Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и являющийся основанием для назначения пенсии, социальных выплат и других льгот. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные экземпляры до сих пор актуальны: их имеют миллионы россиян, продолжают выдавать новым сотрудникам, если они не подали заявление на переход на ЭТК, или если работодатель обязан вести бумажный учет по закону.

В 2026 году правила заполнения трудовой книжки регулируются Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г; № 320н и последующими изменениями. В этой статье вы найдете подробный образец заполнения трудовой книжки для всех ключевых ситуаций: прием на работу, увольнение, перевод, смена фамилии, переход на ЭТК и другие.

Виды трудовых книжек в 2026 году

• Бумажная трудовая книжка — утверждённого образца с 1 января 2023 года (новый бланк с водяными знаками, защитой от подделок).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК), хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Ведётся автоматически на основании данных, передаваемых работодателем.
• Вкладыш в трудовую книжку, выдаётся при заполнении всех полей основной книжки. Используется как дополнение к бумажной книжке.

Важно! С 2021 года при первичном трудоустройстве работнику оформляется только электронная трудовая книжка, если он не подал заявление о желании сохранить бумажную. Однако работодатель обязан выдать бумажную книжку, если работник ранее её имел и не отказывался от неё.

Образец заполнения ьного листа бумажной трудовой книжки

ьный лист заполняется работодателем в течение 5 рабочих дней с момента приёма на работу. Все данные вносятся разборчиво, от руки чернилами чёрного цвета или с помощью печатающего устройства.

Поля ьного листа:

1. Фамилия, имя, отчество, полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
3. Образование, указывается по документам: «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее» и т.д.
4. Профессия, специальность — по диплому или квалификационному справочнику (например, «бухгалтер», «инженер-программист»).

Пример заполнения ьного листа:

• ФИО: Иванов Иван Иванович
• Дата рождения:
• Образование: высшее
• Профессия, специальность: бухгалтер

Важно: Ниже полей ставится печать организации и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя). Печать обязательна, если организация имеет печать. Если нет — достаточно подписи с расшифровкой.

Образцы записей в трудовой книжке по основным ситуациям

Прием на работу

Запись вносится в течение 5 рабочих дней с даты начала работы. Указывается:

• Дата приёма
• Основание (приказ, договор)
• Должность
• Структурное подразделение (если есть)

Пример записи:

«Принят на работу в должности бухгалтера по основному месту работы. Основание: приказ № 45-к от , трудовой договор № 12/26 от »

Примечание: Если работник устраивается на 0,5 ставки, указывается: «на должность бухгалтера на 0,5 ставки».

Увольнение по собственному желанию

Запись вносится в последний день работы. Основание — ст. 80 ТК РФ.

Пример записи:

«Уволен по собственному желанию, согласно ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации. Основание: заявление № 18 от , приказ № 89-к от »

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

Указывается конкретный пункт закона. Например:

• Пункт 2 — несоответствие должности (по результатам аттестации)
• Пункт 5 — неоднократное неисполнение трудовых обязанностей
• Пункт 7 — однократное грубое нарушение (опьянение на работе)

Пример записи (пункт 5):

«Уволен по п. 5 ст. 81 ТК РФ за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин. Основание: приказ № 102-к от »

Важно! При увольнении за проступок (например, прогул, появление в состоянии опьянения) в записи не допускается указание «по инициативе работодателя» — только конкретный пункт закона.

Перевод на другую должность

Запись вносится при изменении должности, структурного подразделения или условий труда.

Пример записи:

«Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера. Основание: приказ № 67-к от »

Смена фамилии, имени, отчества

Запись вносится на основании документа (свидетельство о браке, о перемене имени).

Пример записи:

«Фамилия изменена с Иванова на Петрова на основании свидетельства о заключении брака № 1234 от »

Важно: В ьном листе не исправляются данные. Вместо этого вносится запись в раздел «Сведения о работе», а на ьном листе делается пометка: «Фамилия изменена» — и ставится подпись и печать.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель вносит запись в бумажную книжку:

Пример записи:

«Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронной форме с на основании заявления № 22 от »

Важно: После этой записи дальнейшие записи в бумажную книжку не вносятся. Все сведения передаются в ПФР в электронном виде.

Заполнение закрывающей записи при увольнении

После внесения записи об увольнении работодатель обязан:

1. Выдать трудовую книжку работнику в последний день работы.
2. Внести запись о выдаче книжки в книгу учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Сдать в ПФР форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления работника о переходе на ЭТК (если применимо).

Образец записи в книге учёта:

• ФИО работника: Иванов И.И.
• Дата увольнения:
• Номер трудовой книжки: 123456
• Дата выдачи:
• Подпись получателя: _______________ /Иванов И.И./

Как заверить копию трудовой книжки

Сотрудник может запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки. Это необходимо для получения кредита, оформления льгот, переезда за границу и т.д.

Порядок заверения:

1. Работник подаёт письменное заявление.
2. Работодатель делает копию всех страниц трудовой книжки.
3. На каждой странице копии ставится надпись: «Верно».
4. Ставится печать организации (если есть).
5. Подпись ответственного лица с расшифровкой и датой.

Образец заверения:

«Верно. Копия выдана на основании заявления № 33 от . Печать организации
Подпись: _______________ /Сидорова М.А./

Ошибки при заполнении и как их избежать

Частые нарушения, ведущие к штрафам:

• Записи карандашом или цветными чернилами, недопустимо.
• Исправления без оформления — запрещены. Если ошибка, делается запись об исправлении с указанием ошибочного и правильного текста, даты, подписи и печати.
• Отсутствие подписи или печати — нарушение.
• Не внесение записи в течение 5 дней — административное нарушение (штраф до 50 000 руб. для организации).
• Внесение записи о переводе без приказа — недопустимо.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если книжка утеряна, работник должен:

1. Написать заявление о выдаче дубликата.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, трудовые договоры и т.д.).
3. Работодатель на основании этих документов выдаёт дубликат трудовой книжки с пометкой «Дубликат».

Важно! Дубликат оформляется на новом бланке и содержит все записи, подтверждённые документально.

Электронная трудовая книжка: ключевые моменты 2026 года

• ЭТК — это основной документ для новых работников с 2021 года.
• Работник может отказаться от ЭТК только до . После — отказ невозможен.
• Работодатель обязан передавать сведения в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
• Работник может проверить свою ЭТК через портал Госуслуги или личный кабинет ПФР.

Правильное ведение трудовой книжки, не просто формальность, а гарантия социальных прав работника. В 2026 году работодатели обязаны соблюдать единые правила, вне зависимости от того, ведётся ли бумажная или электронная книжка. Использование официальных образцов и строгое следование Приказу № 320н помогут избежать штрафов, споров и потери стажа.

Рекомендация: Всегда храните копии приказов, заявлений и журналов учёта. Это ваша защита в случае проверки трудовой инспекции или Пенсионного фонда.

Скачать актуальные образцы заполнения трудовой книжки (включая ьный лист, записи о приёме, увольнении, переводе) можно на официальных сайтах:

• Минтруд России
• Пенсионный фонд РФ
• КонсультантПлюс

Помните: точность в документах — залог спокойствия и уверенности в будущем!