Трудовая книжка – один из основных документов‚ фиксирующих трудовой стаж работника․ Её заполнение регламентируется ТК РФ и правилами‚ установленными Министерством труда․ В 2026 году произошли некоторые изменения‚ которые необходимо учитывать при оформлении․
Общие принципы заполнения
Заполняются только те сведения‚ которые указаны в трудовом договоре․ Если в договоре их нет‚ в книжку их не заносят․
Что именно вносится в трудовую книжку
- Номер записи – порядковый номер строки в соответствующем разделе․
- Дата приема на работу – дата начала действия трудового договора․
- Наименование документа‚ на основании которого работник принят‚ с указанием его даты и номера․
- Должность‚ специальность‚ профессия‚ квалификация – полностью раскрывающиеся в соответствии с Трудовым кодексом․
Эти данные размещаются в первой части записи (строки 1‑4)․
Структура записи в трудовой книжке
Типичная строка записи выглядит так:
№ записи – 1 Дата приема – Документ – Приказ № 123 от «Приём на работу» Должность/Специальность – Инженер‑механик‚ специалист 1‑й категории
После этих четырёх полей могут следовать дополнительные сведения (например‚ сведения о переводе‚ увольнении‚ изменении условий труда)․
Особенности заполнения в зависимости от типа перевода
Постоянный перевод
Если сотрудник переводится на постоянную работу у нового работодателя‚ в книжку вносят сведения о новом месте работы‚ указав дату начала и основной документ (приказ‚ договор и т․д․)․
Временный перевод‚ признанный постоянным
С 1 сентября 2026 года временный перевод может быть признан постоянным․ В этом случае в книжку вносят те же данные‚ что и при обычном постоянном переводе‚ но обязательно отмечают‚ что перевод признан постоянным (отметка в строке 5 – «признан постоянным»)․
Перевод в рамках совместительства
Если сотрудник одновременно занимает несколько должностей‚ в книжку вносят отдельные записи для каждой из них‚ указав‚ что это совместительство․
Заполнение первой страницы (ьного листа)
На ьном листе указываются:
- ФИО работника․
- Дата рождения․
- Пол․
- Паспортные данные․
- Серия и номер трудовой книжки․
Важно! При выдаче дубликата в правом верхнем углу ьного листа ставится надпись «Дубликат»․ Дубликат должен быть выдан в течение 15 дней с момента запроса сотрудника․
Как вести запись‚ если строки заканчиваются
Если в разделе «Сведения о работе» осталось мало свободных строк‚ работодатель должен:
- Начать новую запись в той же колонке․
- После завершения записи добавить вкладыш (дополнительный лист) с продолжением записи․
Вкладка должна быть пронумерованаContinuing номером следующей записи‚ чтобы обеспечить единый хронологический порядок․
Примеры заполнения разных ситуаций
Приём на первое место работы
Для сотрудника‚ у которого нет предыдущей трудовой истории‚ работодатель берёт пустой бланк и заполняет его после семи дней работы:
1 Приказ № 45 от «Приём на работу» Менеджер по продажам‚ специалист 2‑й категории
Перевод на новую постоянную работу у текущего работодателя
5 Приказ № 210 от «Перевод на новую должность» Старший аналитик‚ специалист 3‑й категории Признан постоянным (если ранее был временным)
Увольнение
При увольнении в конце записи указывают дату увольнения и основание (например‚ «по соглашению сторон»)․ Пример:
12 Договор № 78 от «Разрыв трудового договора» Инженер‑электрик‚ специалист 1‑й категории Уволен по соглашению сторон
Как исправлять ошибки в трудовой книжке
Если в записи допущена ошибка‚ её необходимо исправить в соответствии с Правилами:
- Черкнуть ошибку двумя параллельными линиями․
- Подчеркнутой строкой указать «исправлено»․
- Сделать новую запись рядом с исправленной‚ пронумеровав её заново․
Полностью зачеркнуть запись нельзя – это может привести к нарушению требований к документообороту․
Новые правила 2026 года
С 2026 года вступили в силу изменения‚ касающиеся:
- Внесения записей о временных переводах‚ признанных постоянными․
- Упрощённого оформления дубликата – теперь в правом верхнем углу ставится надпись «Дубликат»․
- Установления сроков выдачи дубликата – не более 15 дней․
- Требования к вкладышам – они должны быть пронумерованы и подписаны ответственным лицом․
Эти изменения отражены в Приказе Минтруда от № 320н и последующих методических указаний․
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли заполнять сведения о совместительстве? – Да‚ если сотрудник официально числится на второй должности‚ её нужно отразить в отдельной записи․
- Можно ли использовать электронный вариант трудовой книжки? – Да‚ но только для сотрудников‚ принятых на работу с и согласных на электронный формат․ Для остальных сохраняется бумажный бланк․
- Какие документы требуются для ввода записи? – Трудовой договор‚ приказ о приёме‚ копия паспорта (для подтверждения личных данных)․
Заполнение трудовой книжки – процесс ответственный и регламентированный․ Чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций‚ следует:
- Точно следовать требованиям ТК РФ и приказов Минтруда․
- Вносить данные в хронологическом порядке‚ используя порядковые номера записей․
- Обязательно указывать тип документа‚ дату и номер приема․
- Своевременно оформлять дубликаты и вкладыши при необходимости․
- Своевременно исправлять ошибки‚ соблюдая правила оформления․
Соблюдая эти рекомендации‚ работодатель обеспечит корректное документооборощение и защитит интересы как организации‚ так и сотрудника․