Вопрос о заключении трудового договора с работником, у которого отсутствует трудовая книжка (в бумажном виде), регулярно возникает на практике. Часто это связано с работниками из других стран, молодыми специалистами, которые еще не получили первый документ, или людьми, потерявшими книжку. Важно понимать, что отсутствие самой книжки не является препятствием для оформления трудовых отношений, но накладывает особые обязанности на работодателя и создает определенные риски.

Ключевой принцип: трудовой договор и трудовая книжка — разные понятия

Первое и самое главное: трудовая книжка является не условием, а последствием заключения трудового договора. Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, устанавливающее трудовые отношения. Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируется фактический труд стаж и история работы.

Таким образом, работодатель обязан заключить трудовой договор с лицом, готовым приступить к работе, независимо от наличия у него трудовой книжки. Отказ в приеме на работу только на этом основании может быть признан дискриминацией.

Что делать, если трудовая книжка отсутствует?

Если у работника нет бумажной трудовой книжки (например, у гражданина Узбекистана, как в приведенном примере), работодатель должен:

• Заключить с ним обычный трудовой договор в письменной форме.
• По истечении срока испытания (если оно установлено) и при фактическом допуске к работе оформить запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Если работник имеет стаж, который должен быть учтен, запросить у него иные документы, подтверждающие стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из пенсионных фондов, военные билеты и т.д.). На основании этих документов работодатель вносит сведения об этом стаже в ЭТК.

Осторожно: подмена трудового договора!

Одна из самых распространенных и опасных ошибок — оформление отношений с работником, у которого нет трудовой книжки, не как трудовых, а как гражданско-правовых (по договору ГПХ, договору подряда, оказания услуг и т.п.).

Почему это опасно? Как прямо указано в письме Роструда от № ПГ/13735-6-1, если для выполнения работ по такому договору исполнителю предоставляються рабочее место, оборудование, техника, программное обеспечение без оплаты, и он подчиняется внутренним правилам и распоряжениям работодателя, это будет расценено как фактическое допущение к трудовой функции. Фактически сложившиеся трудовые отношения подлежат оформлению трудовым договором, а работодатель понесет ответственность за нарушение трудового законодательства (невыплата зарплаты, неоформление, отсутствие отпусков и т.д.).

Кроме того, как отмечается в информации, невозможно заключить трудовой договор с самим собой. Если физическое лицо (ИП) пытается нанять себя же как работника по трудовому договору, это будет признано фиктивным и не породит трудовых прав.

Риски для работника без трудовой книжки

Работник, не имеющий трудовой книжки, должен знать о следующих рисках:

1. Сложности с подтверждением стажа. Хотя в России и других странах (например, в Казахстане, как упомянуто) стаж подтверждается через электронные реестры и иные документы, процесс может быть более длительным и сложным, особенно если предыдущие работодатели не передавали сведения в фонды.
2. Проблемы при увольнении. При увольнении по собственному желанию или по инициативе работодателя работник должен получить на руки трудовую книжку (или сведения из ЭТК). Если работодатель затягивает этот процесс, работник может обратиться в суд, как в примере с иском о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи документа.
3. Потеря информации о стаже. Бумажная книжка — это наглядный и персональный документ; При зависимости только от электронных систем возможны сбои или утеря данных, хотя система ЭТК призвана быть надежной.

Практические рекомендации

Для работодателя:

• Принимайте на работу по трудовому договору irrespective of наличия бумажной трудовой книжки у кандидата.
• Сразу после приема на работу (в течение 3 дней) оформляйте запись в электронную трудовую книжку через СЗВ-ТД.
• Если работник представляет старые справки о стаже, внимательно проверяйте их и вносите данные в ЭТК на основании этих документов.
• Никогда не используйте отсутствие трудовой книжки как повод для оформления договора ГПХ, если отношения по сути являются трудовыми.
• При увольнении вручайте работнику сведения из ЭТК (или выписку) в день увольнения.

Для работника:

• Настаивайте на заключении именно трудового договора в письменной форме.
• Уточняйте у работодателя, будет ли он вносить данные о вашем предыдущем стаже в ЭТК, и попросите копии документов, на основании которых это будет сделано.
• Контролируйте, чтобы после приема на работу в вашей электронной трудовой книжке появилась первая запись.
• При увольнении требуйте выписку из ЭТК на руки. Если работодатель отказывается, пишите заявление в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.
• Сохраняйте все справки, выписки, договоры, подтверждающие ваш стаж, даже после того как данные попадут в ЭТК.

Отсутствие бумажной трудовой книжки в 2026 году — не приговор для трудовых отношений. Основной правовой режим — трудовой договор и электронная трудовая книжка (ЭТК). Ключевая задача работодателя — правильно и своевременно оформить запись в ЭТК, а работника — обеспечить наличие документов, подтверждающих предыдущий стаж. Главная опасность — попытка работодателя обойти трудовое законодательство через договоры ГПХ. Такие действия легко доказуемы и влекут серьезные санкции. Оба участника отношения должны помнить: субъектность и защита прав возникают из факта трудовых отношений, а не из наличия бумажного документа.

Примечание: Статья подготовлена на основе анализа информации и публичных разъяснений контролирующих органов (Роструд). Для решения конкретной ситуации необходима консультация юриста, так как обстоятельства могут отличаться.