Вопрос о том, необходимо ли вносить сведения из трудового договора в трудовую книжку, является одним из самых частых как у начинающих, так и у опытных работников и работодателей. Чтобы дать на него исчерпывающий ответ, необходимо разобраться в различиях этих двух документов, а также учесть актуальные требования Трудового кодекса РФ и нововведения 2026 года, связанные с электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Прежде всего, важно понимать концептуальную разницу между этими документами:

• Трудовой договор — это форма юридического заключения правоотношений между работодателем и работником. Это двусторонний документ, в котором фиксируются условия труда: должность, отдел, размер заработной платы, место работы, режим рабочего времени, льготы, права и обязанности сторон.
• Трудовая книжка — это документ, регистрирующий факты ваших приемов на работу, увольнений, переводов, взысканий и поощрений. В ней указывается только должность, отдел, дата начала работы и основания прекращения договора. Никаких сведений о зарплате или конкретных льготах в ней не содержится.

Иными словами, договор закрепляет условия, а трудовая книжка фиксирует сам факт вашей работы в данной организации.

Общее правило: когда запись обязательна

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях;

Запись в трудовую книжку обязательна, если:

1. Работник проработал у работодателя более 5 дней.
2. Данная работа для сотрудника является основной.

Это правило распространяется в т.ч. и на срочные трудовые договори. Если работник, оформленный по срочному договору, не имеет другого постоянного места работы (то есть эта работа для него основная), работодатель обязан внести запись в его трудовую книжку.

Когда можно работать по договору без внесения записи в трудовую книжку?

В 2026 году работа без записи в бумажную трудовую книжку возможна, однако это не отменяет необходимости официального оформления трудового договора. Запись не вносится в следующих случаях:

• Работа по совместительству. По закону запись о работе по совместительству делается по основному месту работы по желанию самого работника. Работодатель по совместительству может просто заключить трудовой договор, не внося записи в трудовую книжку.
• Договор гражданско-правового характера (ГПХ). Важно не путать трудовой договор с договором ГПХ (подряда, оказания услуг). Договор ГПХ не порождает трудовых правоотношений, поэтому запись в трудовую книжку никогда не вносится, а социальные гарантии (отпуск, больничный) не предоставляются.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и изменения 2026 года

Правила ведения трудовых книжек претерпели серьезные изменения. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам формируют сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Важное нововведение: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь при заключении трудового договора работник предоставляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности из электронной системы (ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, сегодня «внесение записи» означает не только рукописный текст в бумажный бланк, но и передачу электронных сведений в Социальный фонд России (СФР). Если у кандидата электронная трудовая книжка, работодатель обязан корректно заверить и передать информацию о приеме на работу в электронном формате.

Как убедиться, что у кандидата ЭТК?

При трудоустройстве работник сам должен предъявить сведения о трудовой деятельности (например, выписку из СФР) или бумажную трудовую книжку. Если трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка не предоставляется вообще — она будет заведена автоматически в электронном виде, а по желанию работника может быть заведен и бумажный бланк.

Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?

Если ваша работа является основной, вы проработали более 5 дней, но работодатель не делает запись в трудовой книжке (или не передает сведения в ЭТК), это является нарушением трудового законодательства. Отсутствие записи лишает вас подтверждения стажа и может создать проблемы при оформлении пенсии или на новом месте работы.

Если вы работаете без оформления трудового договора, а бумажная трудовая книжка осталась у работодателя, вы имеете право обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) или суд с требованием обязать работодателя оформить все документы надлежащим образом и вернуть вам трудовую книжку.

Сам трудовой договор как физический документ в трудовую книжку не вносится, в ней делается лишь запись о факте приема на работу с указанием должности и реквизитов приказа. Если работа основная, такая запись (или электронный отчет в СФР) строго обязательна. Если же вы совместитель, запись делается только по вашему желанию. В 2026 году, с окончанием переходного периода, особое внимание следует уделять корректному ведению электронной трудовой книжки, которая стала полноценной альтернативой бумажному формату.