В 2026 году у работодателей есть два варианта оформления трудовых книжек: бумажная и электронная․ Выбор зависит от того, была ли у сотрудника уже трудовая книжка, от даты его первого трудоустройства и от того, какой способ учёта предпочтителен для вашей компании․ Ниже – пошаговая инструкция, основные требования законодательства и практические рекомендации․
Какие виды трудовых книжек существуют сейчас
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, оформленный на бумаге․ Ведётся до 31 декабря 2020 года для сотрудников, которые уже имели такую книжку․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, который хранится в системе СФР и доступен через личный кабинет работника․
С 2020 года для новых сотрудников бумажная форма почти не используется – все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде․ Однако если у работника уже есть бумажная книжка, её можно продолжать вести, но необходимо правильно оформить переход на электронный формат․
Кто обязан завести трудовые книжки и когда
- Работодатель обязан оформить трудовые книжки до 31 декабря 2020 года для всех сотрудников, у которых она ещё не была заведена․
- Для новых работников (т․ н․ «первый раз») оформление происходит сразу при приёме на работу․
- Если сотрудник уже имеет электронную книжку, то при переходе на новый работодателя в старой книжке делается закрывающая запись, а в новой – вводятся сведения о новом месте работы․
Как правильно оформить электронную трудовую книжку
Что нужно указать в ЭТК
- Регистрационный номер работодателя в СФР․
- Наименование компании, ИНН, КПП․
- ФИО сотрудника, дата рождения, СНИЛС․
- Дата приёма на работу․
- Все изменения в трудовой деятельности: повышение, перевод, смена квалификации, увольнение․
Как внести данные в ЭТК через 1С
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия (модуль «Зарплата и управление персоналом») достаточно:
- Включить флаг «Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике и его первой работе»․
- Сохранить запись в журнале «Сведения о трудовой деятельности работников»․
- При необходимости – выполнить кнопку «Заполнить» или «Подбор», чтобы сформировать отчёт СЗВ‑ТД․
После этого данные автоматически попадают в электронную форму трудовой книжки, которую сотрудник может просмотреть в личном кабинете СФР․
Как правильно завести бумажную трудовую книжку (если она требуется)
Когда ещё можно оформить бумажную книжку
Бумажную книжку можно завести только тем сотрудникам, у которых она была открыта до 31 декабря 2020 года; Если у сотрудника нет такой книжки, сразу переходят к электронному формату․
Что делать, если закончились страницы
- Купить вкладыш (дополнительный блок) и вшить его в существующую книжку․
- Если отсутствует штамп, вручную записать серию и номер․
Как оформить переход на электронный формат
Если сотрудник уже имеет бумажную книжку, но решает перейти на электронный вариант, необходимо:
- Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на электронную форму․
- Внести в бумажную книжку закрывающую запись о переходе․
- Оформить новую электронную книжку и заполнить её в системе СФР․
Как правильно заполнить ьный лист и сведения о первой работе
ьный лист трудовой книжки (бумажной или электронной) содержит:
- Наименование организации․
- ИНН и КПП работодателя․
- Регистрационный номер в СФР․
- ФИО сотрудника․
- Дата рождения и СНИЛС․
- Дата приёма на работу․
Записи о первой работе вносятся сразу после подписания трудового договора и включают:
- Должность․
- Специальность (квалификация)․
- Сведения о месте работы (адрес, отдел)․
- Дата начала работы․
Как оформить копию трудовой книжки
Копию (заверенную работодателем) могут потребовать:
- Банки при оформлении кредитов․
- Госорганы при проверках․
- Сам сотрудник для личных целей․
Для заверения копии используйте:
- Подпись руководителя и печать организации․
- Указание «Копия заверена» и дату․
- При необходимости – нотариальное заверение (необязательно, но часто требуется банками)․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заводить бумажную книжку, если сотрудник уже работает удалённо?
Нет․ Для удалённых (дистанционных) работников с 2020 года оформление бумажной трудовой книжки не требуется – сразу создаётся электронная․
Что делать, если у сотрудника закончились страницы в бумажной книжке?
Купите вкладыш, вшей его в книжку, и продолжайте вести записи․ При отсутствии штампа вручную запишите серию и номер․
Как отразить в журнале учёта движение трудовых книжек переход сотрудника на электронный формат?
В журнале делается запись о закрытии старой (бумажной) книжки и открытии новой электронной․ Внесите дату, номер новой книжки и отметку о переходе․
Можно ли получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги?
Да․ Через портал Госуслуги или личный кабинет СФР можно запросить выписку, которая содержит все записи о работе сотрудника․
Чтобы правильно завести трудовые книжки сотрудникам в 2026 году, следуйте этим основным правилам:
- Определите, нужен ли вам бумажный вариант (только для старых сотрудников)․
- Для новых работников сразу оформляйте электронную книжку․
- Внесите в ЭТК все обязательные сведения: данные компании, ФИО, дату приёма, изменения в трудовой деятельности․
- При переходе с бумажного на электронный формат – сделайте закрывающую запись в старой книжке и откройте новую․
- Сохраняйте и при необходимости оформляйте копии, чтобы они соответствовали требованиям ГОСТа и банков․
Соблюдая эти шаги, вы избежите ошибок при оформлении, не получите штрафов от контролирующих органов и сможете быстро предоставлять необходимые документы сотрудникам и контролирующим инстанциям․