ней регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66–67), а также рядом нормативных актов Министерства труда и социальной защиты. В статье рассматриваются основные требования к кадровому делопроизводству, особенности работы с трудовыми книжками, рекомендации для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций, а также практические советы по организации процесса.

Законодательная база и нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (письменные сведения о трудовой деятельности) и ст. 66.1 (электронные сведения).
• Постановление Минтруда и социальной защиты РФ от № 135 – «Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками».
• Постановление Минтруда РФ от – «Кадровое делопроизводство» (обязательные локальные нормативные акты).
• Постановление Минтруда РФ от – «Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция».
• Постановление Минтруда РФ от – обновленные требования к электронным сведениям о трудовой деятельности.

Обязательные документы при работе с трудовыми книжками

1. Трудовой договор (письменный или электронный).
2. Приказ о приёме на работу.
3. Приказ о переводе на другую должность.
4. Приказ о переводе в другую организацию.
5. Приказ о переводе в отпуск.
6. Приказ о переводе в больничный.
7. Приказ о переводе в отпуск по беременности и родам.
8. Приказ о переводе в отпуск по уходу за ребенком.
9. Приказ о переводе в отпуск по военной службе.
10. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
11. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
12. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
13. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
14. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
15. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
16. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
17. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
18. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
19. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
20. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
21. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
22. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
23. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
24. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
25. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
26. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
27. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
28. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
29. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
30. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
31. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
32. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
33. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
34. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
35. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
36. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
37. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
38. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
39. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
40. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
41. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
42. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
43. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
44. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
45. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
46. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
47. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
48. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
49. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
50. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
51. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
52. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
53. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
54. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
55. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
56. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
57. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
58. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
59. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
60. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
61. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
62. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
63. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
64. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
65. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
66. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
67. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
68. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
69. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
70. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
71. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
72. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
73. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
74. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
75. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
76. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
77. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
78. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
79. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
80. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
81. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
82. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
83. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
84. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
85. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
86. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
87. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
88. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
89. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
90. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
91. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
92. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
93. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
94. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
95. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
96. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
97. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
98. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
99. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
100. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
101. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
102. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
103. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
104. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
105. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
106. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
107. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
108. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
109. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
110. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
111. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
112. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
113. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
114. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
115. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
116. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
117. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
118. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
119. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
120. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
121. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
122. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
123. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
124. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
125. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
126. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
127. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
128. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
129. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
130. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
131. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
132. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
133. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
134. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
135. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
136. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
137. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
138. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
139. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
140. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
141. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
142. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
143. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
144. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
145. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
146. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
147. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
148. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
149. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
150. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
151. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
152. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
153. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
154. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
155. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.
156. Приказ о переводе в отпуск по служебным обязанностям.

В приведённом списке перечислены основные приказы, которые кадровик обязан оформить и записать в трудовую книжку. В реальной практике их количество может варьироваться в зависимости от специфики организации.

Процедура записи в трудовой книжке

1. Определение уполномоченного лица: согласно 2019‑09‑18, необходимо назначить ответственного за кадровый учет и за ведение трудовых книжек.
2. Подготовка документа: в соответствии с 2021‑г. пошаговой инструкцией, оформляется приказ, в котором указаны дата, причина и сведения о работнике.
3. Подпись уполномоченного: запись в книжке должна быть подписана тем, кто имеет право подписывать кадровые документы.
4. Запись в книжке: в блок «Трудовые книжки» (ст. 66 ТК РФ) фиксируется дата, причина и содержание приказа.
5. Проверка и хранение: после записи проверяется правильность данных и сохраняется в личном деле работника.

Упрощения для ИП и микроорганизаций (Постановление )

• ИП и микроорганизации могут не утверждать локальные акты, если условия включены в трудовой договор.
• Обязательность ведения трудовых книжек сохраняется, но оформление может быть сокращено.
• При отсутствии наемного персонала, но наличии трудовых отношений, ИП обязан вести кадровое делопроизводство.

Электронные сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ)

С 2025‑г. работодатели могут вести электронные записи, но бумажные трудовые книжки остаются обязательными. Электронные данные должны быть доступны в случае проверки инспекцией.

Практические рекомендации по организации кадрового делопроизводства

1. Создание внутреннего регламента: разработать комплект внутренних нормативных актов (положение о кадровом учете, регламент по трудовым книжкам).
2. Обучение кадровика: провести тренинг по работе с унифицированными формами и электронными системами.
3. Контроль за подписанием: вести журнал подписей, чтобы исключить ошибки.
4. Периодический аудит: проводить внутренний аудит кадрового делопроизводства минимум раз в год.
5. Систематизация документов: использовать электронный документооборот (например, «Контур.Экстерн»), чтобы ускорить процесс.
6. Соблюдение сроков: записи в трудовой книжке должны быть сделаны в течение 3 дней с момента изменения статуса работника.
7. Обратная связь: при ошибках в записи проводить корректировку с отметкой «Исправлено» и подписью ответственного.

Примеры унифицированных форм

• Приказ о приёме на работу – включает дату, должность, условия труда.
• Приказ о переводе в отпуск – фиксирует период отпуска и причину.
• Приказ о переводе в больничный – содержит дату начала и окончания больничного.
• Приказ о переводе в отпуск по беременности и родам – фиксирует дату начала и окончания отпуска.

Все эти формы доступны в открытых источниках и в базе «Кадровик‑практик» (200 образцов документов).

Кадровое делопроизводство – фундамент любой организации, даже если у неё нет наемного персонала. Ведение трудовых книжек требует строгого соблюдения законодательства, правильного оформления приказов и своевременного внесения записей. Для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций существуют упрощённые правила, но они не отменяют обязанности вести кадровый учет. Пошаговая инструкция 2021‑г. и обновления 2025‑г. помогают систематизировать процесс, снизить риски ошибок и повысить эффективность работы кадровой службы.

Следуя рекомендациям, вы сможете:

• Соблюдать все требования Трудового кодекса РФ.
• Оптимизировать внутренние процессы кадрового делопроизводства.
• Снизить вероятность штрафов и проверок со стороны инспекций.
• Обеспечить надёжность и прозрачность трудовых отношений в вашей организации.

Удачной работы с кадровыми документами!