В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ С 1 января 2021 г․ работодатели обязаны вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку․ Если сотрудник не подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, могут возникнуть проблемы при оформлении трудовых отношений, получении пособий и при переходе на новый работодатель․ Ниже разберём, что это значит, какие последствия могут возникнуть и как быстро исправить ситуацию․
Что такое заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
Заявление – это письменный документ, в котором работник выражает своё согласие (или отказ) на ведение трудовой книжки в бумажном виде․ В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г․ (с 1 января 2021 г․ наряду с электронной трудовой книжкой) работник имеет право:
- выбрать порядок ведения трудовой книжки (бумажный, электронный или оба варианта);
- претендовать на выдачу бумажной трудовой книжки на руки;
- попросить работодателя закрыть запись о переходе на электронную форму․
Почему важно подавать заявление?
Если заявление не подано, работодатель может:
- не вести бумажную трудовую книжку, что нарушает требования ТК РФ;
- не выдавать работнику бумажную копию, что затрудняет подтверждение стажа при смене работы;
- не оформить закрывающую запись при переходе на электронную форму, что приводит к двойному учёту․
Для работника это значит:
- отсутствие официального подтверждения стажа в бумажном виде;
- сложности при получении пенсионных и иных пособий;
- необходимость повторного оформления трудовой книжки при смене работодателя․
Как быстро исправить ситуацию?
Для исправления необходимо:
- Составить заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
- Подписать его и передать работодателю;
- Получить подтверждение о принятии заявления и закрывающей записи;
- Проверить, что в бумажной книжке появилась запись о продолжении․
Шаг 1․ Составление заявления
Ниже приведён образец заявления, который можно адаптировать под свои нужды․ Важно включить в него все необходимые формулировки, указанные в законодательстве․
Заявление
о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Я, ФИО работника, работник название организации, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации и постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г․ (с 1 января 2021 г․ наряду с электронной трудовой книжкой)․
Прошу также, чтобы в моём заявлении отражена просьба о выдаче бумажной трудовой книжки на руки․
Подпись: ____________
Если вы хотите оформить заявление в электронном виде, добавьте следующую строку:
Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде․
Шаг 2․ Подача заявления работодателю
Заявление можно передать:
- в отдел кадров лично;
- по электронной почте с копией в бумажном виде;
- через систему 1С: Зарплата и управление персоналом (документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»)․
После подачи работодатель обязан:
- принять заявление;
- закрыть запись о переходе на электронную форму (если применимо);
- выдать вам бумажную трудовую книжку․
Где хранится заявление?
Заявление обычно хранится в личном деле сотрудника в отделе кадров․ Если вы сменили работодателя, убедитесь, что заявление было передано новому работодателю, чтобы он знал о вашем праве на бумажную трудовую книжку․
Что делать, если заявление уже было подано, но бумажная книжка не ведётся?
В таком случае:
- обратитесь в отдел кадров с просьбой проверить наличие записи о ведении бумажной книжки;
- попросите работодателя оформить закрывающую запись, если вы переходите на электронную форму;
- если работодатель отказывается, можно обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой․
Как избежать подобных проблем в будущем?
- Всегда уточняйте у работодателя порядок ведения трудовой книжки при приёме на работу;
- Проверяйте, что в бумажной трудовой книжке есть запись о вашем приёме и стаже;
- Сохраняйте копии всех заявлений и документов, связанных с трудовой книжкой;
- Если вы переходите на электронную форму, обязательно получите закрывающую запись в бумажной книжке․
Не подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки может привести к юридическим и финансовым неудобствам․ Однако исправить ситуацию можно быстро, если вы подготовите корректное заявление и подадите его работодателю․ Следуйте приведённым рекомендациям, и ваш стаж будет официально подтверждён в обоих видах трудовой книжки․