Дата публикации: 21 апреля 2026 г.
Автор: Александра Задорожнева, бухгалтер
Редакция: 21 апреля 2026 г.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное заполнение трудовой книжки, это не только обязанность работодателя, но и гарантия защиты прав работника. В статье рассмотрены ключевые аспекты ведения и заполнения трудовых книжек в 2026 году, включая переход на электронные версии, особенности заполнения бумажных бланков и ответственность за ошибки.

Нормативная база и изменения в 2026 году

Законодательные изменения

С 2023 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако, согласно действующему законодательству, бумажные трудовые книжки не отменены полностью. Они продолжают использоваться, особенно для лиц, которые не перешли на электронный формат или работают в организациях, не внедривших систему ЭТК.

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) — регламентирует ведение и хранение электронных трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 225 от — утвердило новые формы бланков бумажных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от — определяет порядок заполнения и ведения ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 года работники могут выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. С 2023 года работодатели обязаны предоставлять возможность ведения ЭТК. Однако, если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести бумажную версию.

Важно: Если у работника первое место работы, то в системе ЕФС-1 (Единая форма сведений) необходимо указать выбор ведения трудовой книжки: бумажный или электронный формат.

Заполнение бумажной трудовой книжки: пошаговая инструкция

Общие требования к заполнению

Бумажная трудовая книжка должна быть заполнена:

• Чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Разборчивым почерком, без исправлений и помарок.
• С указанием всех обязательных реквизитов.
• На русском языке (допускается дублирование на национальном языке народов РФ при необходимости).

Не допускается:

• Использование корректора.
• Подчистки и замазывание записей.
• Оставление пустых строк;

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из:

1. Титульный лист — содержит основные данные о работнике.
2. Сведения о работе — записи о приеме, переводе, увольнении.
3. Сведения о награждениях и поощрениях — информация о наградах и поощрительных записях.

Заполнение титульного листа

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел включает записи о:

• Приеме на работу
• Переводе на другую должность
• Увольнении
• Изменении структурного подразделения

Формат записи:

NN, число, месяц, год, Наименование организации, структурное подразделение, должность (специальность, профессия), основание (документ, на основании которого внесена запись)

Пример записи о приеме на работу:

— Принят на работу в ООО "Старт" в отдел кадров на должность специалиста по кадрам на основании приказа № 45 от .

Пример записи об увольнении:

— Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ на основании приказа № 50 от .

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

В этот раздел вносятся:

• Награды и поощрения, предусмотренные трудовым законодательством.
• Почетные звания и грамоты.
• Иные поощрительные записи.

Формат записи:

NN — число, месяц, год — Наименование награды или поощрения, документ, на основании которого внесена запись

Пример:

— Награжден почетной грамотой за добросовестный труд на основании приказа № 22 от .

Заполнение электронной трудовой книжки

Как настроить заполнение ЭТК в программе

Для работы с электронными трудовыми книжками используются специализированные программы, такие как:

• 1С: Зарплата и Управление Персоналом
• Галактика ERP
• БОСС-Кадровик
• СБиС: Кадры

Шаги для настройки:

1. Установить программное обеспечение.
2. Создать учетную запись работника в системе.
3. Заполнить анкетные данные (ФИО, дата рождения, образование и т.д.).
4. Указать выбор формы ведения трудовой книжки: бумажная или электронная.
5. Внести записи о приеме, переводе, увольнении через интерфейс программы.
6. Подписать записи электронной подписью (ЭЦП) руководителя и работника.
7. Отправить данные в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через систему ЕФС-1.

Заполнение ЭТК при увольнении

При увольнении работника необходимо:

1. Внести запись об увольнении в ЭТК.
2. Подписать запись электронной подписью.
3. Обеспечить доступ работника к его электронной трудовой книжке (выдать выписку или сертификат доступа).
4. Отправить сведения об увольнении в ПФР.

Важно: Работник должен быть уведомлен о внесении записи в ЭТК и иметь возможность ознакомиться с ней.

Типичные ошибки и ответственность за них

Ошибки при заполнении бумажной трудовой книжки

Наиболее распространенные ошибки:

• Отсутствие записи о приеме на работу. — Нарушает права работника на подтверждение стажа.
• Неправильное указание должности или структурного подразделения. — Может привести к проблемам при начислении пенсии.
• Отсутствие подписи или печати. — Делает запись недействительной.
• Исправления без заверения. — Признаются недействительными.
• Отсутствие записи об увольнении. — Может привести к проблемам при трудоустройстве.

Ответственность работодателя

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены:

• Административная ответственность: штраф до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Дисциплинарная ответственность: замечание, выговор, увольнение.
• Материальная ответственность: возмещение ущерба, причиненного работнику.

Пример: Если работодатель не внес запись об увольнении, работник может обратиться в суд и взыскать компенсацию за невыплаченные пособия или пенсию.

Вопросы и ответы

Если у работника первое место работы, указывать в ЕФС-1 выбор ведения трудовой книжки?

Ответ: Да, в системе ЕФС-1 необходимо указать, в каком формате будет вестись трудовая книжка: бумажном или электронном. Это важно для корректного учета стажа и формирования отчетности.

Как заполнить электронную трудовую книжку?

Ответ: Заполнение ЭТК осуществляется через специализированные программы. Необходимо:

• Внести анкетные данные работника.
• Указать выбор формы ведения трудовой книжки;
• Вносить записи о приеме, переводе, увольнении.
• Подписывать записи электронной подписью.
• Отправлять данные в ПФР.

Когда нужно заполнить электронную трудовую книжку?

Ответ: Электронная трудовая книжка заполняется при приеме на работу, переводе, увольнении, а также при изменении анкетных данных. Записи вносятся в момент возникновения события.

Как оформить электронную трудовую книжку при увольнении?

Ответ: При увольнении необходимо:

1. Внести запись об увольнении в ЭТК.
2. Подписать запись электронной подписью.
3. Обеспечить доступ работника к его ЭТК (выдать выписку или сертификат доступа).
4. Отправить сведения об увольнении в ПФР.

Советы и рекомендации

Для работодателей

• Используйте новые бланки: С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225.
• Проводите обучение кадров: Сотрудники отдела кадров должны быть обучены правилам заполнения трудовых книжек.
• Используйте программное обеспечение: Специализированные программы помогут избежать ошибок и упростят процесс заполнения.
• Своевременно вносите записи: Не откладывайте заполнение трудовых книжек на потом.
• Проводите проверки: Регулярно проверяйте правильность ведения трудовых книжек.

Для работников

• Проверяйте записи: Сверяйте записи в трудовой книжке с приказами и трудовыми договорами.
• Своевременно сообщайте об ошибках: Если ошибку, немедленно обратитесь к работодателю для ее исправления.
• Сохраняйте выписки: При увольнении запросите выписку из трудовой книжки или сертификат доступа к ЭТК.
• Следите за изменениями: Информируйтесь о новых требованиях к ведению трудовых книжек.

Правильное заполнение трудовых книжек, это не только обязанность работодателя, но и гарантия защиты прав работника. В 2026 году продолжается переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные версии остаются актуальными. Важно соблюдать все требования законодательства, своевременно вносить записи и избегать ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям.

Работодатели должны обеспечить корректное ведение трудовых книжек, а работники — следить за правильностью внесенных записей. Только так можно гарантировать защиту трудовых прав и уверенность в завтрашнем дне.

Дата публикации: 21 апреля 2026 г.
Автор: Александра Задорожнева, бухгалтер
Редакция: 21 апреля 2026 г.