С каждым годом всё больше индивидуальных предпринимателей (ИП) нанимают сотрудников. При этом часто возникает вопрос: можно ли заключить трудовой договор с ИП, не оформляя трудовую книжку работника? В статье подробно рассматриваются нормативные основания, случаи, когда ведение трудовой книжки не требуется, порядок оформления договора и возможные риски.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68 регулируют ведение трудовых книжек.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – обязывает работодателя вести первичную документацию по трудовым отношениям.
• Постановление Правительства РФ от  № 1155 – уточняет порядок подачи сведений в СФР о приёме и увольнении сотрудников.
• Письма Минтруда РФ (например, от  № 14-6/ООГ-4069) – разъясняют, что запись о работе у ИП в трудовой книжке не делается.

Согласно ст. 66 ТК РФ, обязанность вести трудовую книжку возникает у работодателя, если:

1. работник уже имеет трудовую книжку (или электронную трудовую книжку);
2. работник не отказался от её ведения в письменной форме.

Если у сотрудника нет трудовой книжки и он не выражал желания её завести, запись в неё не делается, а трудовые отношения оформляются иным способом (приказ, личная карточка, электронный трудовой договор).

Когда можно заключить трудовой договор без трудовой книжки?

Первый приём на работу

Если гражданин устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книжки (бумажной или электронной), ИП не обязан её заводить. Достаточно оформить:

• трудовой договор (письменный);
• приказ о приёме на работу;
• личную карточку сотрудника (форма Т‑2) или иной учётный документ.

Отказ сотрудника от ведения трудовой книжки

Сотрудник может подать письменное заявление об отказе от ведения трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ). В этом случае ИП также не делает запись в книжке, но обязан вести иной учёт трудовой деятельности (например, электронный трудовой договор в системе СФР).

Гражданско‑правовые договоры (ГПХ)

При заключении договора подряда, авторского заказа или другого ГПХ трудовая книжка не ведётся, поскольку такие отношения не считаются трудовыми по ТК РФ. Однако важно правильно квалифицировать договор, иначе может возникнуть риск признания его трудовым.

Пошаговая инструкция оформления сотрудника у ИП без трудовой книжки

1. Подготовка документов:
   • Паспорт сотрудника;
   • СНИЛС (если есть);
   • ИНН (при необходимости);
   • Заявление о приёме на работу (можно включить в трудовой договор).
2. Составление трудового договора (см. образец ниже).
3. Ознакомление сотрудника с договором под подпись.
4. Издание приказа о приёме на работу (форма Т‑1 или произвольная форма, но с обязательными реквизитами);
5. Ведение личной карточки сотрудника (форма Т‑2) или электронного учёта в 1С/бухгалтерской программе.
6. Уведомление СФР о приёме сотрудника (форма СЗВ‑ТД) в течение одного дня с даты приёма.
7. Оплата труда и начисление страховых взносов в соответствии с выбранным режимом налогообложения (УСН, ПСН и др.);

Важно: даже если трудовая книжка не ведётся, все остальные кадровые обязанности (журнал регистрации приказов, график отпусков, учёт рабочего времени, документы по охране труда) остаются обязательными.

Образец трудового договора с ИП без трудовой книжки

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Индивидуальный предприниматель _____________________________,
ИНН __________, ОГРНИП __________, именуемый в дальнейшем «Работодатель»,
с одной стороны,
и гражданин РФ _____________________________,
паспорт __________________, выдан ____________, residing at ____________,
именуемый в дальнейшем «Работник»,
с другой стороны,
совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

Предмет договора
 1.1. Работник принимается на работу в должность ___________________.
 1.2. Место работы: ___________________ (адрес).

 1.3. Режим работы: ___________________ (например, полный рабочий день, сменный графиок).

Срок действия договора
 2.1. Договор заключается на неопределённый срок / на срок с «___» __________ 20__ г. по «___» __________ 20__ г.
Оплата труда
 3.1. Оклад (тарифная ставка) составляет __________ руб. в месяц.
 3.2. Выплата заработной платы производится два раза в месяц не позднее __________ числа текущего и следующего месяца.
 3.3. Премии, надбавки и иные выплаты устанавливаются локальными нормативными актами Работодателя.

Отпуск
 4.1. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с ТК РФ – __________ календарных дней per год.

Ответственность сторон
 5.1. За нарушение условий настоящего договора стороны несут ответственность в соответствии с ТК РФ и иными нормативными актами.
Прочие условия
 6.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
 6.2. Изменения и дополнения к договору допускаются только в письменной форме.

Работодатель ___________________ /___________________/
Работник ___________________ /___________________/

После подписания договора необходимо издать приказ о приёме на работу и внести запись в личную карточку сотрудника (форма Т‑2).

Возможные риски и последствия нарушения требований

• Штрафы за отсутствие трудового договора – до 10 000 руб. за первое нарушение, до 40 000 руб. за повторное (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штрафы за несвоевременное уведомление СФР – от 500 до 5 000 руб. (ст. 15.25.2 КоАП РФ).
• Признание отношений трудовыми при оформлении ГПХ‑договора, если фактически имеются признаки трудовой деятельности (подчинение, режим работы, оплата за время). В этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор и вести трудовую книжку.
• Проблемы с подтверждением стажа при отсутствии трудовой книжки и электронного учёта – сотрудник может столкнуться с трудностями при назначении пенсии или получении социальных выплат.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Вести электронный учёт трудовых отношений в системе СФР (форма СЗВ‑ТД).
• Хранить копии всех приказов, договоров и личных карточек не менее 50 лет.
• Периодически проводить внутренний аудит кадровой документации.
• При наличии у сотрудника трудовой книжки – вносить в неё записи о приёме, переводах и увольнении.

Альтернативные способы подтверждения трудового стажа

Если трудовая книжка не ведётся, стаж можно подтвердить следующими документами:

• Выписка из личной карточки сотрудника (форма Т‑2) с отметками о периодах работы.
• Сведения из системы СФР (выписка из индивидуального лицевого счёта).
• Приказы о приёме, переводе и увольнении.
• Трудовые договоры и соглашения об изменении условий труда.
• Справки от работодателя о периодах работы и размере заработной платы.

Эти документы принимаются Пенсионным фондом РФ при назначении страховой пенсии по старости, при предоставлении социальных выплат и при подтверждении трудового стажа для других целей.

Трудовой договор с ИП без оформления трудовой книжки возможен и законен в следующих случаях:

• работник устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книжки;
• работник подал письменное заявление об отказе от ведения трудовой книжки;
• отношения оформлены как гражданско‑правовые договоры, не содержащие признаков трудовой деятельности.

При этом ИП обязан:

1. Заключить письменный трудовой договор.
2. Издать приказ о приёме на работу.
3. Вести личную карточку сотрудника или иной учётный документ.
4. Своевременно уведомить СФР о приёме и увольнении сотрудника.
5. Соблюдать все остальные нормы трудового законодательства (режим работы, оплата, отпуск, охрана труда и т.д.).

Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов, споров с работниками и проблем с подтверждением трудового стажа в будущем.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики оформления трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей на 2026 год.