С 2021 года в России трудовая книжка ведётся в электронном виде. При этом внешний совместитель (работник, который одновременно работает по трудовому договору в одной организации и по совместительству в другой) также подлежит обязательному заполнению соответствующей записи. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить эту процедуру.

Что такое внешний совместитель?

Внешний совместитель — это сотрудник, который:

• имеет основное место работы (где оформлен трудовой договор);
• выполняет дополнительные обязанности в другой организации по согласованию с работодателем;
• может работать на полной или частичной ставке, в зависимости от условий трудового договора.

Для такой категории работников необходимо вести трудовую книжку в том месте, где находится их основное занятость.

Основные требования к оформлению

1. Запись в трудовой книжке должна быть выполнена в электронном виде (через личный кабинет ПФР или HR‑систему организации).
2. В запись включаются сведения о:
• месте и дате приёма на работу;
• должности и условии труда;
• размере заработной платы;
• сведениях о профсоюзном членстве (если есть).
3. При совместительстве в трудовую книжку вносятся сведения обо всех местах работы, но основные реквизиты фиксируются только по основному месту.

Требуется ли запрашивать копию трудовой книжки у внешнего совместителя?

По информации с сайта Онлайнинспекции.рф, работодатель не обязан запрашивать у внешнего совместителя копию его трудовой книжки. Вместо этого:

• Работодатель получает сведения о совместительстве из официальных источников (например, из личного кабинета ПФР).
• Если требуется подтверждение факта работы, достаточно выписки из личного кабинета или справки, подтверждающей наличие внешнего совместительства.

Как оформить запрос?

Если всё‑же требуется подтверждение, то:

1. Сотрудник предоставляет работодателю выписку из электронного трудового договора или справку о совместительстве, оформленную в установленном порядке.
2. Работодатель вносит данные в трудовую книжку в течение 30 календарных дней с даты получения документов.

Как правильно заполнять запись о внешнем совместителе?

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения записи в электронной форме:

1. Определение места работы. Выбираем основное место работы – то, где оформлен основной трудовой договор.
2. Ввод реквизитов. В соответствующее поле вводятся:
• Наименование организации;
• ИНН/КПП организации;
• Адрес места работы;
• Дата начала работы;
• Должность;
• Ставка (полная/частичная);
• Размер заработной платы.
3. Указание сведений о совместительстве. Если работник работает одновременно в нескольких организациях, в отдельном поле указываются сведения о дополнительных местах работы.
4. Подтверждение. После ввода данных работник подписывает (или подтверждает через электронную подпись) ввод информации.

Пример заполнения

Место работы: ООО «ТехноСервис» (ИНН 1234567890)
Дата начала: 
Должность: Инженер‑конструктор
Ставка: 100%
Заработная плата: 85 000 руб.
Совместительство: Внешний совместитель в ООО «Инновации» (с )

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли вносить данные о совместительстве в трудовую книжку, если внешнее занятость не предусмотрена договором?
  Ответ: Да. По закону любая работа, выполненная по совместительству, должна быть отражена в трудовой книжке, независимо от того, прописано ли это в договоре.
• Вопрос: Как часто нужно обновлять сведения о внешнем совместительстве?
  Ответ: Обновлять сведения необходимо в любой момент изменения условий работы (изменение ставки, переход в другую организацию и т.д.). При этом обновление должно быть выполнено в течение 30 дней.
• Вопрос: Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде?
  Ответ: С 2021 года все записи вводятся исключительно в электронном виде. Бумажные формы заменены электронными записями, которые храняться в личном кабинете ПФР.

Заполнение трудовой книжки внешним совместителем требует соблюдения определённых правил:

1. Записи вводятся только по основному месту работы.
2. Внешний совместитель не обязан предоставлять копию своей трудовой книжки, но может предоставить подтверждающие документы.
3. Все сведения о совместительстве вносятся в электронный формат и должны быть подтверждены подписью работника.
4. Обновление данных должно происходить своевременно, в течение установленных законодательством сроков.

Соблюдение этих требований позволяет избежать ошибок при оформлении трудовых отношений и гарантирует корректное ведение кадровых документов.

---

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г.