Трудовой договор (контракт) – основной документ, регулирующий отношения между работником и нанимателем. В соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Беларусь сведения о заключении, изменении и расторжении трудового контракта должны быть отражены в трудовой книжке работника. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок внесения записей, образцы оформления и типичные вопросы, возникающие на практике.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66 (трудовая книжка), ст. 57‑58 (трудовой договор), ст. 70‑71 (срочный трудовой договор), ст. 80 (испытательный срок).
• Закон Республики Беларусь «О труде» – ст. 31‑33 (трудовая книжка), ст. 38‑40 (трудовой договор и контракт).
• Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от № 12 – «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек».
• Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов (пример оформления ссылок на нормативные акты без нумерации частей).

Когда необходимо вносить запись о трудовом контракте?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. При приёме на работу – фиксируется факт принятия на должность и указание, что работа осуществляется по трудовому договору (контракту).
2. При заключении срочного трудового договора (контракта) – указывается срок действия контракта.
3. При продлении (пролонгации) существующего контракта – вносится запись о новом сроке действия.
4. При заключении нового контракта после окончания предыдущего – делается запись о новом договоре (может быть оформлена как продолжение или как новая запись).
5. При расторжении контракта – запись об окончании трудового отношения (увольнение по соглашению сторон, по инициативе работника, по истечении срока контракта и т.д.).
6. При приостановлении или возобновлении действия трудового договора в связи с мобилизацией, военной службой по контракту, отпуском без сохранения заработной платы и т.п.
7. При переводе на другую должность или структурное подразделение – если перевод сопровождается изменением условий контракта.

Как оформить запись в трудовой книжке?

Трудовая книжка установленного образца содержит четыре графы:

• Графа 1 – номер записи по порядку;
• Графа 2 – дата внесения записи;
• Графа 3 – собственно запись (сведения о работе, должности, условиях);
• Графа 4 – реквизиты документа, на основании которого внесена запись (номер и дата приказа, контракта, соглашения и т.д.).

Образец записи при приёме на работу по контракту

Принят на должность инженера конструкторского бюро производственно‑технического управления на условиях контракта.
Приказ № 45 от о приёме на работу.

В реальной трудовой книжке запись оформляется без тегов <pre>, но для наглядности представлена в виде блоков.

Образец записи о продлении контракта

Контракт с инженером конструкторского бюро продлён на срок до .
Соглашение № 12 от о продлении трудового контракта.

Образец записи о заключении нового контракта после окончания предыдущего

Заключён новый трудовой контракт на должность ведущего специалиста отдела качества на условиях контракта.
Приказ № 78 от о заключении трудового контракта.

Образец записи о военной службе по контракту (для резервистов)

Прохождение военной службы по контракту в воинской части № 34567.
Приказ министерства обороны № 202 от о зачислении на военную службу по контракту.

Особенности оформления при различных ситуациях

Испытательный срок

Если работник принят на работу с испытательным сроком, запись о приёме делается сразу же, независимо от результата испытания. В случае невыдержания испытательного срока и расторжения договора по инициативе работника или нанимателя в трудовой книжке делается запись об увольнении, основанием служит соответствующий приказ (ст. 71 ТК РФ).

Срочный трудовой договор

Срочный договор (контракт) оформляется как обычный трудовой договор, но в графе 3 указывается срок действия. При окончании срока и не продлении контракта делается запись об увольнении по истечении срока контракта (ст. 79 ТК РФ).

Мобилизация и приостановление действия контракта

При мобилизации работника трудовой договор приостанавливается. В трудовой книжке вносится запись:

Трудовой договор с инженера‑конструктором приостановлен в связи с мобилизацией.
Приказ № 05 от о приостановлении действия трудового договора.

После demobilization делается запись о возобновлении действия контракта.

Перевод внутреннего совместителя в основные работники

Если совместитель переводится на основную работу, запись о переводе делается в графе 3 с указанием новой должности и условий контракта, а в графе 4 – приказ о переводе.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Информация о контракте вносится в личный кабинет работника на порале «Госуслуги» или через работодателя в системе СФР. Формат записи аналогичен бумажному варианту: номер записи, дата, сведения о работе, реквизиты основания. Преимущества ЭТК:

• Автоматическое присвоение номера записи;
• Возможность мгновенного обновления данных при продлении контракта;
• Снижение риска потери или повреждения документа.

Наниматель обязан обеспечить своевременное внесение сведений в ЭТК и выдать работнику справку о внесении записи по его требованию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о каждом продлении контракта?

Да. Каждое изменение срока действия трудового договора считается новым основанием для записи в трудовой книжке.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ, работник может обратиться в суд с иском о восстановлении трудовой книжки и трудового стажа. Наниматель обязан предоставить копии приказов, договоров и иных документов, подтверждающих период работы.

Обязательно ли указывать номер контракта в графе 4?

Да. В графе 4 указываются реквизиты документа, послужившего основанием для записи: номер и дата приказа, контракта, соглашения, а также наименование органа, выдавшего документ.

Можно ли сделать одну запись на несколько периодов работы по одному контракту?

Нет. Каждый период (приём, продление, новый контракт) оформляется отдельной записью с соблюдением хронологической последовательности.

Как оформить запись, если контракт заключён на неопределённый срок?

В графе 3 указывается, что работа осуществляется по трудовому договору (контракту) без указания срока. При последующем установлении конкретного срока делается дополнительная запись об изменении условий контракта.

Рекомендации для кадровых служб

1. Вести журнал регистрации приказов о приёме, продлении и расторжении контрактов – это упростит подготовку записей в трудовой книжке.
2. Перед внесением записи проверить соответствие данных в приказе и трудовом договоре (название организации, должность, ФИО работника).
3. При переходе на электронные трудовые книжки настроить интеграцию с 1С:ЗУП или аналогичной системой для автоматической выгрузки сведений.
4. Обучать сотрудников отдела кадров правилам оформления записей по образцам, утверждённым Минтрудом РБ и Минтрудом РФ.
5. Хранить копии всех приказов и контрактов не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ);

Запись о трудовом контракте в трудовой книжке – обязательный элемент документирования трудовых отношений. Правильное оформление обеспечивает защиту прав работника, упрощает подтверждение трудового стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат и при трудоустройстве у нового работодателя. Соблюдение требований законодательства, использование утверждённых образцов и своевременное внесение сведений в бумажную или электронную трудовую книжку являются ключевыми условиями корректного ведения кадровой документации.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, оформление записи при совместительстве, при работе по гражданско‑правовому договору или при переходе на удалённую работу), рекомендуется обратиться к нормативным актам ТК РФ, Закону РБ «О труде» либо к квалифицированному юристу по трудовому праву.