Запись об увольнении в трудовой книжке — это не просто формальность, а юридически значимый документ, который определяет будущее трудоустройство работника, размер пособий и даже возможность получения кредита; Ошибки в её оформлении могут привести к судебным спорам, проблемам с трудоустройством и дополнительным издержкам для работодателя. Данная статья является исчерпывающим руководством по правильному заполнению этого раздела на основе действующего законодательства и практики 2026 года.
Правовая основа: что говорит ТК РФ?
Основные требования к записям об увольнении закреплены в следующих нормативных актах:
- Трудовой кодекс РФ:
- Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ — прямо требует указывать в трудовой книжке основание и причину прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующие нормы ТК РФ или иного федерального закона.
- Статья 77 ТК РФ — содержит исчерпывающий перечень оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя и работника.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ) — детализирует правила оформления записей.
Ключевое правило для большинства случаев
Согласно разъяснениям (КонсультантПлюс), при увольнении по основаниям из части 1 статьи 77 ТК РФ (за исключением п. 4 — сокращение численности/штата и п. 10 — несоответствие из-за состояния здоровья), запись вносится с прямой ссылкой на номер пункта этой части статьи.
Пошаговая инструкция по заполнению записи об увольнении
Заполнение производится на основании приказа (распоряжения) об увольнении. Алгоритм действий:
- Определите точное основание увольнения. Найдите соответствующий пункт части 1 статьи 77 ТК РФ или иного федерального закона (например, ФЗ «О контрактной системе…» для госслужбы).
- Сформулируйте запись в строгом соответствии с законом. Используйте дословные формулировки из ТК РФ.
- Укажите дату. В графе «Дата» ставится дата фактического прекращения трудового договора (последний рабочий день), а не дата издания приказа.
- Внесите запись в трудовую книжку. Запись делается синими или черными чернилами разборчиво, без исправлений и помарок.
- Ознакомьте работника под роспись. Это обязательный этап. Работник должен поставить свою подпись в личной карточке (форма Т-2) или ином документе, подтверждающем ознакомление с точной записью из трудовой книжки.
Образцы записей для наиболее частых случаев увольнения (2026)
Приведены корректные формулировки с обязательными ссылками.
| Основание увольнения (п. ч. 1 ст. 77 ТК РФ) | Правильная запись в трудовой книжке | Недопустимая/ошибочная запись |
|---|---|---|
| П. 3 — по инициативе работника (собственное желание) | Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Уволен по собственному желанию. Ушел по собственному желанию. |
| П. 4 — сокращение численности (штата) | Трудовой договор прекращен в связи с сокращением численности (штата) работников, пункт 4 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Уволен по сокращению. Сокращен. |
| П. 5 — несоответствие работника занимаемой должности | Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Уволен за несоответствие. |
| П. 10 — несоответствие из-за состояния здоровья | Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы, пункт 10 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Уволен по состоянию здоровья. |
| П. 11 — неоднократное неисполнение | Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 11 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Уволен за прогул. (если только это не единственный факт, а часть неоднократных нарушений) |
Типичные ошибки и их последствия
- Использование разговорных формулировок: «Уволен по собственному желанию», «Ушел», «Сокращен».
Последствие: Запись может быть признана не соответствующей требованиям ТК РФ, что даст работнику основание для оспаривания и восстановления через суд. - Отсутствие ссылки на пункт статьи: Просто «прекращен по инициативе работника» без «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Последствие: Такая запись считается некорректной и не имеет юридической силы для определения точного основания увольнения. - Неточность в дате: Указание даты приказа, а не последнего рабочего дня.
Последствие: Может повлиять на расчет стажа, компенсаций и сроков подачи сведений в ПФР (СЗВ-ТД). - Несоблюдение процедуры ознакомления: Отсутствие подписи работника о том, что он ознакомлен с записью.
Последствие: Факт увольнения можно оспорить, заявив о неполучении копии приказа или незнании содержания записи.
Особенности для отдельных категорий работников
Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ)
Запись формулируется так: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации.»
Увольнение в связи с истечением срока действия договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Запись: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.»
Увольнение государственных и муниципальных служащих
Основания и формулировки могут определяться не только ТК РФ, но и Федеральным законом «О государственной гражданской службе РФ» или ФЗ «О муниципальной службе». Ссылка делается на соответствующий закон и его статью.
Связь с электронными сведениями (СЗВ-ТД)
С 2022 года при увольнении работодатель обязан подать в Пенсионный фонд сведения в форме СЗВ-ТД в течение рабочего дня, следующего за днем увольнения. Важно:
- Сведения в СЗВ-ТД должны полностью соответствовать записи в трудовой книжке (дата, основание, пункт статьи).
- Если у работника есть электронная трудовая книжка (ЭТК), то запись в неё вносится в том же порядке. Бумажная трудовая книжка при этом не ведется.
- При наличии бумажной трудовой книжки СЗВ-ТД подается всегда, даже если запись в книжке не делается (например, при переводе в другую организацию без увольнения).
Что делать, если запись внесена неправильно?
Если после увольнения обнаружена ошибка в записи, её можно исправить. Порядок действий:
- Издайте приказ (распоряжение) об исправлении записи в трудовой книжке, указав причину ошибки и правильную формулировку.
- В трудовой книжке зачеркните ошибочную запись (одной жирной линией, чтобы было видно исходный текст) и напишите правильную запись рядом.
- Внизу исправленной записи укажите номер и дату приказа об исправлении.
- Ознакомьте работника с исправлением под расписку (в личной карточке или отдельном акте).
- Если работник не может быть найден, сделайте акт об этом с участием двух свидетелей и приложите его к трудовой книжке.
Важно: Исправление должно быть сделано в кратчайшие сроки после обнаружения ошибки. Самовольное исправление без приказа недопустимо.
Правильное оформление записи об увольнении — это защита интересов как работодателя, так и самого работника. Строгое следование формулировкам Трудового кодекса РФ, точное указание даты и обязательное документальное оформление процедуры ознакомления исключают риски судебных споров и проблем с кадровым учетом. Помните: в кадровом деле приоритет — точность и законность, а не удобство или привычные формулировки.
Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики 2026 года. Для сложных кадровых ситуаций всегда рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.