В 2026 году ведение бумажных трудовых книжек (ТК) остаеться строго регламентированным процессом‚ несмотря на активное развитие электронных форматов. Изменения коснулись не только производителей бланков‚ но и уточнили некоторые нюансы заполнения‚ которые критически важны для избежания штрафов; В этой статье мы подробно разберем актуальные требования‚ основанные на действующем законодательстве и разъяснениях Роструда.
Новые бланки трудовых книжек: кто производит?
Одним из ключевых изменений‚ вступивших в силу с 2024 года и действующих в 2026 году‚ стала либерализация рынка производителей бланков строгой отчетности.
- Раньше: монопольным производителем был только Гознак.
- Сейчас: производить бланки могут любые предприятия‚ соответствующие установленным требованиям безопасности и защиты от подделок.
Список аккредитованных производителей публикуется на официальном сайте Гознака. Работодателям важно проверять наличие бланка в этом реестре при закупке.
Нужно ли менять старые книжки?
Нет‚ не нужно. Трудовые книжки старого образца (выданные до 2024 года или даже ранее) остаются полностью действительными. Законодательство не требует их принудительной замены на новые бланки. Если сотрудник при устройстве на работу предоставляет книжку старого образца‚ работодатель продолжает вносить в нее записи в обычном порядке.
Общие правила заполнения в 2026 году
При внесении записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» необходимо строго соблюдать следующие принципы:
- Запрет на зачеркивания. В указанных разделах категорически нельзя ничего зачеркивать (п. 12 Порядка‚ утв. приказом Минтруда от № 320н).
- Исправление ошибок. Если допущена ошибка‚ она не зачеркивается. Вместо этого вносится новая запись с указанием номера ошибочной строки‚ которая аннулируется‚ и сразу же приводится правильная формулировка.
- Наименование организации. В графе 3 указывается полное и сокращенное наименование организации. Важно: правильная запись о приеме не содержит слова «постоянно» (хотя на практике такие варианты иногда встречаются‚ нормативная база их не требует) и номера в заголовке самой записи о приеме.
Сроки внесения записей о приеме на работу
Роструд напоминает: обязанность по ведению трудовой книжки возникает у работодателя только в отношении сотрудников‚ проработавших более 5 дней.
Алгоритм действий:
- Если сотрудник принят на работу и планирует работать более 5 дней‚ работодатель обязан завести (если это первое место работы) или внести запись в имеющуюся трудовую книжку.
- Если сотрудник не прошел испытательный срок или уволился‚ не проработав 5 дней‚ трудовую книжку ему возвращают без внесения каких-либо записей.
Запись о приеме вносится после издания соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
Особенности оформления при различных ситуациях
Первое трудоустройство
Для лиц‚ трудоустраивающихся впервые‚ трудовая книжка заводится работодателем. С 2026 года это может быть бланк любого authorized производителя. Запись вносится на основании паспорта и приказа о приеме на работу.
Совместительство
Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника. Для этого он должен предоставить документ‚ подтверждающий работу у другого работодателя (например‚ копию приказа или справку)‚ и написать соответствующее заявление.
Переводы на другую работу
Записи о переводах вносятся только если они носят постоянный характер. Временные переводы‚ как правило‚ не отражаются в ТК‚ если они не привели к изменению трудовой функции на постоянной основе.
Что делать‚ если закончились страницы?
Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» закончилось место для новых записей‚ необходимо использовать вкладыш. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и является ее неотъемлемой частью. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и бумажный формат
В 2026 году параллельно существуют два формата. Работодатель получает бумажную трудовую книжку при приеме нового сотрудника только в том случае‚ если он не перешел полностью на электронный формат у прежнего работодателя или не выбрал ведение ТК в электронном виде при первой работе после 2021 года.
При увольнении сотруднику‚ ведущему бумажную ТК‚ обязательно выдается она на руки с полной историей записей. Если сотрудник выбрал ЭТК‚ бумажный документ ему не ведется (или выдается на руки при увольнении с последней записью об отказе от бумажного формата).
Резюме для кадровика
Работа с трудовыми книжками в 2026 году требует внимательности к деталям:
- Принимайте книжки любого года выпуска (обмен не требуется).
- Используйте бланки только из списка разрешенных производителей (проверяйте на сайте Гознака).
- Никогда не зачеркивайте ошибки — только аннулируйте новой записью.
- Вносите записи только тем‚ кто отработал более 5 дней.
- Следите за чистотой формулировок: избегайте лишних слов вроде «постоянно»‚ если они не предусмотрены унифицированными формами.
Соблюдение этих правил поможет избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректный стаж вашим сотрудникам.