Смерть работника – одно из оснований для прекращения трудового договора‚ предусмотренное ст. 83 ТК РФ (п. 6 ч. 1). В такой ситуации необходимо оформить кадровые документы‚ в т.ч. внести соответствующую запись в трудовую книжку умершего сотрудника и выдать её его близким родственникам или лицам‚ находившимся на его иждивении.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 83‚ п. 6 ч. 1 – прекращение трудового договора в связи со смертью работника (или признанием его умершим/безвестно отсутствующим).
• Постановление Госкомстата РФ от № 1 – порядок ведения трудовых книжек‚ в т.ч. форма записи при увольнении по указанному основанию.
• Правила ведения трудовых книжек (п. 37) – порядок выдачи трудовой книжки родственникам умершего работника.
• Консультация эксперта Государственной инспекции труда в Кировской области (2022) – разъяснения по оформлению при смерти работодателя‑физического лица.

Примечание: в случае смерти работодателя‑физического лица (ИП) порядок аналогичен‚ поскольку трудовые отношения также прекращаются по основанию‚ не зависящему от сторон.

Порядок действий работодателя

1. Получение документального подтверждения смерти – свидетельство о смерти (или судебное решение о признании умершим/безвестно отсутствующим). Дата‚ указанная в этом документе‚ считается днём прекращения трудового договора.
2. Издание приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником в связи со смертью. В приказе указываются:
   • номер и дата приказа;
   • основание – ст. 83 ТК РФ‚ п. 6 ч. 1;
   • дата прекращения трудового договора (день смерти).
3. Внесение записи в трудовую книжку:
   • В графе 1 – порядковый номер записи;
   • В графе 2 – дата записи (дата составления приказа);
   • В графе 3 – формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника» (или аналогичная формулировка‚ допустимая по Постановлению Госкомстата);
   • В графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения)‚ указанные в пункте 2;
   • В графе 5 – основание: ст. 83 ТК РФ‚ п. 6 ч. 1;
   • Подпись работодателя (или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек) не ставится – в случае смерти работника подпись отсутствует‚ но ставится печать организации и подпись уполномоченного лица (например‚ руководителя кадровой службы) в соответствии с п. 37 Правил.
4. Выдача трудовой книжки:
   • Трудовая книжка выдаётся на руки одному из родственников умершего работника либо лицу‚ находившемуся на его иждивении‚ под расписку;
   • Если родственник не может лично получить документ‚ книжка может быть отправлена по почте на основании письменного заявления одного из родственников;
   • При выдаче делается отметка о получении (подпись получателя‚ дата‚ ФИО).
5. Выплата причитающихся сумм – заработная плата‚ компенсация за неиспользованный отпуск‚ иные выплаты производятся в favour членов семьи умершего или лиц‚ находившихся на его иждивении‚ в соответствии с законодательством (ст. 141 ТК РФ и др.).
6. Внесение изменений в личную карточку и иные кадровые документы – аналогично трудовой книжке делается запись о прекращении трудового договора.

Пример записи в трудовой книжке

В данном примере:

• Графа 1 – порядковый номер записи (12‑я запись в книжке);
• Графа 2 – дата внесения записи (дата приказа);
• Графа 3 – формулировка‚ предусмотренная Постановлением Госкомстата;
• Графа 4 – дата и номер приказа о прекращении трудового договора;
• Графа 5 – нормативное основание.

Подпись работодателя в графе подпись не ставится; вместо неё ставится печать организации и подпись уполномоченного лица (например‚ руководителя отдела кадров).

Особенности при смерти работодателя‑физического лица

Если трудовой договор расторгается в связи со смертью работодателя (ИП)‚ порядок оформления аналогичен:

• Издаётся приказ о прекращении трудового договора по основанию ст. 83 ТК РФ‚ п. 6 ч. 1;
• В трудовой книжке делается запись той же формы;
• Подпись работодателя отсутствует‚ но ставится печать ИП (если она есть) и подпись лица‚ уполномоченного вести трудовые книжки (например‚ бухгалтер);
• Трудовая книжка выдаётся родственникам умершего работника под расписку или по почте.

Выплата причитающихся сумм и налоговые аспекты

Суммы‚ причитающиеся умершему сотруднику (зарплата за отработанное время‚ компенсация за отпуск‚ премии и т.д.)‚ выплачиваются:

• Членам семьи (супруг/супруга‚ дети‚ родители) либо лицам‚ находившимся на его иждивении;
• Выплата производится в течение срока‚ установленного трудовым законодательством (как правило‚ не позднее следующего дня после дня выплаты‚ если иное не установлено коллективным договором);

НДФЛ с таких выплат удерживается в общем порядке‚ однако налоговый агент обязан предоставить получателю справку 2‑НДФЛ о суммах‚ выплаченных в связи со смертью работника.

Возможные ошибки и их последствия

Неправильное оформление записи в трудовой книжке может привести к:

• Отказу в назначении или расчёте пенсии (неучтённые периоды работы);
• Сложностям при подтверждении трудового стажа при устройстве на новую работу;
• Штрафам для работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Чтобы избежать ошибок‚ рекомендуется:

• Сверять дату смерти с записью в свидетельстве о смерти;
• Указывать точный номер и дату приказа;
• Проверять‚ что в графе 3 используется формулировка‚ соответствующая Постановлению Госкомстата;
• Обеспечить наличие печати организации и подписи уполномоченного лица;
• Выдать трудовую книжку родственнику под расписку и сохранить копию расписки в личном деле сотрудника.

---

Запись в трудовой книжке при смерти сотрудника оформляется по тем же правилам‚ что и при обычном увольнении‚ но с обязательным указанием основания – смерть работника (ст. 83 ТК РФ‚ п. 6 ч. 1). Важно правильно оформить приказ‚ внести точные данные в графы трудовой книжки‚ не ставить подпись работодателя (в случае смерти работника)‚ а обеспечить наличие печати и подписи ответственного лица. Трудовая книжка выдаётся родственникам умершего под расписку или по почте‚ а причитающиеся выплаты производятся в favour членов семьи или иждивенцев. Соблюдение указанного порядка гарантирует корректный учёт трудового стажа и защищает права как умершего работника‚ так и его близких.