Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Её правильное заполнение критически важно как для работодателя, так и для самого сотрудника, поскольку от этого зависят будущие пенсионные выплаты и подтверждение занятости․ С 2023 года в России действуют новые образцы, а с 2021 года для новых сотрудников основным форматом стала электронная трудовая книжка (ЭТК)․
Виды трудовых книжек и вкладышей
Сегодня используются три основных варианта:
- Бумажная трудовая книжка образца 2023 года — с синей обложкой, содержит 48 страниц․ Выдаётся работнику по первому месту работы или при утере/повреждении․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — информация хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР)․ Работодатель обязан подавать сведения в ПФР в электронном виде․
- Вкладыш к трудовой книжке — используется для внесения записей о работе в период, когда у работника не было основной книжки (например, при утере или при работе в нескольких организациях)․ Образец вкладыша также обновлён с 2023 года․
Важно! Если у работника уже есть старая (до 2023 г․) бумажная книжка, её можно продолжать использовать․ Замены не требуется․ Новые книжки и вкладыши выдаются только в случаях, предусмотренных законом (первое трудоустройство, утеря, повреждение)․
Пошаговая инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки
При приёме на работу (запись о приёме)
Запись делается на основании приказа (распоряжения) о приёме и трудового договора․ Формулировка должна быть точной․
Образец записи:
«Принят на работу в качестве [должность] с [дата] на условиях, установленных трудовым договором от [дата] № [номер]․»
Пример: «Принят на работу в качестве инженера с на условиях, установленных трудовым договором от № 45-К․»
Кто подписывает: руководитель организации (или уполномоченное лицо) и работник․ Ставится подпись и расшифровка (ФИО)․
При увольнении (запись об увольнении)
Основание — приказ об увольнении и заявление работника (если увольнение по собственному желанию)․ Указывается точная формулировка основания из Трудового кодекса РФ․
Образец записи:
«Уволен с [дата] в связи с [основание, статья ТК РФ]․»
Пример 1 (по соглашению сторон): «Уволен с в связи с расторжением трудового договора по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)․»
Пример 2 (по собственному желанию): «Уволен с в связи с увольнением по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)․»
Кто подписывает: руководитель и работник․ Если работник отказывается ставить подпись, делается соответствующая отметка: «От подписи отказался» с подписью двух свидетелей․
Заполнение вкладыша
Вкладыш заполняется по аналогии с основной книжкой․ Первая запись на вкладыше должна содержать ссылку на основную книжку (если она была)․
Пример первой записи на вкладыше:
«Вкладыш выдан взамен утерянной трудовой книжки серии XX № YYYYYY․ Ранее работал в [название организации] (записи перенесены из трудовой книжки серии AA № BBBBB)․»
Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года все работодатели обязаны формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде․ Процесс происходит автоматически через программы учёта (например, 1С:ЗУП)․
Когда и как заполняется ЭТК?
- При приёме на работу: Кадровик вносит данные о приёме в программу 1С․ При правильной настройке программа автоматически формирует запись и отправляет её в ПФР․ Данные включают: ФИО, СНИЛС, дату приёма, должность, подразделение, основание (номер и дата приказа)․
- При увольнении: Аналогично, вводятся данные об увольнении (дата, статья ТК РФ, номер приказа)․ Программа формирует и отправляет запись․
- Сверка: Работник может проверить свои записи через личный кабинет на сайте Госуслуг или на сайте ПФР․ Работодатель также должен информировать работника о внесённых сведениях․
Особенности ЭТК:
- Работник имеет право получить выписку из ЭТК в бумажном виде по своему заявлению․ Работодатель обязан её предоставить․
- Если у работника уже есть старая бумажная книжка, все новые записи будут формироваться только в электронном виде․ Старая книжка больше не используется․
- При смене работы новая организация запрашивает сведения из ПФР автоматически, если работник предоставил СНИЛС․
Ключевые правила и типичные ошибки
| Правило | Что делать | Чего избегать |
|---|---|---|
| Точность формулировок | Писать текст записи в соответствии с текстом приказа и ТК РФ․ | Использовать разговорные формулировки («ушёл», «уволился по собственному желанию» без ссылки на ст․ 80 ТК РФ)․ |
| Даты | Указывать дату в формате ДД․ММ․ГГГГ․ | Писать дату в другом формате (ММ/ДД/ГГГГ) или с ошибками․ |
| Подписи | Обязательные подписи работника и руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой․ | Оставлять поля для подписей пустыми, ставить подпись без расшифровки․ |
| Печать | Проставлять печать организации (если она предусмотрена уставом)․ | Ставить печать с истёкшим сроком действия или не соответствующую образцу․ |
| Исправления | Любые исправления в заполненных записях не допускаются․ Ошибочную запись нужно зачёркнуть одной линией (чтобы было видно исходный текст), сделать новую запись и поставить подписи с датой исправления․ | Закрашивать ошибки, делать пометки карандашом, оставлять поля пустыми․ |
Сроки и ответственность
Сроки внесения записей:
- Запись о приёме на работу — в день приёма (на основании подписанного трудового договора и изданного приказа)․
- Запись об увольнении, в день увольнения (на основании изданного приказа об увольнении)․
- При электронном документообороте сведения передаются в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
Ответственность: За неправильное или несвоевременное оформление трудовой книжки работодатель несёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы от 5 000 до 50 000 рублей)․
Что делать работнику?
Проверять правильность записей в момент их внесения․ Не стесняться задавать вопросы кадровику․
2․ Хранить бумажную книжку в надёжном месте․ При утере или повреждении немедленно заявлять об этом работодателю для оформления дубликата или вкладыша․
3․ Контролировать наличие записей в личном кабинете на Госуслугах (для владельцев ЭТК)․
4․ Требовать от нового работодателя приёма на работу с оформлением трудового договора и последующей записи в книжку (или в ЭТК)․
Правильное заполнение трудовой книжки — это юридическая обязанность работодателя и право работника․ Основные принципы: точность, своевременность, соответствие законодательству․ В современном контексте ключевое значение имеет переход на электронный формат, который упрощает хранение и передачу данных, но требует от кадровых служб аккуратной работы в программах учёта (1С:ЗУП и аналоги)․ При наличии сомнений всегда можно обратиться за разъяснениями в Пенсионный фонд России или к трудовому юристу․