Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․
Правила её заполнения и сроки внесения записей закреплены в Трудовом кодексе РФ, Федеральном законе 439‑ФЗ, а также в приказе Минтруда 320н․ Ниже приведён подробный разбор всех этапов оформления, сроков и практических рекомендаций․

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 4, статья 66․1, § 2, § 3․
• Федеральный закон 439‑ФЗ «О государственной регистрации трудовых договоров» – часть 8, статья 2․
• Приказ Минтруда РФ 320н «Об утверждении Порядка заполнения трудовой книжки» (с 24 декабря 2025 г․)
• Приказ Минтруда 320н (с 8 сентября 2021 г․) – отменён прежний порядок заполнения; введён новый электронный формат ЕФС‑1․

Порядок оформления трудовой книжки при приёме на работу

1. Подготовка документов – приёмная комиссия получает:
   • Трудовой договор (или приказ о приёме)․
   • Копию паспорта и ИНН;
   • Справку о предыдущих трудовых договорах (если есть)․
2. Запись о приёме в трудовую книжку – в присутствии работника:
   • Указывается дата приёма, должность, подразделение, размер зарплаты․
   • Работник подписывает запись․
3. Подача формы ЕФС‑1 в ФСР – в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о приёме․
4. Проведение проверки и утверждение – ФСР проверяет корректность данных, после чего выдаёт подтверждение․

Запись о приёме

В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 — дата приёма, в графе 3 — должность и подразделение, в графе 4, размер зарплаты и т․д․ Ниже приведён пример заполнения․

№ 1
Дата приёма: 
Должность: Инженер-строитель
Подразделение: Отдел проектирования
Размер зарплаты: 70 000 ₽
Подпись работника: __________________
Подпись руководителя: __________________

Запись об увольнении

Запись об увольнении вносится в день увольнения, в соответствии с приказом о расторжении трудового договора․ Сроки: не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа․

№ 2
Дата увольнения: 
Причина увольнения: По инициативе работодателя
Подпись работника: __________________
Подпись руководителя: __________________

Сроки внесения записей

• Запись о приёме – не позднее одной недели с даты трудоустройства (п․ 8 приказа 320н)․
• Запись о приёме в трудовой книжке и в ЕФС‑1 – не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о приёме․
• Запись об увольнении – в день увольнения, но не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о расторжении․

Новый электронный формат (ЕФС‑1)

С сентября 2021 г․ введён обязательный электронный формат ЕФС‑1․ Он заменяет бумажный бланк, но при этом сохраняется обязательство вести бумажную трудовую книжку (если это требуется по внутренним правилам организации)․

Основные требования к ЕФС‑1:

• Заполняется работодателем в присутствии работника․
• Отправляется в Федеральную службу по труду и занятости (ФСР) в течение 5 рабочих дней․
• Содержит сведения о приёме, должности, зарплате, сроке работы и т․д․
• После утверждения ФСР выдаёт электронный сертификат, подтверждающий правильность данных․

Образцы заполнения

Ниже приведены 100 образцов записей (ссылка на скачивание: obrasci_tk․zip)․

• Образцы записей о приёме на работу․
• Образцы записей об увольнении по собственному желанию․
• Образцы записей о переводе на другую должность․
• Образцы записей о повышении квалификации и награждениях․

Практические рекомендации

1. Проверяйте, что в приказе о приёме указана точная дата и должность․
2. Не откладывайте заполнение ЕФС‑1 более чем на 5 рабочих дней․
3. Сохраняйте копии всех документов (приказ, договор, справки) в личном деле․
4. При переводе на другую должность вносите новую запись, а старую оставляйте без изменений․
5. Если работник увольняется по собственному желанию, обязательно оформите приказ о расторжении и внесите запись в течение 5 рабочих дней․

Соблюдение сроков заполнения трудовой книжки и ЕФС‑1 — обязательное условие, гарантирующее законность трудовых отношений․ Работодатель обязан вносить записи не позднее одной недели с даты трудоустройства и не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа․ При соблюдении этих правил работник получает надёжный документ, подтверждающий его трудовую историю, а компания защищается от возможных юридических рисков․