Данная статья предназначена для специалистов кадровых служб‚ бухгалтеров и руководителей организаций․ В ней подробно рассмотрены актуальные требования к оформлению‚ заполнению‚ хранению и учету трудовых книжек‚ действующие на 2026 год․

Нормативная база

Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте России № 63748);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 588н‚ с изменениями и дополнениями);
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в части‚ касающейся отражения стажа и заработка);
• Иные локальные нормативные акты организации‚ не противоречащие федеральному законодательству․

Общие требования к ведению трудовых книжек

Согласно пункту 1․1 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

• Записи в трудовой книжке делаются только от руки черными или синими чернилами;
• Запрещено использование сокращений‚ за исключением общепринятых (например‚ «г․» для года);
• Каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации;
• Нумерация записей ведется последовательно в каждом разделе книжки․

Порядок заполнения ьного листа

ьный лист содержит основные сведения о работнике и заполняется при приеме на работу․

Обязательные реквизиты

• Фамилия‚ имя‚ отчество (полностью);
• Дата рождения (день‚ месяц‚ год);
• Образование (уровень‚ специальность‚ квалификация);
• Профессия‚ должность‚ которую работник будет занимать;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата заполнения ьного листа;
• Подпись работника и печать организации․

Пример заполнения

Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения:
Образование: высшее‚ инженер‑механик
Профессия: инженер‑конструктор
Серия и номер: ТК 0123456
Дата заполнения:
Подпись: ___________________
Печать организации: [печать]

Записи о работе

Раздел о работе заполняется при каждом изменении трудовой функции (прием‚ перевод‚ увольнение)․

Порядок внесения записи

1. Указывается дата события (день‚ месяц‚ год);
2. В графе «Наименование организации» пишется полное наименование работодателя;
3. В графе «Должность‚ профессия‚ специальность» указывается занимаемая должность;
4. В графе «Вид деятельности» отражается характер работы (основная‚ совместительство и т․д․);
5. Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
6. При увольнении в графе «Основание увольнения» указывается соответствующий пункт трудового договора или статья ТК РФ․

Пример записи о приеме на работу

Наименование организации: ООО «ТехноПром»
Должность: инженер‑конструктор
Вид деятельности: основная работа
Подпись: ___________________
Печать: [печать]

Записи о награждениях и поощрениях

В данном разделе фиксируются:

• Государственные награды (ордена‚ медали‚ знаки отличия);
• Ведомственные и отраслевые награды;
• Почетные грамоты‚ благодарности‚ премии организации․

Каждая запись содержит:

• Дата награждения;
• Наименование награды;
• Основание (номер приказа‚ распоряжения);
• Подпись уполномоченного лица и печать организации․

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в условиях‚ обеспечивающих их сохранность:

• В металлических шкафах или сейфах с ограниченным доступом;
• При температуре не ниже +10 °C и относительной влажности не более 60 %;
• Запрещено хранение рядом с источниками влаги‚ прямыми солнечными лучами и химическими веществами․

Для учета трудовых книжек ведется журнал учета трудовых книжек‚ в котором фиксируются:

• Серия и номер книжки;
• ФИО сотрудника;
• Дата получения книжки организацией;
• Дата выдачи сотруднику (при увольнении или переводе);
• Подпись ответственного лица․

Электронные трудовые книжки

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ однако бумажные формы остаются обязательными для тех сотрудников‚ которые не подали заявление о переходе на электронный формат․ Основные положения:

• Работодатель обязан обеспечивать дублирование данных в ЭТК при ведении бумажной книжки;
• При переходе на электронный формат сотрудник подает письменное заявление; отсутствие такого заявления означает продолжение ведения бумажной книжки;
• Все записи‚ сделанные в бумажной книжке‚ должны быть перенесены в ЭТК в течение пяти рабочих дней․

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение установленного порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет:

• Предупреждение или штраф для должностных лиц в соответствии со статьей 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․);
• При повторных нарушениях – штраф от 5 000 до 20 000 руб․ или дисквалификация на срок до трех лет;
• В случае причинения вреда работнику (например‚ невозможность подтверждения стажа) возможна гражданско‑правовая ответственность․

Правильное ведение трудовых книжек – важная часть кадрового документооборота‚ обеспечивающая защиту прав работников и соблюдение законодательных требований․ Следуя представленной инструкции‚ организация минимизирует риски штрафов и споров‚ а сотрудники получат достоверный документ‚ подтверждающий их трудовой путь․

Соблюдайте актуальные нормативные акты‚ регулярно проводите внутренний аудит кадровой документации и обучайте ответственных сотрудников – тогда ваша организация будет всегда в порядке с трудовыми книжками․