Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его место работы, должность, условия труда и прочие сведения, необходимые для расчёта пенсии, отпусков и других прав. В соответствии с законодательством РФ работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении, наградах и прочих событиях. Но что делать, если работник сам просит внести запись? Ниже разберёмся, какие требования к работодателю, как правильно оформить запись и какие нюансы стоит учитывать.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – устанавливает обязательность ведения трудовой книжки и порядок её заполнения.
• Постановление Минтруда РФ от 20 ноября 2024 г. № 14‑6/10/ООГ – уточняет, что запись о военной службе по контракту также должна быть внесена в трудовую книжку по требованию работника.
• Постановление Минтруда РФ от 20 ноября 2024 г. № 14‑6/10/ООГ – подтверждает необходимость записи о награждении и благодарностях по желанию работника.
• Постановление Минтруда РФ от 20 ноября 2024 г. № 14‑6/10/ООГ – регламентирует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) и условия её использования по требованию работника.

Согласно пункту 2.10 КонсультантПлюс, по требованию работника работодатель обязан вносить в трудовую книжку записи о приёме на работу, переводе, увольнении, поощрениях и наградах, а также о военной службе и других значимых событиях.

Когда запись по требованию работника обязательна?

1. Приём на работу – если работник просит, чтобы в трудовую книжку внесли дату приёма, должность, оклад и т.д.
2. Перевод внутри организации – при переходе работника в другую должность, отдел или филиал.
3. Увольнение – как по собственному желанию, так и по инициативе работодателя. Если увольнение по собственному желанию, работник может указать причину, которая даёт ему определённые льготы (например, «по семейным обстоятельствам»).
4. Награды и поощрения – если работник получил грамоту, медаль, премию и т.д.
5. Военная служба – запись о прохождении военной службы по контракту.
6. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – если работник желает вести трудовую книжку в электронном виде.

Если работник не просит запись, но она необходима по закону (например, при увольнении), работодатель обязан внести её самостоятельно. Однако если работник просит, но работодатель отказывается, это может рассматриваться как нарушение прав работника.

Как правильно внести запись по требованию работника?

Формат записи

Запись в трудовой книжке состоит из двух частей: сведения о работе и сведения о событии. В бумажной трудовой книжке это отдельные строки, в ЭТК – отдельные записи в системе.

Пример записи о приёме на работу

Дата приёма: 
Должность: Инженер-строитель
Оклад: 60 000 руб.
Тип договора: бессрочный
Оклад по договору: 60 000 руб.

Пример записи об увольнении по собственному желанию с указанием причины

Дата увольнения: 
Причина увольнения: По собственному желанию (по семейным обстоятельствам)

Пример записи о награждении

Дата награждения: 
Наименование награды: Почётная грамота «За выдающиеся достижения в работе»

Пример записи о военной службе

Дата начала службы: 
Дата окончания службы: 
Тип службы: контракт

Как оформить запись в ЭТК

Для перехода на электронную трудовую книжку работник должен подать заявление. После одобрения работодателя в системе создаётся электронный документ, в котором автоматически вносятся все необходимые сведения. При этом бумажная трудовая книжка сохраняется в распоряжении работника, но в дальнейшем все записи ведутся в ЭТК.

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

1. Проверка свободных строк – если в разделе «Сведения о работе» есть свободные места, запись вносится туда.
2. Вкладка при заполнении – если свободных строк нет, оформляется вкладыш на бланке 2004 года.
3. Подпись и печать – запись подписывается руководителем организации, печатается и датируется.
4. Срок внесения – запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с момента события.

Что делать, если работник просит запись, но у него нет свободных строк?

В таком случае необходимо оформить вкладыш. Вкладка оформляется на том же бланке, что и трудовая книжка, и в неё вносятся дальнейшие сведения. После заполнения вкладыша, работник получает обновлённую трудовую книжку с учётом всех изменений.

Права работника при записи в трудовую книжку

• Работник имеет право запросить запись о любом событии, которое он считает важным для своего трудового стажа.
• Работодатель обязан предоставить запись в течение 5 рабочих дней.
• Запись должна быть точной, без ошибок и с учётом всех требований закона.
• Работник может потребовать копию записи, если ему понадобится для расчёта пенсии или других прав.

Чего следует избегать при внесении записи по требованию работника

• Не допускать ошибок в датах, названиях должностей и суммах оклада.
• Не менять запись без согласия работника.
• Не откладывать запись более 5 рабочих дней.
• Не хранить трудовую книжку в офисе, если работник просит её в своём распоряжении.

Запись в трудовую книжку по требованию работника – это не просто формальность, а важный элемент защиты прав работника. Работодатель обязан:

• Вносить запись в течение 5 рабочих дней с момента события.
• Соблюдать требования Трудового кодекса РФ и постановлений Минтруда.
• Обеспечивать точность и полноту сведений.
• Предоставлять запись работнику в его распоряжении.

При правильном соблюдении всех процедур работник получает надёжный документ, подтверждающий его трудовой стаж и достижения, а работодатель – соблюдает закон и укрепляет доверие сотрудников.