Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, квалификацию и все изменения в трудовых отношениях. Для заведующего кафедрой (как мужчины, так и женщины) существуют особые требования к оформлению записей, связанные с назначением, переводом, повышением квалификации и увольнением.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
• Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Инструкции по ведению трудовых книжек». Именно в пункте 26 этой Инструкции указано, что запись в трудовую книжку делается на основании приказа (распоряжения) работодателя в течение семи календарных дней после его издания.
• Приказ Минобрнауки РФ от № 1085 «Об утверждении Положения о кадровом обеспечении высших учебных заведений», где определены должностные обязанности заведующего кафедрой.
• Постановление Правительства РФ от № 81 «Об электронных трудовых книжках», которое вводит возможность ведения электронного варианта документа.

Когда требуется запись в трудовую книжку?

Для заведующего кафедрой запись в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

1. Назначение на должность «заведующий кафедрой» (или «заведующая кафедрой»).
2. Перевод на другую кафедру, в другое учебное заведение или в иной штатный пункт.
3. Присвоение (изменение) квалификационной категории, разряда, класса.
4. Повышение квалификации, прохождение переподготовки, получение ученой степени.
5. Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и др.).

Как правильно оформить запись

Содержание записи

Запись в трудовую книжку должна включать следующие обязательные реквизиты (п. 9 Инструкции):

• Дата оформления записи.
• Наименование организации‑работодателя.
• Трудовая функция (должность) – заведующий кафедрой / заведующая кафедрой.
• Квалификационная категория (если присваивается).
• Основание для внесения записи (номер и дата приказа работодателя).
• Ставка (оклад) и условия оплаты труда (по желанию, но часто указывается).

Сроки внесения

Согласно пункту 26 Инструкции, запись вносится в течение семи календарных дней после издания приказа. При увольнении запись делается в тот же день, когда работник покидает должность.

Форма трудовой книжки

Если трудовая книжка была заведена до , запись вносится в неё, пока есть свободные строки в разделе «Сведения о работе». Когда места заканчиваются, необходимо оформить вкладыш на бланке 2004 года и продолжать вести запись в него.

С 2021 года допускается вести электронную трудовую книжку. При этом порядок заполнения полностью соответствует бумажному варианту, но запись делается в системе «Госуслуги» или в специализированных кадровых сервисах организации.

Пример приказа о назначении

Приказ № 12/2026
от г.

О назначении заведующего кафедрой

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Положением о кадровом обеспечении
высшего учебного заведения, приказываю:

Назначить Иванова Ивана Петровича на должность
 заведующего кафедрой физики (должность с кодом 07.02.01) с г.
Присвоить квалификационную категорию «высший научный сотрудник», разряд 2.
Установить оклад 120 000 руб. в месяц.
Внести запись в трудовую книжку работника в течение 7 календарных дней
 со дня издания приказа.

Глава учебного заведения
_____________________/ Петрова А. С.

На основании этого приказа в трудовую книжку вносится запись, аналогичная приведённой ниже.

Пример записи в трудовую книжку (бумажный вариант)

Специфика оформления для женщин

В официальных документах должность указывается в соответствии с полом сотрудника:

• мужчина – заведующий кафедрой;
• женщина – заведующая кафедрой.

Важно, чтобы в приказе и в записи в трудовой книжке использовалась именно та форма, которая соответствует гендеру работника. Это требование не только лингвистическое, но и юридическое – в случае споров суд будет проверять соответствие формулировок официальным нормам.

Запись о повышении квалификации и переподготовке

Если заведующий кафедрой проходит обучение, получает учёную степень или меняет квалификационную категорию, в трудовую книжку вносится отдельная запись:

1. Дата начала и окончания обучения.
2. Наименование учебного заведения (или организации, проводившей переподготовку).
3. Полученный документ (доктор наук, кандидат наук, сертификат повышения квалификации).
4. Основание – приказ о повышении квалификации.

Увольнение заведующего кафедрой

При увольнении запись делается в тот же день, когда работник покидает должность. В приказе указываются причины увольнения (по соглашению сторон, по собственному желанию, по сокращению и т.д.). Пример записи:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять новую трудовую книжку, если старой уже нет свободных строк?

Нет. При отсутствии свободных строк в основной части книжки оформляется вкладыш на бланке 2004 года. В него вносятся все дальнейшие записи, включая назначения и увольнения.

Можно ли сразу перейти на электронную трудовую книжку?

Да, если работник не отказался от бумажного варианта. При переходе в электронный формат в бумажную книжку делается запись о выборе электронного формата, после чего выдается электронный документ.

Как оформить запись, если заведующий одновременно является совместителем?

Для совместителей в трудовой книжке ведётся отдельная строка, в которой указывается, что работа совмещённая, а также указание на основной и совместительный места работы. При этом основанием служит отдельный приказ о приёме в качестве совместителя.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущей должности «заведующий кафедрой», а сейчас назначили «заместителем заведующего»?

Вносится новая запись о переводе/переписывании должности. При этом в поле «Основание» указывается приказ о переводе, а в поле «Должность» – «заместитель заведующего кафедрой».

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить от руководства приказ о назначении/переводе/увольнении.
2. Проверить, есть ли свободные строки в основной части трудовой книжки или нужен вкладыш.
3. Сформировать запись в соответствии с пунктом 9 Инструкции (дата, название организации, должность, категория, основание).
4. Внести запись в течение 7 календарных дней (или в день увольнения).
5. Если используется электронная книжка – загрузить запись в систему и подтвердить её подписью руководителя.
6. Сохранить копию приказа и подтверждение внесения записи в личное дело сотрудника.

Оформление записи в трудовую книжку для заведующего (заведующей) кафедрой – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных сроков и формулировок. Правильное оформление гарантирует законность трудовых отношений, упрощает расчёт пенсионных прав и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Помните: любой пропуск или ошибка в записи может привести к проблемам при проверках со стороны ПФР, ФСС и судов. Поэтому каждый кадровый специалист обязан тщательно проверять приказ, форму записи и сроки её внесения.

Дата публикации: