Трудовой договор и трудовая книжка — два ключевых документа‚ регулирующих отношения между работником и работодателем в Российской Федерации. Несмотря на повсеместную цифровизацию‚ вопрос о том‚ как именно трудовая книжка связана с трудовым договором и когда ее ведение обязательно‚ а когда нет‚ остается актуальным. В этой статье мы подробно разберем‚ в чем разница между этими документами‚ как отражается информация о трудовой книжке в договоре и какие изменения принес 2026 год.
Чем отличается трудовой договор от трудовой книжки?
Несмотря на то‚ что оба документа касаются трудовой деятельности‚ их функции и содержание существенно различаются:
- Трудовой договор, это соглашение между работником и работодателем‚ на основании которого возникают трудовые отношения. В нем указываются должность‚ отдел‚ зарплата‚ место работы‚ льготы‚ права и обязанности сторон‚ а также сведения о представителе работодателя‚ подписавшем договор‚ и основание‚ в силу которого он наделен полномочиями.
- Трудовая книжка — это документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника (согласно ст. 66 ТК РФ). В нее вносятся сведения о работнике‚ выполняемой им работе‚ переводах на другую постоянную работу‚ увольнении и основаниях прекращения трудового договора‚ а также сведения о награждениях за успехи в работе. В отличие от договора‚ в книжке фиксируется только должность и отдел‚ без указания зарплаты и льгот.
Когда оформление трудовой книжки обязательно?
По общему правилу‚ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже. При оформлении сотрудника на основную работу предоставление трудовой книжки обязательно — она входит в перечень документов‚ необходимых для заключения трудового договора.
Если работник устраивается на работу впервые‚ трудовая книжка оформляется в отделе кадров работодателя. Если же речь идет о внешнем совместительстве‚ то для подсчета научно-педагогического стажа и стажа для оплаты по листку нетрудоспособности достаточно предоставить ксерокопию трудовой книжки с основного места работы.
Срочный трудовой договор и трудовая книжка
Многие работодатели задаются вопросом: необходимо ли делать запись в трудовую книжку работнику‚ оформленному по срочному трудовому договору‚ если он не имеет постоянного места работы? Ответ однозначный: да‚ необходимо. Если срочный трудовой договор заключен и место работы является для сотрудника основным‚ работодатель обязан внести записи об этой работе в трудовую книжку.
Когда можно работать по трудовому договору без трудовой книжки?
Существуют ситуации‚ когда оформление бумажной трудовой книжки не требуется:
- Дистанционные (удаленные) работники. Согласно ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ‚ работодатель может не вести бумажную трудовую книжку для удаленщиков. В этом случае факт занятости будет подтверждаться исключительно трудовым договором с дистанционным работником. При этом в договоре в качестве места работы не нужно приводить конкретный адрес — достаточно указать населенный пункт.
- Работа по совместительству. По желанию работника‚ запись о работе по совместительству может вноситься в трудовую книжку по основному месту работы на основании справки или копии приказа‚ однако это не является обязанностью работодателя по совместительству.
- Гражданско-правовой договор (ГПХ). Важно отличать трудовой договор от договора ГПХ. При заключении договора ГПХ трудовые отношения не возникают‚ а значит‚ запись в трудовую книжку не вноситься‚ и социальные выплаты (как по трудовому договору) не предусмотрены.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году: новые реалии
Цифровизация коснулась и трудовых отношений. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам перешли на ведение электронных трудовых книжек. На сегодняшний день‚ в 2026 году‚ правила продолжают действовать и совершенствоваться:
- Отказ от бумажного формата для новых сотрудников. Кадровик не может требовать бумажную трудовую книжку с тех‚ кто впервые устраивается на работу‚ или с лиц‚ перешедших на ЭТД.
- Форма ЕФС-1. Сведения о трудовой деятельности теперь отражаются в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Его заполняют все работодатели на конкретные кадровые мероприятия: приём‚ увольнение‚ перевод‚ приостановление или возобновление трудового договора.
- Охват всех ставок. Работодатель формирует электронные сведения на всех сотрудников‚ с которыми заключён трудовой договор‚ независимо от того‚ на полную или неполную ставку трудится работник.
Министерство труда и социальной защиты РФ также разъяснило важный нюанс: при подаче работником заявления о ведении сведений в электронном виде‚ запись об этом в бумажной трудовой книжке должна быть заверена подписью и печатью работодателя.
Особенности для иностранных граждан
Отдельного внимания заслуживают иностранные граждане. Например‚ при приеме на работу гражданина Республики Узбекистан бумажной трудовой книжки у него может не оказаться. В таких случаях работодатель по просьбе работника оформляет ему новую трудовую книжку российского образца‚ либо ведет учет его стажа в электронном виде в соответствии с законодательством РФ.
Трудовой договор остается первоосновой для возникновения трудовых отношений‚ а трудовая книжка (как бумажная‚ так и электронная) — их хронологическим подтверждением. Сегодня правила изменились: бумажная книжка постепенно уступает место форме ЕФС-1 и электронному документообороту. Работодателям важно помнить‚ что для дистанционных работников и совместителей бумажная ТК может не вестись‚ а вот при срочном договоре на основной работе внесение записей обязательно. Грамотное сочетание этих документов обеспечит чистоту кадрового учета и защиту прав как работника‚ так и работодателя.