Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Правильное заполнение её ьного листа крайне важно, так как ошибки могут привести к проблемам при оформлении пенсии, получении пособий или при трудоустройстве.

С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда России № 320н от ). Ниже, подробная инструкция по заполнению для обеих версий документа.

Значение ьного листа

ьный лист (первая страница) содержит обязательные реквизиты, идентифицирующие владельца книжки и организацию, её выдавшую. Это «лицо» документа. Все записи о работе и увольнениях начинаются со второй страницы.

Сравнение старой и новой форм

Основные отличия:

• Старая форма (до 2023 г.): ьный лист был бланком с полями, заполняемыми от руки или печатью. Часто содержал герб РФ или субъекта.
• Новая форма (с 2023 г.): ьный лист — это индивидуальный бланк с защитными элементами (водяные знаки, микротекст). Он имеет строго определённый набор полей, заполняемых только печатным способом (шрифтом, не уступающим по размеру и читаемости образцу). Заполнение от руки недопустимо.

Пошаговая инструкция заполнения (новая форма, действующая в 2026 году)

Общие правила

• Заполнение производится только на русском языке.
• Все данные вносятся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.
• Используется чёрный или синий цвет чернил/тонера.
• Печать организации ставится в отведённом месте.

Поля ьного листа и порядок заполнения

Рассмотрим поля на примере новой формы:

Графа 1: «Фамилия»

Указывается фамилия сотрудника по паспорту. При смене фамилии (в результате брака и т.д.) в новую книжку вносится новая фамилия. Старая фамилия фиксируется только в записях о предыдущих местах работы (на следующих страницах).

Графа 2: «Имя» и Графа 3: «Отчество»

Полные имя и отчество согласно паспортным данным.

Графа 4: «Дата рождения»

Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).

Графа 5: «Пол»

Указывается буквами: «М» или «Ж».

Графа 6: «Место рождения»

Указывается населённый пункт (город, село) и регион (область, край, республика) по паспорту. Например: «г. Москва» или «с. Петровское, Тульская обл.».

Графа 7: «Образование»

Указывается вид и уровень образования (например: «среднее профессиональное», «высшее»). Название учебного заведения и специальность не указываются в этой графе. Эта информация может быть отражена в записях о работе, если она была получена до начала трудового стажа.

Графа 8: «Специальность (профессия)»

Указывается название должности или профессии по документу об образовании (диплому) или по фактическому месту работы, если образование не требуется. Например: «инженер-механик», «бухгалтер», «продавец-кассир».

Графа 9: «Дата выдачи»

Дата, когда организация вручила книжку сотруднику (дата подписания и выдачи). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 10: «Подпись работника»

Подпись сотрудника, принимающего книжку. Обязательна.

Графа 11: «Должность» и Графа 12: «Подпись»

Указывается должность и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации (обычно это специалист отдела кадров или руководитель).

Графа 13: «Расшифровка подписи»

Расшифровка подписи ответственного лица (Фамилия И.О.).

Графа 14: «Печать»

Место для печати организации. Ставится только печать (не штемпель с датой). Печать должна быть чёткой, полностью оттиснутой.

Заполнение старой формы (если используется)

В старой форме были графы: «Фамилия, имя, отчество», «Дата рождения», «Место рождения», «Образование», «Специальность», «Кем и когда выдан» (здесь указывалось название организации, дата выдачи и подпись ответственного), «Подпись работника».

Ключевое отличие: В графе «Кем и когда выдан» указывалось полное наименование организации (например, «Общество с ограниченной ответственностью „Вектор“»), а не просто «ООО „Вектор“».

Частые ошибки и как их избежать

• Исправления на ьном листе. Не допускаются. При ошибке бланк считается испорченным. Необходимо оформить новую книжку.
• Заполнение от руки в новой форме. Запрещено. Все поля, кроме подписи сотрудника, заполняются печатающим устройством (принтером, печатающей машинкой).
• Сокращения. Нельзя писать «г.» вместо «город», «обл.» вместо «область». Пишется полностью.
• Отсутствие печати или её нечитаемость. Печать должна быть чёткой, без «полутонов».
• Неправильный формат даты. Только ДД.ММ.ГГГГ. Нельзя использовать ДД/ММ/ГГГГ или ММ.ДД.ГГГГ.

Ответы на сложные вопросы

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Выдаётся новая трудовая книжка (не дубликат!). В ьном листе новой книжки указывается новая фамилия. В разделе «Сведения о работе» (начиная со 2-й страницы) делается запись о смене фамилии со ссылкой на приказ и документ, подтверждающий смену ФИО (свидетельство о браке, решение суда и т.д.); Старая книжка (с прежней фамилией) не аннулируется, а передаётся сотруднику. У него будет две книжки: старая (до смены ФИО) и новая (после).

Что делать, если книжка утеряна или испорчена (залита, порвана)?

Организация обязана выдать дубликат трудовой книжки. Процедура:

1. Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Организация запрашивает в архиве копии всех записей из испорченной/утерянной книжки (с отметкой архива).
3. На ьном листе дубликата (новая форма) указываются те же данные, что и в оригинале (старые ФИО, дата рождения и т.д.).
4. В разделе «Сведения о работе» дубликата первым делом делается запись:
   «Выдан дубликат взамен утерянной (испорченной) трудовой книжки серии ___ № ___ от ___.___.____».
5. Далее, на основании копий из архива, вносятся все прежние записи о приёме, переводах, увольнениях в том же хронологическом порядке.
6. В конце вносится запись о выдаче дубликата с указанием даты и номера приказа.

Важно: Если книжка испорчена (залита), но записи в ней ещё читаемы, её можно передать сотруднику вместе с дубликатом. Если записи нечитаемы — только дубликат.

Как быть, если сотрудник уволился, сменил фамилию и потерял старую книжку?

Это комплексный случай. Сначала выдается дубликат старой книжки (с прежней фамилией) на основании архивных копий. Затем, после смены фамилии, выдается новая трудовая книжка (как в п.6.1). В новую книжку переносится история из дубликата старой. Таким образом, у сотрудника в итоге будет одна книжка с новой фамилией и полной историей стажа.