Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и профессиональные качества работника. В её ьном листе (а также вкладыше) обязательно указываются сведения об образовании, профессии и специальности. Ниже подробно рассмотрены нормативные основы, порядок внесения данных, типичные образцы записи и способы корректировки неверных записей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 – при приёме на работу работник обязан предоставить документы, подтверждающие его образование, квалификацию или наличие специальных знаний.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Правила). Пункт 9, подпункт б регламентирует внесение сведений об образовании, профессии и специальности в трудовую книжку.
• Приказы и рекомендации Минтруда России, разъясняющие порядок заполнения ьного листа в зависимости от уровня образования (среднее общее, среднее профессиональное, высшее и т.д.).

Что именно вносится в трудовую книжку?

Согласно п. 9 Правил, в трудовую книжку вносятся следующие данные:

1. Уровень образования (среднее общее, среднее профессиональное, высшее – бакалавриат, специалитет, магистратура и т.д.).
2. Наименование учебного заведения (школа, колледж, техникум, вуз и др.).
3. Год окончания (или год получения документа).
4. Профессия, специальность – точно такая формулировка, как указано в документе об образовании (диплом, аттестат, свидетельство).

Если работник поступает на работу после окончания школы и не имеет дополнительного профессионального образования, в графе «Образование» указывается только «среднее общее», а строка «Профессия, специальность» остаётся пустой.

Порядок заполнения ьного листа

Шаг 1. Подготовка документов

Работник предоставляет оригинал или заверенную копию документа об образовании (диплом, аттестат, свидетельство); Работодатель сверяет данные с документом и делает запись.

Шаг 2. Заполнение графы «Образование»

Указывается уровень образования exatamente как в документе. Примеры:

• Среднее общее (аттестат о среднем общем образовании).
• Среднее профессиональное (диплом о среднем профессиональном образовании).
• Высшее образование – бакалавр (диплом бакалавра).
• Высшее образование – специалист (диплом специалиста).
• Высшее образование – магистр (диплом магистра).

Шаг 3. Заполнение графы «Профессия, специальность»

Содержание должно полностью совпадать с формулировкой, указанной в дипломе/аттестате. Не допускаются сокращения или синонимы, если они не присутствуют в оригинальном документе.

Шаг 4. Указание года окончания

Год указывается цифрами (например, 2024). Если документ содержит только год выпуска, его достаточно; если указан день и месяц – их можно не вносить, но допустимо.

Образцы записей в трудовой книжке (2024‑2026 гг.)

Пример 1. Среднее общее образование (школа)

Образование: среднее общее
Профессия, специальность: 
Год окончания: 2020

Пример 2. Среднее профессиональное образование (техникум)

Образование: среднее профессиональное
Профессия, специальность: техник‑электрик
Год окончания: 2022

Пример 3. Высшее образование – бакалавр

Образование: высшее (бакалавр)
Профессия, специальность: экономист
Год окончания: 2023

Пример 4. Высшее образование – специалист

Образование: высшее (специалист)
Профессия, специальность: инженер‑механик
Год окончания: 2021

Пример 5. Высшее образование – магистр

Образование: высшее (магистр)
Профессия, специальность: юрист
Год окончания: 2025

Как исправить неверную запись об образовании?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неверный уровень образования, неправильная формулировка специальности, опечатка в году), её необходимо исправить в соответствии с п. 9 Правил:

1. Составить запись об исправлении на внутренней стороне трудовой книжки (или на отдельном листе‑вкладыше, если предусмотрено формой книжки).
2. В записи указать:
   • дата исправления;
   • какая именно запись изменяется (указать строку и её прежнее содержание);
   • новое правильное содержание;
   • основание для исправления (копия диплома, аттестата и т.д.);
   • подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
3. Завершить запись фразой «Исправлено верно».
4. При необходимости сделать отметку в журнале движения трудовых книжек.

Пример записи об исправлении:

Исправление записи от :
Строка «Образование»: было «среднее общее», стало «среднее профессиональное».
Строка «Профессия, специальность»: было пусто, стало «техник‑электрик».
Основание: копия диплома техникума № 456789 от .
Исправлено верно. Подпись: ___________ М.П.

Особенности заполнения при разных уровнях образования

Среднее общее образование

Если работник имеет только аттестат о среднем общем образовании, в графе «Образование» пишется именно эта фраза. Строка «Профессия, специальность» остаётся пустой, так как аттестат не присваивает профессию.

Среднее профессиональное образование

Указывается «среднее профессиональное» и профессия, указанная в дипломе (например, «медсестра», «программист», «техник‑автомобилист»).

Высшее образование

Важно указывать не только уровень («высшее»), но и форму обучения (бакалавр, специалитет, магистратура) в скобках, если diploma содержит такую уточняющую информацию. При отсутствии уточнения достаточно написать «высшее».

Что делать, если документ об образовании утрачен?

В случае утери диплома или аттестата работник может получить дубликат в учебном заведении или архиве. Если дубликат получить невозможно, допустимо использовать справку об обучении, выданную учебным заведением, заверенную её печатью и подписью ректора (или директора). На основании такой справки вносятся сведения об образовании, но в трудовой книжке делается пометка «сведения основаны на справке».

Правильное внесение сведений об образовании в трудовую книжку – важная часть кадрового документооборота, обеспечивающая легальность трудовой деятельности и защиту прав работника. Соблюдение требований ТК РФ, Постановления Правительства № 225 и внутренних нормативных актов организации позволяет избежать ошибок, упростить процедуру проверки при приёме на работу и при необходимости быстро исправить неверные записи.

Для удобства рекомендуется завести шаблон записи об образовании и образец исправления, которые будут использоваться кадровиками при приёме новых сотрудников и при проведении внутренних аудитов трудовых книжек.