Трудовой договор и трудовая книжка — два фундаментальных документа, регулирующих трудовые отношения в Российской Федерации. В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и сохранения бумажного документооборота для некоторых категорий граждан, вопрос корректного отражения сведений о трудовой книжке в тексте договора становится особенно актуальным. В данной статье мы подробно разберем, какие именно данные необходимо указывать, как это делать правильно с юридической точки зрения и какие нюансы существуют в 2024 году.

Нужно ли указывать номер трудовой книжки в договоре?

Согласно действующему законодательству (ст. 57 ТК РФ), в трудовом договоре не содержится обязательного требования указывать серию и номер трудовой книжки работника. Основными реквизитами документа являются данные о сторонах договора (работнике и работодателе), месте работы, трудовой функции, дате начала работы и условиях оплаты труда.

Однако на практике многие отделы кадров включают эти сведения в раздел «Общие положения» или «Реквизиты сторон». Это делается для:

• Идентификации конкретного экземпляра бумажной трудовой книжки, если она ведется.
• Упрощения внутреннего документооборота и архивации.
• Фиксации факта предъявления работником документа при приеме на работу.

Важно помнить: отсутствие номера трудовой книжки в тексте договора не является основанием для признания договора недействительным или для отказа в приеме на работу.

Какие сведения о трудовой книжке можно включить в договор

Если работодатель принимает решение зафиксировать данные о трудовой книжке в тексте соглашения, рекомендуется использовать следующую формулировку в преамбуле или в разделе реквизитов:

«Работник при заключении настоящего договора предъявил трудовую книжку серии [Серия] № [Номер], выданную [Наименование организации, выдавшей книжку], дата выдачи [Дата].»

Также в договор можно внести пункт о формате ведения трудовой книжки:

1. Для работников, выбравших бумажный формат: указание на ведение бумажной трудовой книжки в соответствии с ТК РФ.
2. Для работников, перешедших на ЭТК: указание на то, что сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.

Особенности оформления при переходе на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России запущен проект по внедрению электронных трудовых книжек; Для работников, принятых на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Вся информация о стаже ведется исключительно в электронном виде.

В трудовом договоре с такими работниками указывать серию и номер бумажной книжки нецелесообразно и технически невозможно, так как физического документа у них может не быть вовсе. В этом случае в договоре лучше сделать акцент на обязанностях работодателя по передаче сведений в Социальный фонд России (СФР):

«Работодатель обязуется своевременно передавать сведения о трудовой деятельности работника в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации в порядке, установленном законодательством РФ.»

Типичные ошибки при заполнении

При внесении данных о трудовой книжке в договор кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к спорам. Вот чего следует избегать:

• Указание неверной серии или номера. Если вы все же решили вписать эти данные, перепроверьте их трижды. Опечатка может создать проблемы при подтверждении стажа в будущем.
• Требование бумажной книжки у «цифрового» сотрудника. Нельзя требовать от работника, принятого после 2021 года, предоставления бумажной трудовой книжки для внесения записей, если она у него есть (она остается у него на руках как исторический документ).
• Ссылка на утратившие силу нормы. Убедитесь, что формулировки в договоре соответствуют актуальной редакции Трудового кодекса и Федеральным законам об электронном документообороте.

Юридическая значимость записей

Важно различать юридическую силу трудового договора и трудовой книжки. Трудовой договор — это соглашение сторон, устанавливающее права и обязанности. Трудовая книжка (бумажная или электронная) — это основной документ о стаже работы.

Запись в трудовой книжке (или в базе СФР) имеет приоритет при назначении пенсии. Поэтому, даже если в трудовом договоре допущена ошибка в номере трудовой книжки, это не аннулирует сам факт трудовой деятельности, но может потребовать дополнительных справок для подтверждения стажа в будущем. Именно поэтому точность данных важна для самого работника.

Рекомендации для работодателей

Чтобы минимизировать риски и обеспечить прозрачность отношений, рекомендуется:

1. Вести журнал учета движения трудовых книжек, где фиксировать даты приема и выдачи документов.
2. При приеме сотрудников, сохранивших бумажные книжки, снимать копию ьного листа и подшивать её в личное дело.
3. Включать в трудовой договор четкий пункт о формате ведения сведений о трудовой деятельности (электронный или бумажный).
4. Не требовать от работника исправления ошибок в старой трудовой книжке как условия приема на работу (это его право, а не обязанность перед новым работодателем).

Сведения о трудовых книжках в трудовом договоре носят справочный характер. Закон не обязывает вписывать серию и номер документа в текст соглашения, однако такая практика помогает структурировать данные в отделе кадров. Главное — понимать разницу между работниками «старой» и «новой» формации: для одних бумажная книжка остается основным документом стажа, для других — вся история фиксируется в цифровом контуре государства. Грамотное оформление этих нюансов в договоре свидетельствует о высоком уровне правовой культуры организации и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений.